La gestion électronique de documents dans les ressources humaines

Considérons le processus de gestion des ressources humaines qui concerne toutes les entreprises. La gestion des salariés impose une rigueur toute administrative. Lors de l’embauche sont collectés CV, pièces annexes, documents sociaux, etc.

Avec la gestion électronique de documents AIRS, ces documents seront scannés et directement reliés aux autres informations du salarié. Si par ailleurs, l’outil de GED est couplé aux outils de l’entreprise (bureautiques, ERP, solution paye, etc.), le système s’auto alimente, et l’interface avec AIRS permet à elle seule d’avoir accès à tous les documents du salarié, y compris les bulletins de paye. Poussons plus loin et demandons maintenant à la solution de mettre en œuvre la gestion du processus RH (gestion du Workflow). Chaque année, le salarié s’entretient avec son responsable hiérarchique pour faire un bilan de compétences, un point sur l’obtention de ses objectifs et discuter de son évolution. Le responsable, qui gère peut-être une dizaine de personnes dans son équipe, pourra accéder depuis son écran aux informations utiles pour préparer l’entretien en cliquant simplement sur le nom de ce salarié. Ainsi, avant de recevoir son collaborateur, il pourra récapituler son parcours professionnel, ses compétences initiales et le compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation de l’année précédente. Le suivi du collaborateur en est d’autant plus personnalisé et adapté.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers salariés;
  • D’indexer des documents entrants et sortants de manière simple et rapide;
  • D’insérer et gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papiers;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers salariés;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs et dossiers suspendus ;
  • De gagner en efficacité et en temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

De plus, selon la volonté de l’entreprise, il est possible pour les salariés de consulter certaines pièces de leurs dossiers de manière sécurisée, ce qui permet une plus grande interaction et une réduction significative des impressions. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes. Ceci vous permet de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.ch – info@digitech-sa.ch

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