L’optimisation des processus documentaires comme facteur d’avantage concurrentiel

Les processus documentaires ont un impact significatif sur la performance, la rentabilité et la capacité des organisations à répondre aux besoins de leurs clients. Lors de projets de gestion électronique de documents, les organisations attendent des gains tangibles et opérationnels. La mise en place de solutions adaptées et une méthodologie adaptée permettent de répondre aux attentes des administrations et des entreprises de toute taille.

Les gains obtenus sont divers mais significatifs selon les décideurs ayant fait le pas. On peut noter entre autre :

  • L’amélioration de la traçabilité ;
  • Un gain de temps dans la distribution des documents ;
  • L’accélération de l’ensemble des processus liés ;
  • Trouver facilement l’information ;
  • Pouvoir contrôler tout le cycle de vie des documents ;
  • Suivre les circuits d’approbation ;
  • Uniformiser l’ensemble des documents électroniques et papier de l’organisation ;
  • Avoir des tableaux de bord et un suivi précis  de l’évolution de l’information dans l’entreprise ;
  • Pouvoir faire plus avec la même quantité de ressources ;
  • L’amélioration de la maîtrise et le respect des délais de réponse ;
  • Le partage des documents ;
  • La sécurisation de l’information.

D’autres avantages peuvent s’ajouter à la liste selon le contexte de l’organisation. Il est à noter qu’un projet de gestion électronique de documents bien mené apporte un retour sur investissement presque immédiat pour toute organisation qui met en œuvre les bons outils et la bonne démarche.

Les organisations attendent donc d’une solution de gestion des processus documentaires en priorité :

  • De pouvoir rechercher, consulter, travailler l’information ;
  • De pouvoir acquérir et classer simplement les documents ;
  • De pouvoir distribuer selon les processus métier les documents ;
  • De pouvoir archiver les documents conformément à la loi et détruire les documents papiers.

Pour conclure, l’optimisation des processus est un enjeu stratégique pour toutes organisations qui souhaitent être plus performantes. L’optimisation des processus documentaires permet aux entreprises et aux administrations d’aller plus vite, avec une meilleure qualité.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

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