Le stockage des documents sous forme papier est un problème majeur pour les entreprises et les administrations

Le stockage des données physiques reste encore problématique dans la plupart des sociétés et les expose à d’importants risques de perte ou de fuite d’informations de valeur.

Au delà du simple archivage des documents, le passage au numérique en mettant en place un système de gestion électronique de documents permet d’aller beaucoup plus loin. Il permet en plus de pouvoir se passer du papier conformément à la loi Suisse, de gagner en efficacité et en qualité par des fonctionnalités telles que la distribution électronique, le suivi, la gestion des délais, la traçabilité, le reporting, les alertes sur des documents et des dossiers, le partage et la mutualisation de l’information, la sécurisation de l’information, le versionning des documents émis, la consolidation des documents papier, mails, lettres, rapports, etc., dans un seul container d’information centralisé.

Aujourd’hui, le défi est de taille. Il faut aider les organisations à faire le pas, ce qui leur permettra de sécuriser les informations, de gagner en efficacité afin de se concentrer sur le cœur métier et de réduire les coûts.

Les chefs d’entreprises et les responsables des archives sont inquiets car 58 % des sociétés stockent leurs archives papier dans un lieu central situé dans les murs de leurs entreprises, ce qui pose des problèmes de sécurité, de pérennité et de vulnérabilité, sans parler de la place perdue qui a un coût et qui empêche certaines entreprises de grandir sur un même lieu.

49 % gardent leurs archives papier dans des caissons ou  dans les tiroirs de leurs bureaux. Cette manière de classer pose des problèmes lors de la recherche d’informations qui peut durer plusieurs minutes, voire plusieurs heures, ce qui rend inefficace les entreprises.

49 % des entreprises estiment que leur système de stockage ou d’archivage des données est saturé ; donc plus de place et un archivage anarchique est fait, ce qui déstructure les dossiers.

38 % des entreprises pensent que le défaut d’accès à certaines informations nuit à la qualité de service rendu par leurs équipes aux clients ;

30 % des managers européens échangent encore avec leurs clients par le biais du papier, ce qui induit une perte de temps, d’efficacité et de réactivité dans un monde qui va de plus en plus vite. Ceci induit un déficit important face à la concurrence.

Pour relever l’ensemble de ces défis, Digitech vous aide en vous apportant son expertise, ses méthodes et ses solutions éprouvées depuis plus de 20 ans.

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

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