Comment optimiser les processus de manière simple et efficace

La méthode présentée permet d’obtenir des résultats tangibles de manière rapide et avec un investissement moindre. La méthode repose sur l’organisation, la méthode et les outils.

L’organisation consiste à mettre en place un ou plusieurs groupes de travail qui vont se pencher sur les processus à améliorer. Un comité au niveau de la direction assure la convergence des travaux.

La méthode consiste à s’imposer un résultat en fixant un temps limité, ce qui nécessite de planifier chaque séance avec les travaux à faire et les résultats à attendre de chacune des réunions.

La boîte à outils contient les outils qui permettent de développer la créativité, d’aider à la décision, à la consignation de résultat notamment.

Les réunions de travail vont permettre de définir le processus (finalité de celui-ci, le client du processus, le début et la fin de celui-ci, les éléments entrants et sortants, etc.), d’identifier les dysfonctionnements (critère de choix, temps de traitement, personnes impliquées, etc.), de reconstruire le processus (acteurs, actions, informations transmises, etc.), et pour finir la quatrième et dernière phase, de proposer les améliorations (comparaison du processus existant et du processus reconstruit afin d’identifier les différents gains possibles).

La démarche en quatre phases permet d’obtenir des résultats rapides et mesurables en limitant les efforts. Parmi les difficultés à surmonter, c’est bien sûr la peur du changement, mais grâce à l’implication des groupes de travail et une communication adaptée, cette démarche collaborative permet de surmonter cet obstacle.

Il est également extrêmement important de conserver les quatre phases dans le sens proposé et de ne pas céder à la tentation de vouloir directement traiter les dysfonctionnements  ou les améliorations. Souvent court-circuiter une phase ou l’autre ne permet pas d’arriver au terme de la démarche, et ne permet pas d’obtenir de résultat.

Plus d’informations : http://www.atlon.chinfo@atlon.ch

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