L’archivage légal pour supprimer le papier dans les entreprises

Offre avantageuse pour les 20 ans de Digitech Suisse
La solution avec deux gammes différentes (PME et grands comptes) permet un équipement simple,facile et avantageux pour tous. Un retour sur investissement très rapide est facilement démontrable. L’offre anniversaire de Digitech comprend l’équipement, la mise en place et la formation avec une remise. Profitez de cette offre jusqu’au 4 juin 2013, jour des 20 ans de Digitech. Demandez des informations, de la documentation ou une présentation à nos spécialistes :info@digitech-sa.ch
 
La CLX.Box et Digitech 
La CLX.Box complète l’offre de Digitech afin de proposer une chaîne de traitement documentaire de bout en bout pour tous les clients traitant de quelques dizaines de documents jusqu’à plusieurs millions de documents afin d’avoir un gain important en termes de productivité et de qualité, ainsi qu’un retour sur investissement très rapide. Digitech est partenaire de distribution et d’implémentation de la CLX.Box afin de proposer une solution attractive permettant d’améliorer efficacement la gestion des documents au sein des entreprises et de supprimer le papier.
La solution ne nécessite pas la mise en place d’une gestion électronique de documents, elle peut simplement compléter l’ERP afin d’archiver de manière conforme les factures générées. Elle s’installe très facilement et est utilisable directement. Son coût avantageux fait que toute entreprise peut l’acquérir. Pas besoin de se soucier du matériel, la boîte est livrée de manière complète (matériel, logiciel, certificat) et s’intègre sans problème sur tout réseau.
Voilà tout ce que la CLX.Box peut faire pour vous !
La CLX.Box signe et archive toutes vos factures et  tous vos documents commerciaux. Sous forme numérique, et en conformité aux dispositions légales suisses (Olico, Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, et l’OeIDI, Ordonnance concernant les données et informations électroniques). La CLX.Box fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation, et des sauvegardes automatisées internes et sur réseau protègent vos documents archivés pour les décennies à venir. La fonction de recherche permet de retrouver les documents souhaités dans les secteurs d’archives en quelques clics. La liaison et l’intégration dans tout système (ERP, CRM, GED, etc.) se font très facilement et de manière non intrusive. La CLX.Box répond parfaitement aux exigences d’entreprises modernes à un prix avantageux dans le plus grand respect des normes et lois suisses.
  
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Le BPM: Outil permettant de faciliter l’organisation du management par la qualité

Toute entreprise devrait être organisée autour de processus afin de conduire son entreprise par un management par la qualité. Le BPM permet de les modéliser, de publier cette description et de développer les applications qui les automatiseront.

Un projet BPM est un projet stratégique. La définition d’une stratégie centrée processus et non plus fonctionnelle permet, lorsque celle-ci est bien menée, de modéliser les processus et les sous processus, de les mesurer, de les piloter et de mettre en place une stratégie d’optimisation de ceux-ci, par une amélioration continue.

Le BPM peut être associé à la notion de flexibilité et d’agilité. Le BPM permet de s’adapter de manière simple, rapide et efficace aux processus de l’entreprise qui doivent s’adapter sans cesse à la nouvelle donne dans un contexte de plus en plus globalisé et concurrentiel. L’approche processus par un outil de BPM permet d’affronter les défis de l’entreprise d’aujourd’hui et de demain et ceci de manière économiquement rentable.

Un projet BPM implique une étroite communication dans l’entreprise, entre les personnes en charge du projet, la direction, les chefs de service et les acteurs des processus.

Ce type de projet devient incontournable pour toutes les entreprises et administrations. Tout est processus, et si nous descendons dans les sous processus, nous retrouvons des exemples concrets tels que : une demande de renseignements, une demande de congé, un processus d’embauche, une activité du service après-vente, un chaîne logistique, une fabrication, etc. Le nombre d’activités est très important dans une société et il est nécessaire de pouvoir uniformiser, suivre et piloter ces activités. Dans ce sens, il devient nécessaire de mettre en place des outils BPM.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Le BPM pourquoi faire ?

La gestion des processus métier ou BPM (Business Process Management) est un moyen qui permet de modéliser les processus composant l’activité de votre organisation et d’en automatiser l’exécution dans le but de les optimiser. De manière concrète, le BPM consiste à modéliser, simuler et automatiser un ensemble d’activités afin de simplifier les interactions humaines qui les composent tout en orchestrant les échanges de données qui y sont liées avec les autres applicatifs du système d’information (ERP, CRM, base de données etc.).

La mise en place d’un outil BPM vous permet de garantir que les procédures standard sont définies et mises en œuvre pour les activités quotidiennes, et vous simplifie la gestion de toutes les ressources clés de votre organisation.

Des processus optimisés se traduiront rapidement par des coûts allégés, une efficacité accrue et des délais de mise en réalisation raccourcis. Le BPM garantit la notification en temps réel des acteurs clés d’un processus, l’accès aux ressources dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail. Ceci permet également d’avoir des outils de suivi et de statistique pour piloter efficacement son organisation et tracer l’ensemble des actions afin de garantir la qualité.

Une solution de BPM sera exploitée de manière différente d’une entreprise à l’autre, selon les besoins. La solution peut permettre de définir et suivre l’activité d’une ligne de production ou d’assemblage, d’assurer le suivi administratif des commandes et la relation avec les fournisseurs, d’établir la demande d’un devis en ligne, l’ouverture d’un compte, le suivi d’une réparation ou d’une commande, un formulaire de demande de congé pour un collaborateur, la procédure d’accueil d’un nouveau collaborateur ou même le suivi d’une activité de support ou de hotline. Ce ne sont que quelques exemples de réalisation.

Le retour sur investissement d’un projet BPM est rapide. Il est simple de démontrer l’efficacité, le confort ainsi que les gains d’un projet BPM dans tout type d’entreprise. Pour initier un projet BPM, rien de plus simple, vous identifiez un processus, il sera modélisé, automatisé si possible et vous permettra de gagner un temps précieux en optimisant votre suivi, votre traçabilité et donc votre qualité de travail.

Plus d’information : frederic.matthey.doret@gmail.com

La facture électronique en Suisse

En Suisse, plus de 600 millions de factures sont émises chaque année. Ces factures doivent respecter des normes et surtout des lois. Le code des obligations, l’Olico, la LTVA, l’OTVA et l’OelDI dictent les obligations, la forme, les durées de conservation, la sécurité, entre autre. Ces éléments permettent de passer aujourd’hui à la facture électronique qui a de nombreux avantages. Pour que celle-ci soit conforme à la loi, elle doit permettre d’identifier l’émetteur de la facture et des données (signature électronique), garantir l’intégrité des données (signature électronique), idéalement, les données sont mises à disposition de façon structurée et peuvent être traitées dans le système du destinataire en complément à un fichier PDF.

La facture électronique permet d’échanger de manière fluide et automatique les documents et les données sans devoir passer par des chaines logistiques coûteuses en temps et en argent qui dans la plupart du temps provoquent également une perte d’information entre les organisations.

Les avantages pour le passage à la facture électronique sont nombreux et peuvent être notamment pour les émetteurs :

  • Réduction des frais de port et de matériel ;
  • Economies relatives aux processus Mise sous pli et envoi ;
  • Archivage et recherche ;
  • Réception précoce du paiement ;
  • Avantage face à la concurrence ;
    • Fidélisation de la clientèle

Les avantages pour les destinataires sont entre autre :

  • Economies relatives aux processus de réception ;
    • Contrôle ;
    • Enregistrement automatique ;
  • Archivage et recherche ;
  • Meilleurs taux d’escompte grâce à une exécution accélérée ;
  • Moins d’espace d’archivage ;
  • Processus de meilleure qualité grâce l’amélioration de la gestion, de la standardisation.

Pour les deux partenaires, la réduction des coûts est très importante, le temps passé à l’envoi, la réception, la saisie, le transport peut être attribué à d’autres tâches, ce qui rend les projets de factures électroniques très avantageux et avec un retour sur investissement très rapide.

Plus d’informations : frederic.matthey@digitech-sa.ch

Le management par les processus

Les préoccupations des dirigeants se centrent de plus en plus sur l’optimisation des processus (rendre son organisation agile), mais également  sur rendre son entreprise plus transparente, plus performante et plus innovante afin de pouvoir créer de la valeur et développer son organisation pour mieux répondre aux défis futurs.

L’approche processus, aussi bien à un niveau de management qu’à un niveau d’exécution, est un socle indispensable pour affronter les défis des sociétés d’aujourd’hui et de demain. Elle permet de mettre à plat le fonctionnement de l’organisation, apportant à la fois transparence et moyens d’identification des potentiels d’amélioration. Elle permet de mettre en place des dispositifs d’industrialisation afin de mieux répondre aux besoins internes, mais également aux besoins des clients et des fournisseurs.

L’approche processus doit pouvoir évoluer dans un contexte où la performance et la concurrence sont de plus en plus marquées, ce qui est particulièrement vrai dans nos économies occidentales où le coût du travail est élevé. Cette approche doit mettre également en avant le processus d’innovation permanente où le rôle du collaborateur, dans sa capacité à devenir un acteur influant et non plus simplement exécutant, est crucial.

Pour relever ces défis, il est primordial de définir les objectifs associés à une démarche « Management par les processus». Il faut tout d’abord s’assurer que les processus sont alignés avec la stratégie de l’entreprise, il faut pouvoir mesurer ces processus  et mettre en place un plan d’amélioration continue pour les rendre plus efficaces. La démarche devant être acceptée de tous, il faut prévoir la remontée d’informations de la part de tous les acteurs des processus afin d’identifier d’éventuels dysfonctionnements ou simplement pouvoir prendre en compte des suggestions d’amélioration. Ces quelques éléments couplés à d’autres permettront de diffuser aux travers de votre organisation la culture de l’excellence opérationnelle, du progrès continu et de l’innovation.

La mise en place de ces pratiques est facilitée par des solutions BPM qui permettent à toute entreprise, grande ou petite, de rationaliser la gestion de ses activités avec, à la clé, une amélioration de l’efficacité, une augmentation de la performance et une meilleure flexibilité.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Le traitement de la factures fournisseurs

En tant que société, vous recevez un nombre important de factures de vos fournisseurs.

  • Digitech vous propose des solutions pour numériser vos factures fournisseurs ;
  • Nos solutions conçues à cet effet garantissent une qualité optimale ;
  • La numérisation n’est que le premier maillon de la chaîne de traitement et sert à saisir les factures ;
  • La solution englobe les processus de traitement des factures fournisseurs (papiers comme électroniques) afin de les valider selon le processus interne à l’organisation ;
  • La facture numérisée pourvue d’élément de preuve conforme à la législation permet une suppression totale du papier.

La plateforme AIRS est un véritable gain pour traiter l’ensemble de vos documents dans l’entreprise. En outre Digitech propose également des services de numérisation via des partenaires.

Et les échanges et factures électroniques

La plateforme AIRS accueille les documents électroniques livrés par l’émetteur. La facture est convertie en PDF/A si ce n’est pas son format. Cette facture est pourvue également de la signature électronique exigée par l’administration fiscale des contributions. La facture est conservée sur la plateforme AIRS conformément aux exigences légales afin de l’archiver durant 10 ans conformément à la loi. Les données structurées peuvent également être conservées et transmises afin de faciliter les échanges électroniques entre clients et fournisseurs.

Le document et ses données sont transmis aux destinataires dans le format électronique PDF/A comportant une signature électronique et avec ses données structurées si existantes.

La procédure est aussi simple pour l’émetteur que pour le destinataire, le gain est important pour les deux parties qui peuvent ainsi se concentrer sur leurs cœurs de métiers et pas sur les flux logistiques papiers d’échanges coûteux en ressources.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

L’optimisation des processus documentaires comme facteur d’avantage concurrentiel

Les processus documentaires ont un impact significatif sur la performance, la rentabilité et la capacité des organisations à répondre aux besoins de leurs clients. Lors de projets de gestion électronique de documents, les organisations attendent des gains tangibles et opérationnels. La mise en place de solutions adaptées et une méthodologie adaptée permettent de répondre aux attentes des administrations et des entreprises de toute taille.

Les gains obtenus sont divers mais significatifs selon les décideurs ayant fait le pas. On peut noter entre autre :

  • L’amélioration de la traçabilité ;
  • Un gain de temps dans la distribution des documents ;
  • L’accélération de l’ensemble des processus liés ;
  • Trouver facilement l’information ;
  • Pouvoir contrôler tout le cycle de vie des documents ;
  • Suivre les circuits d’approbation ;
  • Uniformiser l’ensemble des documents électroniques et papier de l’organisation ;
  • Avoir des tableaux de bord et un suivi précis  de l’évolution de l’information dans l’entreprise ;
  • Pouvoir faire plus avec la même quantité de ressources ;
  • L’amélioration de la maîtrise et le respect des délais de réponse ;
  • Le partage des documents ;
  • La sécurisation de l’information.

D’autres avantages peuvent s’ajouter à la liste selon le contexte de l’organisation. Il est à noter qu’un projet de gestion électronique de documents bien mené apporte un retour sur investissement presque immédiat pour toute organisation qui met en œuvre les bons outils et la bonne démarche.

Les organisations attendent donc d’une solution de gestion des processus documentaires en priorité :

  • De pouvoir rechercher, consulter, travailler l’information ;
  • De pouvoir acquérir et classer simplement les documents ;
  • De pouvoir distribuer selon les processus métier les documents ;
  • De pouvoir archiver les documents conformément à la loi et détruire les documents papiers.

Pour conclure, l’optimisation des processus est un enjeu stratégique pour toutes organisations qui souhaitent être plus performantes. L’optimisation des processus documentaires permet aux entreprises et aux administrations d’aller plus vite, avec une meilleure qualité.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch