L’optimisation des documents pour les fiduciaires

Une fiduciaire, comme toute entreprise, collecte, traite et produit quotidiennement un nombre considérable d’informations et de documents. Ces informations doivent être classées, mais elles doivent aussi transitées par certaines personnes, pour validation ou pour signature. Ces processus, sous forme papier, offrent peu de traçabilité et peu de suivi, des temps de circulation et de distribution parfois importants, des risques d’oublis et de pertes. Pour faire des recherches sur ces documents, il faut s’adresser à la bonne personne, aller dans le bon classeur et enfin retrouver le document. Si le client est au téléphone, cela revient à lui faire comprendre que l’organisation de l’entreprise n’est pas optimale. Afin d’optimiser les processus, mais également le classement, les recherches, le partage de l’information, mais aussi de sécuriser cette information qui est la connaissance de l’entreprise, AIRS, outil de gestion électronique de documents, est adapté à toutes les fiduciaires, grandes ou petites.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers clients;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papier;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers clients;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

De plus, selon la volonté de la fiduciaire, il est possible pour les clients de consulter leurs dossiers de manière sécurisée ou même de transférer directement certains documents, ce qui offre une plus grande interaction et rapidité dans les échanges. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes, ceci vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises et les fiduciaires. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettra de développer votre démarche éco-responsable.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

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