Evaluation de votre système d’information

Le système d’information est l’ensemble des ressources qui permettent de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser toute l’information de l’entreprise.

L’utilisation des moyens informatiques permet aujourd’hui d’automatiser et de dématérialiser quasiment toutes les opérations incluses dans les activités ou procédures d’entreprise.

Les éléments compris dans un système d’informations sont divers et multiples. On peut en citer quelques-uns comme exemple : poste de travail, serveur, ERP, CRM, DMS, CMS, ECM, applications métiers diverses, interconnexion entre les applications, système de télécommunications, interconnexion avec des partenaires, etc.

Aujourd’hui, le système d’information est un élément essentiel de l’entreprise. L’entreprise ne peut pas survivre sans organiser son système d’information. C’est donc un enjeu majeur pour la compétitivité de l’entreprise. Cependant, comment savoir si le système d’information en place est adapté à l’entreprise? Il se pose donc le problème de l’évaluation des Systèmes d’information.

Pour évaluer, il faut mesurer, voici quelques indicateurs clé :

  • Mesurer la satisfaction utilisateurs ;
  • Mesurer le niveau de qualité des prestations fournies par le service informatique interne ou votre prestataire externe ;
  • Mesurer le coût d’investissement et d’exploitation de votre informatique (y compris les coûts cachés) ;
  • Mesurer et comparer le portefeuille applicatif que vous avez et celui dont vous avez besoin.

Les méthodes pour y arriver

  • Sondage ou enquête sur la satisfaction utilisateurs selon les axes choisis ;
  • Comparaison entre les SLA et les services délivrés ;
  • Ramener les coûts d’investissement et les coûts d’exploitation au nombre de postes informatiques afin de les comparer ;
  • Définir l’écart entre le système d’information en place et celui utile.

Les actions qui peuvent en découler

  • Modification de l’organisation du support informatique ;
  • Définition de nouveaux niveaux de service ;
  • Externalisation ou internalisation de certaines tâches ;
  • Aligner la stratégie informatique aux besoins ;
  • Mettre en place des outils de suivi et d’amélioration continue.

Ce ne sont que quelques pistes à mettre en œuvre afin de vérifier et agir pour toujours avoir le système d’information dont vous avez besoin. Il est nécessaire d’être proactif dans ce domaine pour aligner le besoin à la qualité, tout en ayant le coût le plus intéressant, ceci afin d’avoir un avantage par rapport à ses concurrents.

M&H Atlon Services se propose de vous accompagner dans cette démarche. Notre expertise dans ce domaine vous permettra d’obtenir une vision stratégique de votre système d’information. Nous vous proposons un premier entretien gratuit d’une heure, sans engagement de votre part afin de faire un premier diagnostic et vous proposer quelques pistes d’amélioration.

Pour plus d’informations : frederic.matthey@atlon.chhttp://www.atlon.ch

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Etats des lieux sur tablettes tactiles, une solution innovante

La réalisation de vos états des lieux est une phase importante de les régies immobilières. Sujets à contestation, les états des lieux doivent être les plus précis possibles, détaillant tous les aspects des biens dont vous avez la gestion.

Réalisé en collaboration avec des professionnels de l’immobilier, notre logiciel est en parfaite adéquation avec les exigences professionnelles de votre métier. Ergonomique, convivial et facile d’utilisation, notre logiciel vous accompagnera dans la réalisation de vos états des lieux.

Une solution conviviale et simple

La rédaction d’un état des lieux peut être sujet à contestation, il est réalisé sous l’œil des locataires, il s’agit d’être précis afin d’éviter toute discussion et réclamation.

Vous rédigez vos états des lieux, ou modifiez tout simplement le précèdent état des lieux entrant ou sortant réalisé sur le lot. Une duplication de l’ancien état des lieux est réalisable. Une conservation des données est effectuée pour l’entrée et/ou la sortie des locataires. La rédaction de vos commentaires et de vos constatations se fait par simple clic et par la rédaction de commentaires et de notes aux endroits réservés à cet effet.

Cette solution, couplée aux tablettes numériques utilisables avec un stylet et une webcam, vous permet d’annexer vos photos, détaillant ainsi les éventuelles dégradations ou l’état de propreté de l’appartement.

Cette solution facilite la gestion de vos états des lieux, vous permet de rédiger des documents clairs et précis mais ajoute également des images parfois plus parlantes que la description d’une dégradation qui pourrait être trop vague.

La solution vous permet de centraliser vos états locatifs, de les transférer dans votre application métier ou votre gestion électronique de documents. Tous les documents sont archivés au format PDF, facilement consultables d’un simple clic. La solution vous permet de faire signer numériquement sur place vos états des lieux, ainsi le locataire valide la rédaction de l’état des lieux par sa simple signature sur l’écran tactile sans besoin d’impression.

Plus d’information : frederic.matthey@atlon.chhttp://www.atlon.ch

Faites signer vos contrats sur tablette – Plus besoin de papier

Nous vous proposons l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la contractualisation dématérialisée de contrats. Ce système est adapté pour les points de vente, pour le démarchage chez des clients par porte à porte ou pour toute vente « Business to Customer ».

Le système permet aux points de conseils et de ventes de concentrer leurs équipes sur le contact client en limitant l’administratif, en simplifiant les échanges de flux entre les acteurs. La dématérialisation complète du processus permet de s’affranchir du papier, source d’erreurs, de pertes, de non-conformité.

La dématérialisation permet notamment de :

  • Gagner du temps dans la souscription d’un produit/contrat ;
  • Simplifier le processus de conclusion du contrat ;
  • S’adapter à l’évolution des usages et de la réglementation ;
  • Fiabiliser et contrôler les différentes étapes de la chaîne ;
  • Diminuer les coûts et les temps de traitement.

La solution permet de dérouler sur toute tablette tactile iOS et Android des cinématiques de consentement variées, en fonction du type de produits à faire souscrire:

  • Possibilité pour le client de parcourir le contrat PDF et d’ajouter des paraphes ;
  • Possibilité pour le client de cocher ou décocher des options au sein du contrat avant de soumettre ce dernier à la signature électronique ;
  • Signature ‘manuscrite’ du client sur l’écran de la tablette tactile comme manifestation de son consentement ;
  • Possibilité de renforcer l’authentification avec la production d’un certificat qualifié pour un usage unique avec la clé d’activation reçue par sms (OTP) ;
  • Affichage du contrat avec la signature manuscrite du client sur une page d’acquittement ;
  • Capture, indexation et transmission des pièces justificatives pour compléter un dossier.

En passant à la dématérialisation complète de vos contrats en équipant vos collaborateurs de tablettes numériques, les souscriptions sont instantanées pour la plus grande satisfaction de vos clients tout en réduisant la charge administrative de vos équipes.

Pour plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com 

À propos de Atlon

Le nom de M&H Atlon Services est une référence au suffixe Athlon qui signifie en rapport à la compétition. Ce nom colle parfaitement à notre société qui propose d’offrir les meilleures prestations aux meilleurs prix. Nous voulons toujours être les meilleurs, nous travaillons chaque jour pour que nos succès soient les vôtres.

Nos valeurs et nos convictions permettent d’établir des relations de partenariat de longue durée avec nos clients, nos partenaires et nos collaborateurs.

  • La Simplicité nous permet de constamment nous remettre en question et de chercher sans cesse à optimiser notre travail ;
  • La Confiance est l’élément de base de toute relation, privée comme professionnelle. La confiance mutuelle apporte la garantie d’une relation à long terme enrichissante et constructive ;
  • La Qualité de service est un état d’esprit qui nous guide dans notre travail à chaque instant. Cette attitude complète nos solides compétences ;
  • Le Respect est avant tout l’écoute de l’autre. Il représente une valeur humaine primordiale dans nos métiers de services. Au sein de l’entreprise, le respect de l’autre mène à un fort esprit de solidarité et de travail en équipe ;
  • Notre Ouverture d’esprit nous apporte une polyvalence culturelle et nous permet de nous intégrer rapidement au contexte du client.

Nous offrons à nos clients des solutions globales dans les systèmes d’information. Aujourd’hui, la pérennité de toute organisation passe par des solutions informatiques efficaces. Ainsi, M&H Atlon Services propose un ensemble d’actions, d’outils de méthode et de solutions permettant d’optimiser le potentiel de chaque entreprise.

Développement informatique

Experts en développement et en architectures logiciels, nous mettons notre savoir-faire à votre disposition. Ces applications sont conçues pour répondre aux besoins dans un domaine particulier. Nous travaillons sous mandat (sur un forfait à l’avance) afin que le client puisse connaître à l’avance le coût du projet. Le transfert du code source et de sa propriété se fait au moment du versement total du projet. La large compétence de M&H Atlon Services permet de proposer des applications sur de nombreuses plateformes (fixes et mobiles) dans de nombreux environnements commerciaux comme techniques.

M&H Atlon Services a mis au point une méthodologie de suivi de projet qui permet de garantir une qualité optimale, une gestion parfaite des délais et des livrables, tout en permettant un suivi pour les clients au jour le jour.

Vous disposez en tout temps de tableaux de bord pour suivre le projet. Vous êtes en relation avec le chef de projet qui se tient à votre disposition

Optimisation des processus dans les entreprises 

La démarche de conseil et d’optimisation des processus proposée consiste à améliorer chacun des processus de l’entreprise ou de l’organisation afin d’acquérir des avantages concurrentiels et faire plus avec moins. Ces méthodes d’optimisation des processus ne peuvent se réaliser avec succès sans une approche qui tient compte de la dimension humaine, qui assure la continuité de la démarche et qui facilite le changement.

Il est important de mettre l’accent sur certains aspects dans une démarche d’optimisation des processus :

1)    Créer un climat de confiance avec les personnes concernées ;

2)    Assurer une communication transparente, continue et variée ;

3)    Faire participer toutes les personnes concernées ;

4)    Impliquer la direction ;

5)    Valider les données recueillies et les changements proposés avec les personnes concernées et la direction ;

6)    Mettre en place des indicateurs de performance ;

7)    Produire des résultats concrets et générer des bénéfices tangibles ;

8)    Transférer la connaissance afin d’assurer la continuité dans la poursuite de la démarche.

L’entreprise M&H Atlon Services a pour Mission d’aider les entreprises et les administrations à exploiter le plein potentiel de leurs processus, acquérir de nouvelles compétences sur des outils BPM et mettre en place des programmes d’amélioration de la performance dans chaque unité opérationnelle ainsi qu’optimiser leur informatique avec des solutions adaptées et répondant parfaitement aux besoins, tout en respectant le budget et en garantissant le meilleur prix.

Pour aller plus loin : http://www.atlon.ch ou frederic.matthey.doret@gmail.com

L’intranet comme solution pour votre entreprise

L’intranet aujourd’hui est la réponse à beaucoup de besoins dans les entreprises. L’utilisateur doit être placé au centre, organiser ses contenus autour de ceux-ci.

Partager

Il est essentiel de penser au-delà d’un ensemble de fonctionnalités et commencer à comprendre comment les réseaux sociaux peuvent aider à atteindre certains besoins essentiels, tels que tenir les employés au courant, décloisonner, augmenter la réutilisation de l’information ou encore trouver le bon interlocuteur avec la bonne information.

  • Le partage d’idées grâce à l’instauration d’un mur d’activité de l’utilisateur permettant simplement de suivre l’actualité importante de celui-ci ;
  • Le partage des contenus pour tous les utilisateurs du portail afin de faciliter les échanges documentaires entre personnes de l’entreprise en allouant un espace de stockage individualisé ;
    • La rationalisation des tâches courantes et la simplification des interfaces :
      • Dépôt des documents en «glisser-déposer» ;
      • Prévisualisation des contenus ;
      • Opérations courantes accessibles en 1 clic ;
      • Traitement de l’information ;
      • Suivi simple des droits d’accès ;
      • Partage ;
  • L’accessibilité de l’information devient primordiale dans un univers ou le collaborateur devient très mobile. La possibilité de décliner et optimiser son portail par outil (Tablette/PC/mobile).

Organiser

Aider les équipes à organiser leurs contenus afin qu’elles puissent travailler ensemble efficacement, tout en proposant une plateforme évolutive pour organiser et gérer l’information de l’entreprise suivant ses propres processus métiers et en permettant la centralisation des contenus en un point unique, est le défi d’un portail d’information. Il faut permettre :

  • La création d’espaces de travail en quelques clics ;
  • D’administrer simplement la partie fonctionnelle;
  • Gérer des permissions ;
  • Inviter les personnes à collaborer ;
  • Personnaliser les espaces et l’organisation des contenus (Plan de classement) ;
  • Partager des notes de séance au sein de l’espace ;
  • Intégration entre la messagerie et l’espace de travail afin d’offrir un suivi sur des courriers électroniques à l’ensemble d’une équipe ;
  • Gestion du suivi des tâches et le respect des délais ;
  • Possibilité d’inviter des intervenants extérieurs au processus ;
  • Gestion des cycles de vie des documents :
  • Versions ;
  • Archivages ;
  • flux de travail ;
  • Diffusion selon un workflow défini ;
  • Intégration avec la suite Office.

Trouver

Vous avez toujours besoin d’identifier des acteurs, d’aller à des réunions, de gérer des projets ou encore de répondre à des messages. Un intranet doit fournir un tissu d’informations qui nécessite d’être lié et de restituer aux collaborateurs au travers de fonctionnalités de recherche et d’espaces de discussions :

  • Trouvez les experts sur un sujet spécifique grâce à la recherche des personnes en permettant de regrouper les contributions par individu, par leurs spécialités ou encore au travers de l’organisation de l’Entreprise ;
  • Obtenez des résultats pertinents grâce au moteur de recherche unifié permettant de cibler les contenus suivant l’activité de l’utilisateur et de son écosystème ;
  • Naviguez aux travers d’interfaces plus ergonomiques et adaptées aux différents types de résultats ;
  • Profitez des espaces communautaires pour trouver les réponses à vos questions ou en poser de nouvelles.

Conclusion

Un portail doit permettre de concevoir et répondre aux besoins de collaboration en interne, avec des personnes identifiées extérieures à l’entreprise ou encore en mode public avec le site internet de l’entreprise grâce à des scénarios éprouvés.

Pour plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

La signature électronique permet l’optimisation de tous les processus administratifs

Lors de processus administratifs (courriers, formulaires sur Internet, etc.), cette question se pose chaque fois que la dernière étape reste à franchir: la signature. Une solution logicielle de signature électronique qui peut être utilisée avec la SuisseID permet une signature électronique qui est tout aussi simple, sûre et juridiquement valable que la signature manuscrite. De plus, le Conseil fédéral souhaite désormais simplifier l’utilisation de la signature électronique pour les personnes morales et les administrations afin de promouvoir encore plus les transactions commerciales électroniques.

Remplir un formulaire, un contrat, un courrier, mais l’imprimer ensuite sur papier pour le signer est encore pour beaucoup d’entreprises et de particuliers un détour fastidieux. Trop de bureaucratie représente un gros problème notamment pour les petites entreprises où les chefs effectuent eux-mêmes les tâches administratives ou les confient à des sociétés fiduciaires. Le Conseil fédéral a, en 2007, chiffré à 7 milliards de francs les pertes annuelles qui en résultent pour l’économie suisse. En Europe (y compris en Suisse), seulement 5 pour cent en moyenne des démarches administratives sont faites par voie électronique. Prenez un avantage concurrentiel en adoptant la signature électronique et les échanges électroniques.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

La facture électronique comme facteur d’optimisation pour les entreprises

Un processus de facturation entièrement électronique et conforme aux lois suisses vous libère de l’impression, de l’envoi, de la numérisation et de l’archivage. Parfaitement fiable et exempt d’erreur, le processus électronique est le gage d’économies durables sur les coûts de processus pour l’émetteur mais aussi pour le destinataire.

Les entreprises peuvent échanger des factures électroniques avec tous les partenaires. Les données livrées par l’émetteur de la facture sont pourvues de la signature électronique exigée par l’administration fiscale des contributions (AFC).

L’émetteur transmet les factures sous forme de fichier PDF/A à la plateforme. Les factures PDF/A sont pourvues d’une signature électronique. Cela vaut tant pour la conformité à la TVA suisse que pour tous les pays dans lesquels la signature électronique des factures PDF/A est valable sur le plan légal. Les factures PDF/A signées sont ensuite placées sur le portail d’où le destinataire peut les télécharger afin de pouvoir les utiliser et les traiter de manière électronique et confortable sans devoir les imprimer.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Digitech – Newsletter du mois de novembre

Le mot du directeur

En cette fin d’année 2013, nous vous proposons des nouveautés afin de vous accompagner dans vos défis. Nos solutions de gestion électronique de documents via nos différents produits se déclinent en offres métiers (immobilier, fiduciaire, avocat, commune, etc.) mais également en réponses transversales à des métiers (factures fournisseurs, courriers, RH, contrats, etc.) et ceci pour des organisations de 3 utilisateurs jusqu’à des besoins couvrants plusieurs centaines d’utilisateurs. Nos solutions vous permettront de ne pas douter de l’optimisation de vos tâches administratives quotidiennes tout en vous affranchissant du papier. N’attendez plus, rejoignez-nous et demandez des renseignements à nos équipes qui trouveront la solution qui convient à vos besoins et votre budget tout en vous démontrant un retour sur investissement en quelques mois.
Frédéric Matthey
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Comment optimiser vos tâches administratives au quotidien
Photocopies, fichiers, impressions, stockage, recherche, toujours plus de documents, toujours plus de fichiers, toujours plus de temps à retrouver les documents. Perte de temps, d’énergie et d’argent.
La gestion documentaire est une des clés de l’efficience dans une organisation. Elle permet d’offrir à l’ensemble des collaborateurs un accès simple aux documents de l’entreprise, conduisant à une mise en commun permettant d’améliorer l’organisation.
En permettant aux organisations de mieux maîtriser leurs informations en général, et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables. Les utilisateurs ne perdent plus de temps à retrouver les documents, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés et qu’ils disposent de la dernière version. Le Retour sur Investissement (ROI) d’un projet de GED bien mené et judicieusement ciblé se compte en semaines.
Plus d’informations : info@digitech-sa.ch
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AIRS_Box – La 1ère solution de gestion électronique de documents accessible pour tous
Pour gagner en compétitivité, en efficacité et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable. L’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel qu’AIRS_box est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. Nous vous proposons une solution Suisse adaptée à votre besoin au meilleur prix du marché. Disposez de cette solution chez vous en test gratuitement pendant 15 jours. Renseignements et demandes : info@digitech-sa.ch
Plus d’informations : info@digitech-sa.ch
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Passer à l’ère des courriers dématérialisés
Doc.Capture représente le moyen le plus rapide et le plus simple pour accélérer et rationaliser les processus de gestion de courriers ;
Doc.Capture et AIRS agissent directement sur la productivité en supprimant les tâches manuelles et traitent 100 % de vos courriers : papier, mails et autres documents ;
Doc.Capture est un des logiciels de capture les plus performants du marché et le meilleur garant des gains que vous recherchez.
Plus d’informations : info@digitech-sa.ch
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :

Le BPM pour optimiser le fonctionnement de son entreprise

Le BPM, qui signifie Business Process Management ou en français gestion des processus métier, permet non seulement de modéliser les processus d’une entreprise mais de les informatiser et de les optimiser.

Les dirigeants d’entreprises sont préoccupés par le manque d’agilité ou de flexibilité de leurs organisations, ou encore par l’augmentation des coûts et de la complexité des tâches. Toutes les organisations cherchent des solutions innovantes afin d’augmenter la  performance. L’approche processus est à la fois une stratégie d’entreprise et un puissant levier de gestion apportant de nouvelles solutions en s’attaquant directement au cœur des problèmes de performance.

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La bonne démarche BPM force l’entreprise à centrer ses processus sur la satisfaction des besoins et des exigences des parties prenantes. Il est nécessaire d’avoir un responsable de l’ensemble pour assurer la cohérence, la reproduction et le partage des connaissances et de l’intelligence acquise.

Afin d’arriver aux objectifs fixés, il est nécessaire de mettre en place une démarche adéquate et des outils pour que les entreprises bénéficient d’une stratégie d’affaires visant à améliorer la performance globale accompagnée d’un mécanisme assurant l’alignement de tous les processus de l’organisation, tout en ayant des tableaux de bord pour assurer la meilleure traçabilité, le pilotage de la performance et l’auditabilité de ceux-ci. Afin d’arriver à un résultat probant pouvant dépasser les espérances des chefs d’entreprise, il est souvent nécessaire de se faire accompagner par des spécialistes.

Un démarche itérative

La première étape consiste à analyser et modéliser la façon dont vous tentez actuellement d’atteindre vos objectifs. Une fois que vous aurez défini les indicateurs de performance, le travail d’optimisation des processus pourra commencer. Les indicateurs permettront de mesurer le progrès.

Dans la démarche d’amélioration continue, le principe est de travailler pas à pas plutôt qu’en déclenchant une grande révolution de l’ensemble de vos processus. En débutant avec un projet simple, vous verrez rapidement les premiers résultats. Cette étape permettra d’avoir un résultat suffisant pour prouver l’intérêt de la mise en place d’une solution BPM.

Il est important de bien préparer le premier processus métier sur lequel se pencher. Il doit traiter en détails l’ampleur et les objectifs de la mise en place de la solution BPM. Il faut définir ensuite une planification et un délai raisonnable pour chaque phase du projet.

Une fois la solution BPM implémentée, il est important que les premiers effets soient rapidement visibles. L’objectif est donc d’obtenir des résultats tangibles qui puissent être montrés à l’ensemble de l’organisation pour développer les processus suivants en se basant sur les succès du premier.

Afin de toujours garder le cap et de respecter l’objectif final, il est primordial d’analyser les résultats à chaque étape de votre projet. A l’aide de tableaux de bord, il faut pouvoir mesurer et piloter votre projet afin d’ajuster les modèles si nécessaire.

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Conclusion

L’entreprise doit sans cesse réfléchir à l’optimisation de la chaîne de valeur. Afin d’assurer cette évolution, chaque organisation doit se doter de solutions capables de représenter facilement et en toute cohérence l’organisation de l’entreprise, mais également de maîtriser les processus et de les appliquer. L’optimisation du Système de Management de la Qualité passe par une vision claire et précise des processus et procédures de l’entreprise.

Afin de maîtriser ses processus et de mettre en place une démarche d’amélioration continue, il est nécessaire de se lancer dans un projet BPM qui consistera à modéliser et optimiser vos processus métier tels que : RH, Achats, Ventes, Qualité, Helpdesk, etc. En plus de la modélisation, les solutions informatiques proposées vous permettront de construire l’automatisation et le pilotage de vos processus simplement.

Frédéric Matthey et son entreprise M&H Atlon Services ont pour Mission d’aider les entreprises et les administrations à exploiter le plein potentiel de leurs processus, acquérir de nouvelles compétences sur des outils BPM et mettre en place des programmes d’amélioration de la performance dans chaque unité opérationnelle.

Pour aller plus loin : http://www.atlon.ch ou frederic.matthey.doret@gmail.com