La gestion électronique de documents pour améliorer la productivité

Avec des gains de productivité, de rentabilité et de réactivité, la gestion électronique de documents ne manque pas d’atouts pour séduire les entreprises. Beaucoup plus ergonomiques, les solutions se propagent à l’ensemble des organisations. Avec l’objectif de supprimer le papier ou au moins de le diminuer drastiquement. De la facture fournisseur au contrat de travail, en passant par les bons de commande, tous les documents peuvent être numérisés. La simplification des outils qui aujourd’hui sont dimensionnés aux besoins des PME mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises.

Dotés de tablette et de smartphone, les collaborateurs “nomades” peuvent accéder aux documents numérisés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en temps réel. “Le grand avantage est de pouvoir travailler en mode collaboratif sur un même document. Tout est accessible depuis la tablette, et les dossiers ne sont plus prisonniers d’un lieu.

La dématérialisation favorise le recentrage des activités et la création de valeur. Ce type de projet est avant tout un projet organisationnel qu’il est important d’accompagner. Au-delà de s’équiper de logiciels adaptés à ses besoins, la société doit former et sensibiliser ses collaborateurs à ce nouvel environnement.

En limitant le risque d’erreurs humaines, la dématérialisation permet d’effectuer des transactions plus sécurisées et de raccourcir les délais de traitement. Pour être valable fiscalement, la facture dématérialisée doit offrir des garanties d’intégrité, d’identité et de pérennité, et ce grâce à la signature électronique par exemple. Au niveau du service RH, les nouveaux collaborateurs ont la possibilité de signer à distance un contrat de travail. Les salariés peuvent aussi capturer avec leur mobile une facture après un déjeuner d’affaires. Elle sera ensuite directement indexée dans l’outil de gestion des notes de frais. “Beaucoup de tâches administratives étaient gérées sur support papier, elles le sont désormais de manière numérique, ce qui accélère les procédures internes.

Contrat de travail, bulletin de paie, attestation de congé, …, les entreprises font appel à l’archivage électronique à valeur probante, qui garantit le classement et la conservation des documents dématérialisés durant le délai légal. “Archiver un document sous format électronique apporte plus de sécurité et de confidentialité que de le classer dans une armoire pouvant être soumises à des altérations. De plus, des kilomètres d’archives papier coûtent très cher”.

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.Series est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@doc-series.ch

Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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