Réussir son passage à la Gestion Electronique de Documents

Les solutions de gestion électronique de documents rencontrent aujourd’hui un grand succès auprès des PME. En effet, alors qu’en 2010 le marché de la GED représentait plus de 4 milliards de dollars, les analystes prévoient une croissance de  6,78 milliards de dollars en 2014 à 12,32 milliards de dollars en 2019 pour le marché de l’Enterprise Content Management (ECM). Ces chiffres représentent donc un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 12,7% de 2014 à 2019.

Face aux très nombreux avantages offerts par les solutions dites de GED,  l’entreprise, souvent novice en la matière, devra suivre quelques règles qui lui permettront de faire de son projet un succès. 

La mise en place d’un projet GED apportera certes de très nombreux bénéfices une fois en place (confort de travail, gestion automatisée des dossiers, gain de temps, gain lié à l’archivage des dossiers, visibilité temps réel de l’état d’un dossier, etc.). Cependant sa mise en place ne se fera pas sans bouleverser quelques habitudes (plus de papiers circulant dans l’entreprise, validation des documents à l’écran, lecture des documents à l’écran, …). Ce changement doit être accompagné afin qu’il soit une réussite.

Afin d’éviter les pièges, il faut privilégier un partenaire connaissant très bien le secteur et qui saura renseigner l’entreprise sur les meilleures pratiques en lui apportant l’expertise et l’expérience dans l’optimisation des processus documentaires.

Il est important de mettre en place un groupe utilisateur « projet » en interne à l’entreprise. Cette équipe de proximité rassurera en interne les collègues mais permettra également de faciliter au sein de chaque service l’accompagnement au changement grâce à ces ambassadeurs.

Un projet de dématérialisation est un réel changement au sein d’une entreprise. Il est important de mettre en place une véritable démarche d’accompagnement, de conduite du changement. La conduite démarrera par la présentation des concepts de la GED, ensuite il s’agira de valider les différentes étapes (en mode itératif) par prototypage successifs (maquettes fonctionnelles) présenté dans des ateliers pour le groupe utilisateur, et enfin terminer le projet par un accompagnement post mise en production.

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch

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