Système d’archivage électronique

En raison du développement constant de la numérisation et de l’augmentation croissante du nombre d’informations auxquelles les entreprises sont confrontées, l’accès rapide et contrôlé aux données enregistrées sous forme électronique revêt de plus en plus d’importance. Les entreprises se doivent de tenir leurs archives électroniques conformément aux prescriptions légales et normatives.

Les entreprises qui n’observent pas les prescriptions légales et normatives en matière de conservation des données ne peuvent pas être en mesure d’apporter toutes les preuves, ce qui affaiblit d’autant leur position. Ceci peut dans le cadre d’une action en justice avoir des conséquences très onéreuses pour l’entreprise. Du point de vue de la gestion d’entreprise, une base d’information incomplète augmente le risque de prise de décisions erronées. De plus, un archivage non adapté au déroulement des affaires d’une entreprise peut mener à des redondances et des surcoûts liés à l’infrastructure.

Le Code des obligations (CO) et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) exigent la conservation des documents de manière conforme. Le CO et l’Olico autorisent la tenue et la conservation des livres de comptes, des pièces justificatives et de la correspondance par écrit, sous forme électronique ou par un moyen comparable, pour autant que les dispositions légales soient respectées. Les informations doivent être inventoriées systématiquement et doivent pouvoir être consultées et vérifiées dans un délai raisonnable. Cela exige, en cas d’archivage électronique la mise à disposition d’outils, de logiciels de recherche et au minimum une signature électronique qualifiée reposant sur un certificat issu d’un fournisseur reconnu. La durée de conservation de la documentation commerciale est de dix ans et plus dans certain cas. Par conséquent, il est indispensable de développer des stratégies concernant la protection à long terme de la disponibilité des données électroniques.

Nous vous aidons volontiers dans la mise en place de votre système d’archivage. Nous vous proposons des solutions dans les domaines suivants :

  • Conseil – Nous évaluons la conformité de vos procédures actuelles d’archivage. Nous vous informons et nous vous conseillons sur les exigences requises dans le domaine de l’archivage en Suisse comme à l’étranger. Nous vous assistons dans l’élaboration de directives concernant l’archivage.
  • Analyse de la procédure – Nous analysons vos procédures actuelles et l’impact attendu par la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Les conflits et risques seront identifiés à temps et ils seront éliminés.
  • Project – Nous vous assistons dans l’appréciation et la vérification du projet d’archivage, existant ou planifié, à la lumière des directives en vigueur et par rapport aux exigences techniques. Nous vous indiquons les éventuels problèmes qui peuvent surgir et nous vous proposons des solutions appropriées. Nous vous assistons volontiers dans l’introduction d’un système et dans son implémentation.
  • Stratégie et architecture d’archivage – Nous vous aidons dans l’élaboration d’une stratégie globale d’archivage des données conforme à la loi et les normes. Nos services incluent l’étude d’un système approprié qui est conforme aux règles de sécurité et qui s’insère au mieux avec votre système actuel et vos procédures.

Nos spécialistes vous aideront dans la conception et la mise en œuvre d’un système global d’archivage.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Les petits déjeuners de Doc.SERIES

La gestion électronique des documents accessible à toutes les entreprises.
 
Avec Doc.SERIES, solution permettant de gérer l’ensemble de la chaine documentaire, les entreprises peuvent améliorer de façon significative l’activité de saisie, de traitement et d’archivage. Ces applications basées sur les dernières technologies vous permettront de gérer de manière efficace l’ensemble de vos documents. Les solutions sont proposées en achat ou en location. En location, aucun coût préalable. Doc.SERIES est compatible avec l’ensemble des logiciels présents sur le marché. Plus d’informations sur http://www.doc-series.ch
Mardi 5 mai 2015, Mercredi 27 mai 2015, mardi 9 juin 2015  
DocSERIES SA, vous invite à un petit déjeuner d’information dans les locaux de Digitech SA, Place Numa-Droz 2, à Neuchâtel autour du thème de la gestion électronique des documents dans les entreprises.

Agenda

08h45 – 09h00
Accueil
09h00 – 09h15
Présentation de la société
09h15 – 09h30
Présentation de la solution
09h30 – 10h15
Démonstration de la solution
dès 10h15
Questions et discussion ouverte
Si vous souhaitez des renseignements complémentaires : info@doc-series.ch
Avec des gains de productivité, de rentabilité et de réactivité, la gestion électronique de documents ne manque pas d’atouts pour séduire les entreprises. Beaucoup plus ergonomiques, les solutions se propagent à l’ensemble des organisations. Avec l’objectif de supprimer le papier ou au moins de le diminuer drastiquement. De la facture fournisseur au contrat de travail, en passant par les bons de commande, tous les documents peuvent être numérisés. La simplification des outils qui aujourd’hui sont dimensionnés aux besoins des PME mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises.
Techniquement, la mise en place de la solution est simple et rapide et son utilisation ne requiert que qu’une heure de formation pour les collaborateurs.
Depuis sa création en 1993, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain. Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Optimisation des solutions informatiques

Nous proposons des solutions pour optimiser et rationnaliser les traitements de votre entreprise en explorant de nouvelles pistes mais également pour développer de nouvelles approches commerciales basées sur les nouvelles technologies pour augmenter votre chiffre d’affaire.

M&H Atlon Services est une agence pour vos développements informatiques spécialisées dans la conception et les architectures modernes en appliquant une méthodologie unique alliant une approche traditionnelle et des cycles agiles. Nous vous apporterons des solutions à forte valeur ajoutée. Notre méthodologie appropriée et notre centre d’excellence sur les technologies web et les technologies mobiles sauront vous convaincre pour débuter une collaboration. Notre Mission est de mettre à votre disposition nos services à des tarifs défiant toute concurrence afin de minimiser vos coûts et augmentez votre chiffre d’affaires.

Vous pouvez consulter notre site Internet afin de voir quelques réalisations : http://www.atlon.ch/index.php/component/k2/item/218-project-#2&Itemid=203

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information et pour fixer un rendez-vous : info@atlon.ch

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M&H Atlon Services Chemin des Sauges 4 – 2525 Le Landeron Suisse http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

Conseil en gestion électronique de documents

Vous avez un projet d’archivage électronique ou/et de gestion électronique de documents ou vous souhaitez que nous vous aidions à optimiser la gestion de vos processus documentaires existants ? Nous vous proposons de bénéficier de notre expertise pour un premier rendez-vous sans engagement, qui nous permettra d’établir :

  • Une analyse de vos besoins et attentes : points forts, points faibles, points critiques
  • Une cartographie de vos principaux processus
  • Un diagnostic juridique et un diagnostic sur la sécurité de votre archivage
  • Un conseil personnalisé

Notre équipe d’experts dans les processus documentaires, vous apportera le conseil nécessaire afin d’optimiser les systèmes en place ou pour vous accompagner dans la mise en place d’un système de gestion électronique de documents ou un système d’archivage électronique.

Pour plus de précisions sur notre expertise et pour prendre rendez-vous, n’hésitez pas à nous contacter : info@digitech-sa.ch

Depuis sa création en 1993, l’équipe Digitech SA est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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Digitech SA
Place Numa-Droz 2 – 2000 neuchâtel – Suisse

AtlonSign

Solution pour signer des bulletins de livraison aux caisses, AtlonSign propose la génération d’un fichier PDF qui sera déposé dans le signataire numérique sur la tablette de la caisse. Le client pourra lire le document ainsi que les conditions générales comme sur du papier, et signer directement sur la tablette sans devoir imprimer le document. Une fois la validation faite, le document sera archivé électroniquement. Les documents seront classés afin de les rechercher simplement.

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Le client peut signer les bulletins de livraison et valider la transaction à l’aide d’un stylet sur la tablette. Il est possible de faire de la signature de masse (un document l’un après-l’autre). Suite à la signature et validation dans la tablette, le bulletin de livraison est archivé. Ce document sera consultable facilement.

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M&H Atlon développe pour vous des solutions e-business vous permettant d’actionner des leviers de croissance. Nous proposons un accompagnement complet, de l’élaboration du besoin en rapport avec le business model jusqu’à la réalisation.

 

M&H Atlon est une société accélératrice de business en se basant sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins afin de trouver les leviers de croissance de votre entreprise.

Afin de vous présenter les solutions pour votre entreprise, nous vous proposons une rencontre sans engagement (info@atlon.ch).

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M&H Atlon Services Chemin des Sauges 4 – 2525 Le Landeron Suisse http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

La gestion électronique pour les conseils d’administration et les séances stratégiques

La solution innovante permettant aux instances de gouvernance d’entrer dans le « sans papier ».

Par le paramétrage Doc.ECM permet de simplifier et sécuriser la gestion des  réunions stratégiques, Conseils d’Administration, ou autres organes de gouvernances. Doc.SERIES propose une solution globale pour dématérialiser et piloter de bout en bout la tenue des séances et assurer un partage sécurisé de la documentation sensible associée. La solution standard est disponible en mode Saas, mais une option ‘sur site’ est également disponible.

Doc.ECM dans sa configuration « comité » simplifie le travail des équipes en charge d’organisation des réunions, de sécurisation du cycle de vie des documents. Une fois les travaux préparatoires réalisés et les droits d’accès aux documents définis, toutes les informations sont centralisées, consultables sur tablettes numériques par les ayants droits avant, pendant et après la séance. Des outils de collaboration sont également mis à leur disposition pour favoriser l’interaction entre les membres. A la fin de la séance, l’ensemble des documents et des décisions prises par les administrateurs est consigné et archivé électroniquement dans un référentiel centralisé.  Ce processus permet de garantir la conformité des travaux réalisés.

Au-delà de la simplicité d’utilisation côté préparation, la solution améliore l’efficacité en offrant un accès illimité et sécurisé à l’information à travers une interface intuitive. Les membres peuvent accéder aux informations à tout moment peu importe le lieu et ceci en toute sécurité.

En supprimant la circulation des dossiers au format papier ou leur diffusion par email, la solution assure la confidentialité des documents et des informations sensibles. Les échanges et accès à l’information sont liés à des autorisations spécifiques pour chaque utilisateur et sont sécurisés.

La solution apporte une réponse efficace pour moderniser la tenue des séances et les aborder sous l’angle de la dématérialisation, de la sécurité et de la mobilité.

Les autres services de l’entreprise pourront également bénéficier des autres modules de gestion électronique de documents de Doc.SERIES pour optimiser le traitement et l’organisation interne.

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

La digitalisation de l’économie

La place économique suisse se montre bien préparée à la digitalisation. Les entreprises suisses prévoient d’investir dans la digitalisation de leurs activités. Modèles commerciaux sous pression, plus d’une entreprise sur deux a dû modifier de façon significative son modèle économique au cours des cinq dernières années. Cette obligation croissante des entreprises de se réinventer va perdurer, et ceci dans tous les pays.

Il importe à présent de faire passer le thème de la digitalisation de phénomène de mode à stratégie applicable. De nombreux projets sont lancés, mais souvent avec un certain manque de coordination. Il est nécessaire de donner une direction et classer les étapes concrètes par ordre d’importance pour que la digitalisation soit toujours conçue comme une composante significative de la croissance future.

La digitalisation d’une entreprise est évidemment liée au contexte économique dans lequel elle évolue. Ainsi, plusieurs facteurs peuvent influencer son degré de maturité digitale : sa culture interne, son type de management, son marché, son offre et ses concurrents. L’objectif de la digitalisation est de servir la stratégie de l’entreprise et de participer à sa profitabilité. Ainsi pour garantir cette cohérence, le digital doit être présent dans tous les départements. Cependant, afin d’encadrer cette utilisation, l’entreprise se doit de mettre en place une vraie stratégie et s’appuyer sur des experts

M&H Atlon développe pour vous des solutions e-business vous permettant d’actionner des leviers de croissance. Nous proposons un accompagnement complet, de l’élaboration du besoin en rapport avec le business model jusqu’à la réalisation.

M&H Atlon est une société accélératrice de business en se basant sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins afin de trouver les leviers de croissance de votre entreprise.

Afin de vous présenter les solutions pour votre entreprise, nous vous proposons une rencontre sans engagement (info@atlon.ch).

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M&H Atlon invente pour vous les plateformes génératrices de croissance

M&H Atlon développe pour vous des solutions e-business vous permettant d’actionner des leviers de croissance. Nous proposons un accompagnement complet, de l’élaboration du besoin en rapport avec le business model jusqu’à la réalisation.

M&H Atlon est une société accélératrice de business en se basant sur les nouvelles technologies. Leur expertise permet de mettre en œuvre la bonne démarche afin de pouvoir proposer la solution répondant parfaitement aux besoins afin de trouver les leviers de croissance de votre entreprise.

Les solutions proposées sont orientées sur les nouvelles technologies et sur les systèmes mobiles comme les tablettes et les smartphones.

M&H Atlon propose des solutions de haute qualité à des prix compétitifs.

Afin de vous présenter les solutions pour votre entreprise, nous vous proposons une rencontre sans engagement (info@atlon.ch).

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Chemin des Sauges 4 – 2525 Le Landeron Suisse

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Doc.Archiv, vous permet de conserver vos documents dans le respect de la loi

Doc.SERIES annonce son tout nouveau module : Doc.Archiv, solution ayant pour objectif d’être la plus exhaustive sur les aspects métiers et réglementaires de l’archivage électronique à valeur probante.

Doc.Archiv signe et archive tous vos documents commerciaux en conformité aux dispositions légales suisses (Olico, Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, et l’OeIDI, Ordonnance concernant les données et informations électroniques).

Doc.Archiv protège vos documents archivés pour les décennies à venir. La fonction de recherche permet de retrouver les documents souhaités dans les secteurs d’archives en quelques clics. La liaison et l’intégration dans tout système (ERP, CRM, etc.) se font très facilement et de manière non intrusive. Doc.Archiv répond parfaitement aux exigences d’entreprises modernes à un prix avantageux dans le plus grand respect des normes et lois suisses. Solution moderne et flexible.

Les avantages

  • Interface avec les ERP
  • Performant
  • Conforme aux dispositions légales (OelDI, CO, LTVA, OLICO)
  • Solution ergonomique
  • Solution Suisse
  • Signature des documents avec vérification de sa valeur
  • Mise en place simple et rapide
  • Prix avantageux

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch