Comment optimiser les processus de manière simple et efficace

La méthode présentée permet d’obtenir des résultats tangibles de manière rapide et avec un investissement moindre. La méthode repose sur l’organisation, la méthode et les outils.

L’organisation consiste à mettre en place un ou plusieurs groupes de travail qui vont se pencher sur les processus à améliorer. Un comité au niveau de la direction assure la convergence des travaux.

La méthode consiste à s’imposer un résultat en fixant un temps limité, ce qui nécessite de planifier chaque séance avec les travaux à faire et les résultats à attendre de chacune des réunions.

La boîte à outils contient les outils qui permettent de développer la créativité, d’aider à la décision, à la consignation de résultat notamment.

Les réunions de travail vont permettre de définir le processus (finalité de celui-ci, le client du processus, le début et la fin de celui-ci, les éléments entrants et sortants, etc.), d’identifier les dysfonctionnements (critère de choix, temps de traitement, personnes impliquées, etc.), de reconstruire le processus (acteurs, actions, informations transmises, etc.), et pour finir la quatrième et dernière phase, de proposer les améliorations (comparaison du processus existant et du processus reconstruit afin d’identifier les différents gains possibles).

La démarche en quatre phases permet d’obtenir des résultats rapides et mesurables en limitant les efforts. Parmi les difficultés à surmonter, c’est bien sûr la peur du changement, mais grâce à l’implication des groupes de travail et une communication adaptée, cette démarche collaborative permet de surmonter cet obstacle.

Il est également extrêmement important de conserver les quatre phases dans le sens proposé et de ne pas céder à la tentation de vouloir directement traiter les dysfonctionnements  ou les améliorations. Souvent court-circuiter une phase ou l’autre ne permet pas d’arriver au terme de la démarche, et ne permet pas d’obtenir de résultat.

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L’optimisation de la chaîne de traitement des factures fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs nécessite une organisation et un traitement manuel important. De la réception d’une facture jusqu’à son règlement, les services concernés passent un temps conséquent à extraire les données et à les saisir dans leurs systèmes d’information, à transporter et à faire circuler la facture dans l’organisation, à la copier et la classer dans des classeurs, et souvent à déplacer toutes les années les classeurs des anciennes années à d’autres endroits pour enfin détruire les documents après 10 ans.

Tous ces traitements et toutes ces tâches ont un coût. Ce montant est souvent sous-estimé dans les entreprises, mais selon des études européennes et également américaines, le coût de traitement d’une facture dès son arrivée dans l’entreprise est de CHF 15.- à CHF 20.-. Si l’entreprise reçoit 10’000 factures fournisseurs par an, nous comprenons vite qu’il faut chercher des solutions pour pouvoir optimiser ce processus.

Les solutions

Il faut pouvoir mettre en place une chaîne de numérisation dès l’entrée du courrier. Selon les volumes, cette numérisation pourra être faite soit par un appareil «  copieur multifonction », soit par un scanner de production dédié.

Une fois la numérisation faite, il faut extraire automatiquement toutes les données essentielles (nom du fournisseur, numéro de facture, date, montants, TVA, N°BVR, etc.), contrôler les éléments reconnus et éventuellement les enrichir avant de les transmettre à votre système de gestion électronique de documents qui permettra de les faire circuler électroniquement dans votre entreprise selon votre processus de validation tout en étant interconnecté à votre programme comptable ou ERP. La dernière étape est le système d’archivage, souvent un module de votre gestion électronique de documents, qui vous permettra de conserver les pièces comptables selon la loi Suisse et vous permettra de détruire vos documents papiers.

Les avantages

La mise en place complète d’un système vous permettra :

  • Des économies conséquentes grâce à une diminution du nombre de tâches manuelles ;
  • Une amélioration dans la précision des informations et la réduction des erreurs par rapport à la saisie manuelle ;
  • La numérisation de la facture dès sa réception pour permettre son archivage électronique et donc un gain de place important ;
  • Un suivi et des tableaux de bord pour piloter ce processus de manière efficace ;
  • De ne plus perdre des factures dans l’entreprise ;
  • D’avoir une gestion des délais de traitement et de validation des factures ;
  • D’avoir un retour sur investissement rapide et quantifiable ;

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L’externalisation de vos développements

Tirer parti des avantages de l’externalisation du développement informatique constitue un levier considérable pour les entreprises désireuses de consolider leurs marges en réduisant leurs coûts. La mise en place d’une sous-traitance informatique est un processus qui doit absolument être maîtrisé pour générer de réels gains, et de façon pérenne. Cette démarche proposée par Atlon le positionne comme le partenaire idéal pour tous vos développements logiciels et services IT.

Atlon vous propose une méthode qui va beaucoup plus loin que les autres prestataires classiques, en vous proposant une série d’outils uniques permettant aux clients un suivi au jour le jour de l’évolution des prestations, des délais, des livrables, des tests. Avec cette solution, un gain important est réalisé sur la vitesse de réalisation, donc sur le prix, mais également sur la qualité afin que les livrables correspondent précisément à la commande.

Sans titre

Grâce à nos outils et nos méthodes, vous bénéficiez d’une baisse des coûts très significative. L’économie réalisée peut atteindre 50% par rapport aux développements classiques.

La réduction des coûts ne doit pas engendrer une baisse de la qualité des produits livrés. C’est pourquoi nos outils et nos méthodes apportent toutes les garanties aux exigences qualitatives.

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Nouvelles fonctionnalités CLX.Box – juillet 2013

La CLX.Box – encore plus confortable et plus flexible 
Recherche de texte intégral

Avec la recherche de texte intégral, vous trouvez des documents dans l’archive sélectionnée selon le contenu du texte que vous spécifiez. Ainsi, vous pouvez accéder le contenu du document en plus des attributs de recherches existants, à condition que ce contenu est intégré dans le document avant qu’il soit traité par la CLX.Box. Avec cette version de mise à jour, la recherche de texte intégral inclus les documents aux formats PDF, Word, Excel et XML.

Envoi de données de facturation au système e-facture de PostFinance

Vous souhaitez utiliser le système e-facture de PostFinance pour vos données de facturation numériques ? A partir de maintenant la CLX.Box vous permet d’utiliser cette possibilité. La transmission de données yellowbill ne nécessite pas  de compte chez Postfinance, car  vos données sont envoyées via l’itinérance à votre adresse e-banking.

Export et import de la configuration d’archive

Pour la sauvegarde externe de votre fichier de configuration existant, vous pouvez exporter celui-ci et le déposer sur un support de données externe. Si vous prenez une seconde CLX.Box en service, vous avez la possibilité d’importer une configuration existante. Cela vous permet d’économiser du temps.

Export et import des données d’archive

La fonction d’exportation vous permet d’extraire une sélection de documents dans des zones d’archives ou des mandants et de les sauvegarder dans un support de données externe. Le protocole d’enregistrement de documents est également exporté pour assurer que les données respectent la législation suisse.  La fonction d’exportation fonctionne en arrière-plan de sorte que la CLX.Box peut traiter des documents en même temps.
Avec la fonction d’importation vous pouvez insérer un dépôt de documents spécifique dans une autre CLX.Box. Les scénarios suivants sont probables: Le dépôt de documents d’un mandant doit être supprimé d’une CLX.Box et remi dans une autre CLX.Box. Le dépôt de documents d’une zone d’archive d’un mandant doit être migré dans un autre mandant existant d’une autre CLX.Box, car une entreprise a été repris par une autre.

Ces nouvelles fonctionnalités permettent une plus grande flexibilité de la CLX.Box.

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Pourquoi passer à la facture électronique

La facture électronique est bien plus qu’un simple PDF signé. Il est possible d’utiliser un outil de signature, un certificat et une boîte mail pour en émettre ; cela fonctionne avec deux limites : la productivité du processus de facturation risque d’être dégradée et des clients peuvent ne pas se satisfaire d’un simple PDF. Par ailleurs, des mails peuvent se perdre ou être perdus par vos clients : la plupart vont régulièrement vous demander de renvoyer les factures.

Il est donc préférable de recourir aux services d’un opérateur qui fournira un service complet de mise à disposition et de transformation. Cette solution s’intègre facilement dans votre organisation.

La facture électronique est un sujet simple, qui est mis en œuvre généralement par les utilisateurs et qui vous permettra d’être opérationnel sans passer par un projet lourd et consommateur de temps.

Passer du papier au PDF est un changement majeur, non seulement pour vous mais également pour vos clients qui accéderont à un fichier électronique en lieu et place d’un document venant par la Poste. Les bénéfices de la facture électronique sont alors partagés par vous et vos clients : pour vous, plus de logistique, de mise sous plis, etc., pour vos clients, plus de réception et de traitement papier des factures. La facture est numérique et pourra circuler avec un workflow dans l’entreprise client.

Après la signature de vos documents, vous pouvez les archiver sans autre grâce aux solutions Digitech qui vous permettront non seulement de conserver légalement vos factures mais également de les transférer à vos clients qui pourront aussi les conserver dans le système Digitech tout en bénéficiant de la solution de workflow pour approuver les factures et assurer le suivi et la gestion des délais.

Remplacer une facture papier par une facture électronique permet des économies réelles. Pour assurer un Retour sur Investissement encore plus rapide, il faut coupler la solution à un système complet de gestion électronique de documents.

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Piloter son entreprise par la gestion électronique de documents

La gestion électronique de documents n’est pas simplement un outil de gestion documentaire. Elle peut remplir des fonctions bien plus larges en tant qu’outil de pilotage d’une entreprise.  Dans un contexte économique de plus en plus compétitif, il devient nécessaire d’avoir des outils d’optimisation des traitements des processus administratifs opérationnels des entreprises.

Dans de nombreuses entreprises, il est parfois difficile de disposer rapidement d’information et de documents concernant l’activité de la société. Il est également difficile d’obtenir des indicateurs sur l’activité des différents services, ou de diagnostiquer les sources de blocage ou de rétention d’information.

Dans ce contexte, les outils tels que la gestion électronique de documents sont devenus des plateformes avancées de collaboration et de pilotage d’activité.

La gestion électronique de documents permet de tracer ou de retracer la manière dont a été géré un dossier, mais aussi de disposer des statistiques sur les temps de traitements et sur les acteurs et collaborateurs qui ont été amenés à le gérer. La GED couplée à un BPM (Business Process Management) adapté devient un véritable tableau de bord vous permettant de suivre et de piloter les performances de l’entreprise. Enfin, les outils de GED sont aussi un moyen de mesurer la qualité du service rendu, en offrant des statistiques sur les temps de traitements des demandes de vos clients.

Bien plus qu’une simple solution informatique, la souplesse et la facilité d’utilisation de votre outil de GED vous permettent de disposer d’un outil du suivi et de gestion de votre entreprise.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

Comment gérer vos documents de manière moderne, simple, efficace en toute sécurité

La gestion classique des documents n’est plus en mesure de faire face aux défis actuels des entreprises et des administrations. Les organisations doivent pouvoir traiter, gérer et sécuriser leurs informations et leurs documents de manière simple et efficace afin de se concentrer sur le cœur de leurs activités.

Pour répondre à ce défi, les systèmes de gestion électronique de documents modernes prennent le relai sur la gestion classique des documents ou les anciens systèmes d’archivage électronique.

Dans les organisations, que le document soit papier ou numérique, il est la source principale d’information et de connaissance. Il ne suffit plus de le classer, mais il faut aujourd’hui le gérer pour le valoriser et travailler efficacement avec celui-ci.

Des études montrent que chaque jour, chaque collaboratrice et collaborateur administratif passe près d’une heure à rechercher des informations, ce qui est une perte de temps et de productivité pour une organisation.

Avoir une parfaite maîtrise de ses documents est devenu aujourd’hui un facteur clé de succès pour les entreprises. C’est pour cela que Digitech œuvre depuis plus de 20 ans dans ce secteur. Digitech innove chaque année afin que les organisations qui utilisent AIRS gagnent en efficacité.

AIRS n’est pas un simple système d’archivage électronique, il va beaucoup plus loin. AIRS permet de faire face aux flux d’informations qui ne cessent de croitre et de se complexifier en permettant de les traiter, d’aiguiller les documents, de tracer, d’archiver, de sécuriser, de retrouver simplement l’information. AIRS permet donc de couvrir tout le cycle de vie des documents. De plus, cette solution s’intègre très simplement dans l’informatique et le système d’information des entreprises tout en permettant d’avoir un coût d’exploitation très faible.

Aujourd’hui, Digitech avec sa solution AIRS, est le partenaire pour construire votre système de gestion électronique de documents. Vous trouverez des interlocuteurs qui pourront vous conseiller, mettre en place une gouvernance sur vos documents et réaliser une implémentation réussie d’une solution qui vous permettra d’optimiser vos processus documentaires.

Plus d’informations : frederic.matthey@digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

La gestion électronique de documents: outil spécifique pour votre métier

Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour toutes les organisations. L’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documentsDigitech dispose d’une solution pour toutes les tailles de sociétés et pour les différents métiers à un prix très avantageux. Voici 4 solutions parmi les nombreuses proposées par Digitech.

AIRS.Fiduciaire – La solution pour la gestion des documents des fiduciaires

Les fiduciaires sont largement équipées de systèmes comptables, mais aujourd’hui une fiduciaire doit de plus en plus apporter des solutions à ses collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des pièces relatives à un client (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une fiduciaire. Pour vous faciliter la vie, Digitech a donc inventé AIRS.Fiduciaire.
AIRS.Fiduciaire est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les fiduciaires. AIRS.Fiduciaire vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.
AIRS.Fiduciaire apporte une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans votre entreprise dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux clients (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Les régies immobilières sont largement équipées de systèmes de gestion, mais aujourd’hui une régie immobilière doit de plus en plus apporter des solutions à ses collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des documents liés à un objet  (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une régie immobilière, et pour vous faciliter la vie,Digitech a donc inventé AIRS.Immob.
AIRS.Immob vous permet de classer sous forme de dossiers vos documents selon vos objets (immeuble, appartement, chauffage, parking, etc.), selon les types de documents (baux, états locatifs, commandes, factures, correspondances, etc.) et selon d’autres critères à paramétrer.  AIRS.Immob vous permet de faire circuler rapidement vos documents électroniques dans la régie, de gérer les délais de traitement, d’archiver vos documents afin de gagner en efficacité et en compétitivité.
Optimisez le traitement de vos documents grâce à la gestion électronique de documents
AIRS.Immob est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les régies immobilières. AIRS.Immob vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers objets.
AIRS.Immob apporte une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans votre entreprise dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux clients (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.
Plus d’information : info@digitech-sa.ch

AIRS.Avocat – La solution pour la gestion des documents des cabinets d’avocats

Les cabinets d’avocats sont souvent équipés de systèmes de Gestion pour le Cabinet (facturation, temps passé, etc.), mais aujourd’hui un cabinet doit de plus en plus apporter des solutions aux collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des pièces relatives à une affaire (emails, courriers, FAX, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une étude d’avocats et pour vous faciliter la vie, Digitech a donc inventé AIRS.Avocat.
L’avocat peut gérer l’ensemble de ses affaires dans une « armoire électronique » par client, par mandat tout en pouvant classer par date et en catégorisant chaque document en fonction des types et en fonction des délais de traitement avec une gestion des rappels et une distribution des documents et des tâches liées aux documents.
Optimisez le traitement de vos documents grâce à la gestion électronique de documents
AIRS.Avocat est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les études d’avocats. AIRS.Avocat vous permet de gérer vos documents sous forme de dossiers clients.
AIRS.Avocat apporte une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans une étude d’avocats dans le but de mieux gérer l’ensemble des pièces relatives aux affaires (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.
Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

AIRS.Commune – La solution pour la gestion des documents des communes

Les communes sont équipées de systèmes de Gestion pour les finances publiques, pour l’état civil, pour la gestion du bureau communal, mais aujourd’hui une commune doit de plus en plus apporter des solutions aux collaborateurs pour mieux gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Une solution de gestion électronique de documents (GED) devient une nécessité pour une commune de n’importe quelle taille. Pour vous faciliter la vie, Digitech a donc inventé AIRS.Commune.
Les collaborateurs communaux et les élus peuvent gérer l’ensemble des documents et courriers dans une « armoire électronique », par affaire ou par projet tout en pouvant classer par date et en catégorisant chaque document en fonction des types et en fonction des délais de traitement avec une gestion des rappels et une distribution des documents, et des tâches liées aux documents.
Optimisez le traitement de vos documents grâce à la gestion électronique de documents
AIRS.Commune est une solution qui permet de classer, d’archiver, de distribuer et de partager des documents de tout type pour les communes.
AIRS.Commune apporte une solution simple, ergonomique et puissante à l’ensemble des personnes travaillant dans une commune dans le but de mieux gérer l’ensemble des documents (emails, courriers, fax, documents Office, etc.). Les courriers entrants sont numérisés, classés et distribués en quelques clics, la gestion des délais se fait en un coup d’œil, les documents émis sont insérés simplement afin de constituer un dossier électronique complet qui permet un travail souple et efficace de tous.
Plus d’informations : info@digitech-sa.ch
  
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