Doc.Series – l’outil qui révolutionne la gestion administrative des courriers à la portée de toutes les organisations

Aujourd’hui, la majorité des courriers sortants de l’entreprise sont des e-mails, mais la majorité des courriers entrants sont encore des courriers au format papier. La gestion manuelle de cette masse de courriers papiers est source d’erreurs, de retard et de perte de temps. Cette manière de travailler peut être avantageusement remplacée par des solutions de dématérialisation des courriers et de gestion électronique de documents. Une fois le document entrant scanné, la solution permet le tri automatique, l’indexation semi-automatique, la protection et la distribution automatisée du courrier. Cette manière moderne de gérer le courrier permet un retour sur investissement rapide, offre un archivage intelligent sans papier, optimise la distribution de l’information, et donc un gain de temps certain pour l’ensemble de l’organisation.

Aujourd’hui, il y a de plus en plus d’entreprises que la dématérialisation intéresse. Ces dernières années, nous sommes en effet arrivés à des aberrations, et notamment celle de faire des documents sous Word, donc déjà au format numérique, que nous imprimons pour les classer au format papier. Une entreprise gérant une centaine de courriers entrants par jour qui distribue, qui classe, qui recherche ses documents papiers, c’est concrètement une poste de 20 à 40% de temps passé en gestion administrative du papier.

Afin de pouvoir répondre à l’ensemble des entreprises dès 3 collaborateurs mais également aux grande entreprises possédants plus de mille personnes utilisant les outils informatiques, pour que celle-ci puissent passer à la dématérialisation à un coût en rapport avec la capacité d’investissement, Doc.Series a été inventé. Cette solution vous permettra de travailler de manière simple et efficace pour répondre aux défis d’aujourd’hui et de demain.

 

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

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Digitech SA – Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch

 

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Quand la gestion traditionnelle des informations ne suffit plus pour gérer les projets

Les besoins évoluent dans les entreprises et la gestion traditionnelle des documents n’est plus suffisante pour répondre aux nouvelles méthodes de travail, aux contraintes de volumétrie mais également à une organisation efficiente.

Les enjeux de la gestion des projets sont en pleine mutation avec la gestion opérationnelle de ceux-ci qui poussent les sociétés à avoir une vision sur l’ensemble du cycle de vie (étude, développement du projet, exploitation du projet) mais aussi avec la part de plus en plus importante que prend la gestion des équipements dans les projets.

Toutes ces évolutions impliquent le développement de nouveaux savoir-faire, de nouvelles technologies, de nouveaux métiers. Ces éléments engendrent plus de complexité et multiplient le nombre d’intervenants. Les spécificités de ces métiers renforcent les besoins de collaboration mais aussi de confidentialité pour protéger le savoir-faire. En complément, ces compétences clés sont rares et il faut améliorer la productivité pour permettre aux acteurs de se concentrer sur leur valeur ajoutée.

Les organisations ont donc besoin de faciliter l’accès des différents acteurs et de gérer des projets de plus en plus importants impliquant des processus complexes tout en assurant la maîtrise de la confidentialité et la consolidation de la connaissance.

Ces besoins reposent directement sur la capacité à disposer d’un référentiel métier transverse au projet et disponible durant tout son cycle de vie.

Avec la solution Doc.Series, vous pourrez gérer l’information à votre convenance en créant l’organisation documentaire et les processus associés. L’outil permettra de gagner du temps, améliorera l’organisation et vous permettra de vous concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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Optimisez vos factures clients

Un calcul analytique permet d’arriver à un coût unitaire des factures de l’ordre de CHF 2.- à CHF 2.50 pour une facture d’une page imprimée (hors des frais postaux). Ce coût contient les équipements, les fournitures et la main d’œuvre pour une société générant environ 10’000 à 20’000 factures clients par an. Ce montant est à ventiler de cette manière :
–        CHF 1.20 à CHF 1.50 pour l’original envoyé à destination du client.
–        CHF 0.80 à CHF 1.- pour la copie à archiver en interne sous forme papier dans des classeurs.
Le temps consommés à établir la facture, à en gérer le recouvrement et à en traiter le paiement n’est pas intégré au calcul puisqu’ils sont indépendants de la forme de stockage de la facture.

Archiver électroniquement es factures clients

L’archivage électronique des factures clients va apporter des bénéfices nombreux et réels.
  • Facilité d’accès aux doubles originaux des factures émises. Les factures électroniques sont accessibles sous forme immatérielle via une interface de consultation. Cela permet un accès aisé et rapide.
  • Simplicité et facilité d’envoi de duplicatas. Renvoyer un duplicata sous forme papier coûte autant que l’envoi initial de la facture sous forme papier Vous pouvez ainsi envoyer sous forme électronique le duplicata en quelques secondes.
  • Plus de besoin d’imprimer une copie pour les archives. La législation Suisse oblige de conserver un double « copie identique à l’envoi ». Pour conserver électronique, vous êtes obligé de mettre un système garantissant la valeur probante ou de conserver et classer le papier.
  • Economie. Si vous ne sortez plus un double papier, vous économiserez environ CHF 1.- par facture.
  • Economie. Lors d’une recherche, vous retrouverez la facture en quelques secondes sous la version électronique à la place de plusieurs minutes sous la forme papier
  • Autres besoins. Avec le système en place, vous pourrez couvrir de nombreux autres besoins.

Conclusion

L’archivage électronique des factures clients va permettre d’économiser, de gagner de la place, de gagner en efficacité. Avec les éléments précédents vous pouvez facilement calculer l’économie pour votre entreprise et comparer avec les quelques milliers de francs d’investissement d’une solution d’archivage électronique, ce qui vous démontrera un retour sur investissement en quelques mois et ceci que pour les factures clients, les autres documents et processus documentaires démontre encore des retours sur investissement plus rapide.
Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com
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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.
Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch
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Modernisez la gestion des visiteurs dans les entreprises et les administrations

Notre solution pour la gestion de l’accueil et le contrôle de l’accès des visiteurs est faite pour vous faciliter la vie et optimiser votre accueil, de l’inscription d’un visiteur lors de la prise de rendez-vous par exemple dans Outlook par un collaborateur jusqu’à la gestion du badge. La solution vous permet de donner une image moderne à votre société en permettant un travail plus efficace de votre réception et lors des prises de rendez-vous.
Afin de gérer vos visiteurs de manière simple sans changer le processus mais en le modernisant, nous vous proposons une solution qui permet aux collaborateurs soit par Outlook soit directement dans l’application d’enregistrer la visite (nom du visiteur, date et heure, salle, d’autres informations). Cette fiche électronique est remplie simplement et lors de l’accueil  des options telles la prise de photo, la copie de carte d’identité est possible. La conservation des données permet de faciliter les saisies des personnes qui sont déjà venues mais également garder une trace de chaque visiteur. Cette solution permet de fluidifier la gestion de vos visiteurs tout en donnant une image moderne et innovante à votre société.
Le coût réduit de cette solution, couplé à son extrême simplicité, permet de vous équiper simplement et rapidement avec un retour sur investissement immédiat.
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Demandez des renseignements, des conseils, une visite sans engagement par mail : info@atlon.ch
M&H Atlon Services
Chemin des Sauges 4 – 2525 Le Landeron Suisse

Développement « offshore »

Le principe est de délocaliser le développement dans un pays ou la main d’œuvre est en suffisance, les spécialistes sont disponibles et le coût est avantageux. Cela permet de répondre aux défis des entreprises Suisse en cette période de pénurie de ressources informatique. L’Argentine est un bon exemple, avec des compétences de pointes et des prix attractifs. Ce concept séduit de plus en plus d’entreprises soucieuses de réduire les coûts informatiques des développements.

Le développement offshore présente les avantages suivants :

  • Une méthode agile (itérative et incrémentale) qui est menée dans un esprit collaboratif avec juste ce qu’il faut de formalisme. Le chef de projet local (en Suisse) s’assure de l’interface entre le client et les développeurs pour s’assurer de la bonne compréhension du problème
  • Les valider avec les utilisateurs se font par des chefs de projets expérimentés en Suisse. Ainsi, le client final n’a pas besoin d’interagir avec les développeurs. Le chef de projet local est garant du bon déroulement du projet.
  • Un projet nécessite des spécifications et une documentation technique claire pour s’assurer que l’ensemble des acteurs du projet ont la même compréhension des problèmes.
  • Les développements sont planifiés d’avance et le suivi est quotidien pour éviter toute dérive. Un contrôle qualité est effectué afin de garantir les standards, les bonnes pratiques et une qualité optimale du code source
  • Les équipes de développement sont composées des spécialistes dans des domaines techniques divers mais aussi des spécialistes fonctionnels et en ergonomie. Ainsi, les spécialités sur une maitrise des technologies Full Web (.Net, HTML 5, AJAX, ASP.Net, Bootstrap) qui permet d’accéder aux applications depuis le poste de travail conventionnel, les tablettes (IOS, Androïd, Windows 8.1)
  • Le client peut ainsi disposer d’équipes de développement importantes dans un domaine technique très spécialisé sur une période déterminée.

Atlon a mis au point une méthodologie de suivi de projet qui permet de garantir une qualité optimale, une gestion parfaite des délais et des livrables, en permettant un suivi pour les clients au jour le jour. Vous disposez en tout temps de tableaux de bord pour suivre le projet. Vous êtes en relation avec le chef de projet qui se tient à votre disposition. Une méthode agile est une approche itérative et incrémentale, qui est menée dans un esprit collaboratif avec juste ce qu’il faut de formalisme. Elle génère un produit de haute qualité tout en prenant en compte l’évolution des besoins des clients.

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Afin de vous expliquer en détail nos solutions, nous vous proposons une rencontre sans engagement. Dans ce but, nous vous laissons nous proposer une date à votre convenance pour planifier une rencontre en cliquant sur cette adresse mail : info@atlon.ch

Demandez des renseignements, des conseils, une visite sans engagement par mail : info@atlon.ch

M&H Atlon Services

Chemin des Sauges 4 – 2525 Le Landeron Suisse

http://www.atlon.ch – info@atlon.ch

Doc.Series – La révolution pour les entreprises est en marche

60% des entreprises pensent qu’elles auront numérisé l’ensemble de leurs documents papiers dans les trois années à venir. Toutefois, cette prédiction sera difficile à réaliser pour les PME si leurs méthodes de travail ne sont pas revues et si elles n’encouragent pas un meilleur partage des informations. De plus les collaborateurs hors productions deviennent de plus en plus mobiles donc les entreprises risquent de perdre des clients et de l’argent à moins qu’elles ne fournissent à leurs collaborateurs les outils de partage d’informations dont ils ont besoin.

Il est temps que les entreprises optimisent leurs processus documentaires pour se préparer plus efficacement aux changements à venir. Un collaborateur ayant accès aux documents et aux contenus nécessaires à l’exécution de son travail et ceci en quelques seconde est essentiel à la croissance de l’activité des entreprises et à une meilleure flexibilité, efficacité, productivité et réactivité face aux besoins de clients.

 

Doc.Series vous propose des outils informatiques à assembler pour obtenir un système vous permettant de gérer l’ensemble de l’information de votre entreprise. Cette solution accessible qui se met en place facilement et rapidement vous permettra de relever les défis futurs qui sont les vôtres. Nul besoin d’être un spécialiste en informatique pour paramétrer la solution, les personnes interne en charge de l’organisation, les externes qui travail sur l’optimisation de l’organisation pourront prendre en main la solution rapidement. Doc.Series vous permettra de piloter facilement l’optimisation de l’entreprise par les flux documentaires, la structuration de l’information, l’accessibilité aux contenu tout en sécurisant les données précieuses de l’entreprise. Doc.Series est conçu pour fournir aux collaborateurs la « meilleure expérience utilisateur » dans le seul but d’améliorer la performance de l’entreprise, dans un souci évident de rentabilité.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

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http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch – +41 (0)21 635 01 04

 

Digitech La solution de gestion électronique des documents pour les communes

Les communes sont équipées de systèmes de Gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour la gestion du bureau communal, mais aujourd’hui une commune doit pouvoir gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, fax, documents Office, etc.) de manière efficace. Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille.
Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents et courriers dans une « armoire électronique », par affaire, par projet, par citoyen, par fournisseur tout en pouvant classer par date et en catégorisant chaque document en fonction des types et en fonction des délais de traitement avec une gestion des rappels et une distribution des documents, et des tâches liées aux documents.
Les courriers entrants doivent être numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.
Avec une GED vous augmentez votre efficacité :
  • Suivi (savoir qui a fait quoi sur les documents);
  • Les recherches de documents prennent quelques secondes;
  • Réduction des délais de traitement des documents;
Avec une GED vous optimisez l’organisation de votre commune :
  • Facilité de partager des documents;
  • Classement de l’ensemble des documents à un seul endroit (mails, courriers, rapports, plans, documents bureautiques);
  • Vous ne conservez pas de nombreuses copies du même document;
Avec une GED vous sécurisez vos documents:
  • Contrôle d’accès aux documents;
  • Traçabilité de toutes les actions faites sur les documents ;
  • Confidentialité;
  • Actions limitées sur les documents.
AIRS.Commune – Un outil performant et accessible dont les fonctionnalités essentielles sont :
  • Numérisez simplement vos courriers (avec reconnaissance des documents et classification semi-automatique) ;
  • Classez et retrouvez vos documents dans un dossier en toute simplicité ;
  • Classez tout type de documents: numérisés, e-mails, bureautiques, etc. ;
  • Intégration complète dans la Suite Office;
  • Affichez directement les documents d’un dossier ou d’un sous-dossier;
  • Recherchez facilement les documents par un moteur de recherche puissant multicritères et plein texte;
  • Protégez l’information de votre commune;
  • Optimisez vos processus de diffusion;
  • Gérez les délais de traitements et de réponse des documents ;
  • Assurez la traçabilité et l’historisation de l’ensemble des documents;
Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com
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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’au- jourd’hui et de demain.
 
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