La gestion électronique des courriers

La gestion du courrier permet d’automatiser le traitement des courriers entrants et sortants. Une solution de gestion électronique de documents qui permet de gérer les courriers doit couvrir tous les aspects de la dématérialisation et du dispatching du courrier entrant et des emails mais également les circuits de réponse et la gestion des documents sortants avec une ou plusieurs signatures (visas ou signatures électroniques).

Les courriers entrants

Les logiciels de numérisation des courriers unitaires ou en lots, par pilotage d’un copieur multifonction, d’un scanner utilisateur ou de masse doivent intégrer les fonctions de routage et de séparation automatique des documents. Les traitements intègrent des outils de RAD (reconnaisse automatique des documents) et de LAD (Lecture automatique des documents) permettant la recherche du destinataire interne sans une saisie utilisateur (à partir d’un référentiel des utilisateurs). Afin de gérer la distribution du courrier, les règles métiers peuvent être implémentés afin d’avoir une distribution complétement automatisée. Dans le cas où la distribution doit être traitée manuellement un masque visuel permet un dispatching simple dans le bon circuit.

Les courriers sortants

Lors de l’élaboration d’une réponse ou la rédaction d’un nouveau courrier, vous choisissez un modèle qui démarre automatiquement Word afin de personnaliser votre courrier. Vous pourrez le signer avec un visa ou une signature électronique légalement reconnu. Une fois l’élaboration du courrier terminé, vous pourrez le distribuer pour validation et/ou signature. Le circuit ira jusqu’à l’impression et au classement.

Gestion des emails

Les emails entrants et sortants peuvent être collectés par les utilisateurs via un plugin Outlook qui permet de récupérer les informations de classement automatiquement pour router directement le message et ses pièces jointes dans la gestion électronique du courrier afin d’être classé mais aussi distribuer selon le circuit voulu.

Conclusion

La Gestion électronique de courrier doit se baser sur une solution plus large (gestion électronique de documents) afin de gérer le courrier mais également l’ensemble des flux documentaires d’une organisation. Elle doit être simple et ergonomique, aussi bien pour le gestionnaire du courrier, l’utilisateur que l’administrateur. Accessible à tous en très peu de temps, elle pourra démontrer un retour sur investissement très rapide, une amélioration de la qualité et une plus grande efficacité dans le traitement des documents.

 

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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Depuis sa création en 1993, Digitech est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation pour accompagner ses clients dans leurs défis d’aujourd’hui et de demain.

Demandez des renseignements, des conseils, une visite pour une démonstration sans engagement : info@digitech-sa.ch

Digitech SA Chemin du Rionzi 54 – 1052 Le Mont-sur-Lausanne – Suisse http://www.digitech-sa.ch

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