Optimisez vos factures clients

Un calcul analytique permet d’arriver à un coût unitaire des factures de l’ordre de CHF 2.- à CHF 2.50 pour une facture d’une page imprimée (hors des frais postaux). Ce coût contient les équipements, les fournitures et la main d’œuvre pour une société générant environ 10’000 à 20’000 factures clients par an. Ce montant est à ventiler de cette manière :
–        CHF 1.20 à CHF 1.50 pour l’original envoyé à destination du client.
–        CHF 0.80 à CHF 1.- pour la copie à archiver en interne sous forme papier dans des classeurs.
Le temps consommés à établir la facture, à en gérer le recouvrement et à en traiter le paiement n’est pas intégré au calcul puisqu’ils sont indépendants de la forme de stockage de la facture.

Archiver électroniquement es factures clients

L’archivage électronique des factures clients va apporter des bénéfices nombreux et réels.
  • Facilité d’accès aux doubles originaux des factures émises. Les factures électroniques sont accessibles sous forme immatérielle via une interface de consultation. Cela permet un accès aisé et rapide.
  • Simplicité et facilité d’envoi de duplicatas. Renvoyer un duplicata sous forme papier coûte autant que l’envoi initial de la facture sous forme papier Vous pouvez ainsi envoyer sous forme électronique le duplicata en quelques secondes.
  • Plus de besoin d’imprimer une copie pour les archives. La législation Suisse oblige de conserver un double « copie identique à l’envoi ». Pour conserver électronique, vous êtes obligé de mettre un système garantissant la valeur probante ou de conserver et classer le papier.
  • Economie. Si vous ne sortez plus un double papier, vous économiserez environ CHF 1.- par facture.
  • Economie. Lors d’une recherche, vous retrouverez la facture en quelques secondes sous la version électronique à la place de plusieurs minutes sous la forme papier
  • Autres besoins. Avec le système en place, vous pourrez couvrir de nombreux autres besoins.

Conclusion

L’archivage électronique des factures clients va permettre d’économiser, de gagner de la place, de gagner en efficacité. Avec les éléments précédents vous pouvez facilement calculer l’économie pour votre entreprise et comparer avec les quelques milliers de francs d’investissement d’une solution d’archivage électronique, ce qui vous démontrera un retour sur investissement en quelques mois et ceci que pour les factures clients, les autres documents et processus documentaires démontre encore des retours sur investissement plus rapide.
Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com
———————————
Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.
Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch
———————————
Digitech SA Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch
Publicités
Cet article, publié dans Uncategorized, est tagué , , , , , , , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s