La stratégie du décideur dans la gestion documentaire et la gestion du contenu dans l’entreprise

La stratégie de la gestion électronique de l’information et des documents puise son sens dans le core business de l’entreprise. L’existence même des organisations dépend de certains documents. Les dirigeants doivent en avoir conscience et s’y intéresser au moins autant que leurs résultats financiers.

L’augmentation des documents et la recherche d’optimisation des processus poussent les responsables à adopter une stratégie de gestion de leurs documents et plus seulement à se poser des questions techniques sur l’archivage. Les menaces et les risques dans la gestion de l’information sont réels. Archiver se résume de manière simple à identifier les documents en déterminant leur durée de conservation, les décrire avec des métadonnées et un plan de classement pour les recherches ultérieures, les stocker et enfin maintenir l’accès aux données. Les entreprises doivent également prouver que leurs archives sont intelligibles, intègres, authentifiables, et que toute modification et tout événement soient identifiables selon la notion de traçabilité. Il est déraisonnable pour les entreprises de mettre en place un système de gestion électronique des documents en tant que simple outil de stockage.

Actuellement, les entreprises concentrent leurs efforts sur les documents et les processus dont la dématérialisation offre un fort retour sur investissement. Il s’agit principalement des factures, des bons de commande, des bons de livraison, des courriers entrants et sortants et des documents RH. Les assurances s’intéressent aux dossiers assurés, les banques aux documents liés aux transactions financières et les administrations à l’ensemble des documents.

La stratégie de la gestion des documents devra se développer et s’adapter au fil du temps selon la structure de l’entreprise, son contexte concurrentiel, l’évolution des techniques informatiques et bien évidement, au cadre légal et réglementaire.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes, ceci vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises.

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

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