Conférences sur l’archivage légal et la gestion électronique de documents

Koelliker a le plaisir de vous inviter à son exposition annuelle qui se déroulera à l’hôtel RAMADA ENCORE à Genève. A cette occasion il sera présenté des systèmes de mise sous enveloppes pour petits et grands volumes, des postes de dématérialisation du courrier entrant et des scanners haut débit pour systèmes d’archivage.

DIGITECH aura l’occasion de présenter ses solutions d’archivage légal, mais également ses solutions de gestion électronique de documents, de gestion de courriers et de dématérialisation de documents.

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Digitech est éditeur et intégrateur de solutions pour la numérisation et la gestion électronique des documents.

Leader sur ce marché depuis près de vingt ans, Digitech appuie sa notoriété sur une gamme de solutions complète couvrant toute la chaîne de dématérialisation (numérisation, LAD/RAD, extraction de données intelligente, GED, Workflow, archivage légal).

Inscrivez-vous à nos conférences sur l’archivage légal : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7131-7627/evenement-koelliker.dhtml

L’archivage légal

Depuis plusieurs années, le législateur Suisse souhaite favoriser les échanges électroniques et la suppression du papier une fois les documents numérisés. Afin de respecter le cadre réglementaire mis en place en Suisse les solutions de Digitech permettent de gérer les livres de comptes, les documents comptables, la correspondance, les contrats, bref tous les documents importants de l’entreprise qui doivent être conservés pendant dix ans. L’archivage électronique, donc sans papier est expressément autorisé.

N’hésitez plus et inscrivez-vous sans attendre à notre séminaire : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7131-7627/evenement-koelliker.dhtml

D’autres informations : http://www.koelliker.ch/events/events/

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Comment gérer le courrier de manière moderne et efficace dans les communes

Dans une commune, le traitement des courriers, la validation des factures et la gestion des documents impliquent de nombreux acteurs, dont souvent des politiciens miliciens. Il est donc essentiel de s’assurer que les documents sont disponibles en permanence pour tous les intervenants. Les courriers et factures liés aux communes sont sensibles. Il est donc nécessaire de prêter une attention toute particulière à la sécurité lors du choix d’une solution, devant offrir un certain nombre de garanties : l’authentification forte, un cloisonnement des données garantissant une étanchéité totale, une signature électronique afin de garantir l’intégrité, l’unicité et la valeur probatoire des documents notamment. Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour l’ensemble des communes suisses, petites ou grandes. L’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. AIRS permet de traiter de manière efficace l’ensemble des documents d’une commune, que ce soit des factures, des contrats, des courriers, des rapports, des circulaires internes, différents papiers administratifs ou tout type de documents bureautiques, mails ou papier. La solution permet un classement efficace, un archivage à long terme, mais aussi une distribution afin que la bonne personne ait le bon document au bon moment.

La solution AIRS permet entre autre

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers citoyens;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papier;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers ;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous numérisez, faites circuler, archivez vos documents, etc. Toutes ces actions quotidiennes vous permettent de réduire facilement vos impressions, votre stock de papier, votre temps de classement et vos consommations énergétiques liées aux déplacements, en plus de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les communes. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettront de développer votre démarche éco-responsable en réduisant l’empreinte carbone de votre structure et de la valoriser auprès de vos citoyens.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

La gestion électronique de documents dans les ressources humaines

Considérons le processus de gestion des ressources humaines qui concerne toutes les entreprises. La gestion des salariés impose une rigueur toute administrative. Lors de l’embauche sont collectés CV, pièces annexes, documents sociaux, etc.

Avec la gestion électronique de documents AIRS, ces documents seront scannés et directement reliés aux autres informations du salarié. Si par ailleurs, l’outil de GED est couplé aux outils de l’entreprise (bureautiques, ERP, solution paye, etc.), le système s’auto alimente, et l’interface avec AIRS permet à elle seule d’avoir accès à tous les documents du salarié, y compris les bulletins de paye. Poussons plus loin et demandons maintenant à la solution de mettre en œuvre la gestion du processus RH (gestion du Workflow). Chaque année, le salarié s’entretient avec son responsable hiérarchique pour faire un bilan de compétences, un point sur l’obtention de ses objectifs et discuter de son évolution. Le responsable, qui gère peut-être une dizaine de personnes dans son équipe, pourra accéder depuis son écran aux informations utiles pour préparer l’entretien en cliquant simplement sur le nom de ce salarié. Ainsi, avant de recevoir son collaborateur, il pourra récapituler son parcours professionnel, ses compétences initiales et le compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation de l’année précédente. Le suivi du collaborateur en est d’autant plus personnalisé et adapté.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers salariés;
  • D’indexer des documents entrants et sortants de manière simple et rapide;
  • D’insérer et gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papiers;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers salariés;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs et dossiers suspendus ;
  • De gagner en efficacité et en temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

De plus, selon la volonté de l’entreprise, il est possible pour les salariés de consulter certaines pièces de leurs dossiers de manière sécurisée, ce qui permet une plus grande interaction et une réduction significative des impressions. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes. Ceci vous permet de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.ch – info@digitech-sa.ch