Dématérialisation de la facture fournisseur

Au cours des dernières années, le rôle du service comptabilité fournisseurs des entreprises a considérablement évolué. Aujourd’hui, face aux contraintes liées à la conformité et à la réglementation, les services de comptabilité fournisseurs doivent apporter un soutien plus important au contrôle, à l’analyse et à la coordination des processus métiers et stratégiques.

Cela signifie que la comptabilité fournisseurs doit être plus transparente pour l’ensemble de l’entreprise. Ses principales responsabilités relèvent désormais de l’assurance qualité, de la conformité, du reporting et de l’analyse. Cette évolution accroît la charge de travail et ajoute de nouvelles responsabilités. Pour parvenir à exécuter ces nouvelles tâches, les services de comptabilité fournisseurs cherchent à automatiser au maximum le processus de facturation afin de réduire le coût du traitement des factures, d’accélérer le processus, d’améliorer la qualité des données et de réaffecter leurs ressources qualifiées à des tâches plus stratégiques.

Le but de la dématérialisation des factures fournisseurs avec des outils tels que AIRS est :

  • Amélioration des processus ;
  • Fiabilisation des données ;
  • Optimisation du coût de traitement de la  facture ;
  • Possibilité de gérer les escomptes de manière spécifique avec les délais liés, afin de pouvoir les avoir de manière certaine ;
  • Partager l’information ;
  • Réduction et maîtrise des délais de traitement ;
  • Suivi du cheminement de la facture ;
  • Optimisation de la qualité de l’information ;
  • Optimisation de la traçabilité ;
  • Uniformisation des manières de travailler ;
  • Sécurisation de l’information ;
  • Liaison et intégration parfaite à l’application métier ou ERP ;
  • Etc.

Ces éléments conduisent à une amélioration de l’efficacité de l’entreprise avec un retour sur investissement de quelques mois.

De plus, selon la volonté des entreprises, il est possible pour les fournisseurs de l’entreprise de consulter leurs dossiers de manière sécurisée ou même de transférer directement certains documents (factures, commandes), ce qui permet une plus grande interaction, une rapidité dans les échanges et des économies en termes de logistique et de manipulation. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes. Ceci vous permet de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique pour les entreprises.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

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L’optimisation du traitement des documents dans les régies immobilières

Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour les régies immobilières. Petite ou grande, l’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. AIRS permet de traiter de manière efficace l’ensemble des documents d’une régie immobilière, que ce soit des factures fournisseurs, des bons de commandes, des contrats, des baux, des papiers administratifs ou tout type de documents et de courriers entrants et sortants. La solution permet un classement efficace, un archivage à long terme respectant les normes et lois en suisse, mais aussi une distribution afin que la bonne personne ait le bon document au bon moment. Les différents modules de la suite AIRS permettent de gérer les documents bureautiques, les mails, l’interaction avec l’application de gestion (comptable, états locatifs, etc.), de reconnaître les différents champs des factures fournisseurs de manière automatique, ce qui permet un gain de confort et un retour sur investissement très rapide pour toutes les régies immobilières, grandes comme petites.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers clients;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papier;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers clients;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

De plus, selon la volonté de la régie immobilière, il est possible pour les clients et les fournisseurs de la régie de consulter leurs dossiers de manière sécurisée ou même de transférer directement certains documents, ce qui permet une plus grande interaction et rapidité dans les échanges. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes, ceci vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises et les régies immobilières. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettront de développer votre démarche éco-responsable.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

La stratégie du décideur dans la gestion documentaire et la gestion du contenu dans l’entreprise

La stratégie de la gestion électronique de l’information et des documents puise son sens dans le core business de l’entreprise. L’existence même des organisations dépend de certains documents. Les dirigeants doivent en avoir conscience et s’y intéresser au moins autant que leurs résultats financiers.

L’augmentation des documents et la recherche d’optimisation des processus poussent les responsables à adopter une stratégie de gestion de leurs documents et plus seulement à se poser des questions techniques sur l’archivage. Les menaces et les risques dans la gestion de l’information sont réels. Archiver se résume de manière simple à identifier les documents en déterminant leur durée de conservation, les décrire avec des métadonnées et un plan de classement pour les recherches ultérieures, les stocker et enfin maintenir l’accès aux données. Les entreprises doivent également prouver que leurs archives sont intelligibles, intègres, authentifiables, et que toute modification et tout événement soient identifiables selon la notion de traçabilité. Il est déraisonnable pour les entreprises de mettre en place un système de gestion électronique des documents en tant que simple outil de stockage.

Actuellement, les entreprises concentrent leurs efforts sur les documents et les processus dont la dématérialisation offre un fort retour sur investissement. Il s’agit principalement des factures, des bons de commande, des bons de livraison, des courriers entrants et sortants et des documents RH. Les assurances s’intéressent aux dossiers assurés, les banques aux documents liés aux transactions financières et les administrations à l’ensemble des documents.

La stratégie de la gestion des documents devra se développer et s’adapter au fil du temps selon la structure de l’entreprise, son contexte concurrentiel, l’évolution des techniques informatiques et bien évidement, au cadre légal et réglementaire.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes, ceci vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises.

Plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

AIRS Cloud, la solution d’optimisation des entreprises

Digitech a le plaisir de vous inviter à découvrir AIRS Cloud.
Digitech propose un service Internet de gestion électronique de documents et d’archivage électronique pour les entreprises de toute taille :
  • Rapidité (accessible facilement depuis n’importe quel accès web) ;
  • Simplicité (solution ergonomique) ;
  • Efficacité (répond à des besoins réels) ;
  • Sécurité (accès sécurisé et gestion des droits).
AIRS vous permet de démarrer la gestion électronique de vos documents au moment où vous souscrivez, avec une totale autonomie.
AIRS optimise vos processus et divise les coûts de traitement de vos documents tout en apportant davantage de sécurité, de traçabilité et un meilleur pilotage.
 
De manière générale, nos clients constatent des bénéfices très concrets et mesurables :
  • Écologie : AIRS réduit la consommation de papier liée au traitement des documents ;
  • Rapidité : AIRS réduit le cycle de traitement de vos documents ;
  • Economie : AIRS vous permet d’économiser sur les coûts de traitement de vos documents ;
  • Sécurité : AIRS garantit la confidentialité et la disponibilité de vos documents.
AIRS est une solution de gestion électronique de documents sans aucun paramétrage ni achat de licence. Le retour sur investissement est immediat.
 
Profitez de l’offre AIRS Cloud à partir de CHF 1.- / jour.
 
L’offre découverte avec 2 mois gratuits pour toute souscription jusqu’au 30 avril 2013.
 
Vous souhaitez en savoir davantage sur AIRS en demandant une offre ou une démonstration :
 
                airs_cloud@digitech-sa.ch
 
Documentation de la solution :

CLX.Box – La solution intelligente pour votre entreprise

La CLX.Box remplace vos rayonnages, vos armoires et vous permet de supprimer les archives papier par un archivage électronique conforme aux dispositions légales.

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La CLX.Box est astucieuse et perfor­mante. Elle trouvera facilement sa place dans votre système d’information. La CLX.Box enregistre vos documents de manière intelligente et conforme aux dispositions légales pour les décennies à venir et s’in­tègre entièrement à vos processus existants.

La CLX.Box peut se connecter via le réseau local aux programmes exis­tants. La fonction de recherche pra­tique permet de retrouver les docu­ments souhaités dans les archives en quelques clics. Elle s’intègre également complètement aux systèmes de gestion électronique de documents AIRS de Digitech.

La CLX.Box vous permet non seule­ment de gagner de l’espace en supprimant le papier, du temps et donc de l’argent, mais elle permet surtout de le faire dans le respect des contraintes législatives. Les documents et les informations sont archivés en conformité avec l’ordonnance concernant les livres de compte (OLICO) établie par le département fédéral des finances.

L’accès est simple, intuitif et le système vous permet par exemple de conserver 10 ans vos documents comme la loi sur la TVA (LTVA) le demande. Vous pouvez donner un accès à votre réviseur afin qu’il puisse également consulter les pièces de manière complétement électronique.

Ce que la législation dit

Les factures sortantes (clients) qui ne sont pas conservées sur un support papier doivent être signées et archivées électroniquement dans le respect des normes (ne pas permettre à une personne de supprimer le document). Pour ce faire, il est obligatoire de disposer d’une solution conforme aux dispositions légales. Ceci correspond exactement aux fonctionnements de la CLX.Box qui répond à toutes les exigences légales. Cette règle est également valable pour les factures qui seraient reçues par courrier et numérisées. Avec la CLX.Box, vous pouvez donc détruire le papier.

Les documents comptables et commerciaux et la correspondance, qu’ils soient émis par l’entreprise ou reçus, doivent être conservés durant 10 ans conformément à la loi et aux indications ci-dessus. L’archivage électronique est expressément autorisé à l’exception par exemple du bilan et du compte de résultat dans la mesure où le système est conforme.

Ces éléments s’appliquent également aux contrats et à tout type de documents dont vous souhaitez uniquement conserver une archive électronique. La CLX. Box répond à toutes les exigences et dispositions légales qui s’appliquent aux archives commerciales.

Les avantages

  • Interface avec les ERP ;
  • Performant ;
  • Conforme aux dispositions légales (OelDI, CO, LTVA, OLICO) ;
  • Solution ergonomique ;
  • Solution Suisse ;
  • Signature des documents avec vérification de sa valeur ;
  • Mise en place simple et rapide ;
  • Prix avantageux.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

L’optimisation des documents pour les fiduciaires

Une fiduciaire, comme toute entreprise, collecte, traite et produit quotidiennement un nombre considérable d’informations et de documents. Ces informations doivent être classées, mais elles doivent aussi transitées par certaines personnes, pour validation ou pour signature. Ces processus, sous forme papier, offrent peu de traçabilité et peu de suivi, des temps de circulation et de distribution parfois importants, des risques d’oublis et de pertes. Pour faire des recherches sur ces documents, il faut s’adresser à la bonne personne, aller dans le bon classeur et enfin retrouver le document. Si le client est au téléphone, cela revient à lui faire comprendre que l’organisation de l’entreprise n’est pas optimale. Afin d’optimiser les processus, mais également le classement, les recherches, le partage de l’information, mais aussi de sécuriser cette information qui est la connaissance de l’entreprise, AIRS, outil de gestion électronique de documents, est adapté à toutes les fiduciaires, grandes ou petites.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers clients;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papier;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers clients;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

De plus, selon la volonté de la fiduciaire, il est possible pour les clients de consulter leurs dossiers de manière sécurisée ou même de transférer directement certains documents, ce qui offre une plus grande interaction et rapidité dans les échanges. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous réduisez vos impressions, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution, vous retrouvez vos documents en quelques secondes, ceci vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises et les fiduciaires. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettra de développer votre démarche éco-responsable.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

La gestion électronique des documents pour les systèmes qualités

Les normes ISO 9000 constituent le référentiel qualité le plus utilisé. Elles édictent ce sur quoi on se fonde pour construire les systèmes qualités et par conséquent les systèmes documentaires. Elles ne fournissent pas de listes exhaustives des documents à maîtriser, mais précisent cependant qu’une documentation suffisante doit être disponible pour suivre et démontrer la conformité aux exigences spécifiées et le fonctionnement effectif du système qualité.

AIRS facilite la mise en œuvre des règles de gestion du système documentaire. Il permet en autre :

  • Le classement des documents selon une structure préétablie (structures de dossiers) ;
  • L’accès à tous les documents pour toutes les fonctions dans l’entreprise ou l’accès limité à certains documents par fonction (Gestion avancée des droits) ;
  • La recherche d’un document par différents critères et par mot clé ;
  • La validation d’un document de manière électronique (Workflow de validation).

La mise en œuvre d’AIRS montre rapidement les bénéfices sur la gestion, la conservation, la recherche des documents, mais également sur les flux d’approbation et de validation ainsi que sur la traçabilité. La gestion électronique de documents est un élément essentiel et primordial pour gérer de manière efficace les documents en général et les documents qualités en particulier. Il ne faut pas négliger cette partie, car l’utilisation efficace des documents avec AIRS vous fera gagner un temps précieux au quotidien et vous permettra de gagner en efficacité avec :

  • Une maîtrise des canaux de communication : meilleure connaissance de l’ensemble de la documentation détenue, de l’endroit où elle est accessible ;
  • Une pérennisation des documents ;
  • Un outil d’encadrement ;
  • Un outil vous permettant une approche d’amélioration continue ;
  • Un outil d’évaluation et de mesure de l’efficacité du système qualité mis en place ;
  • Une capacité à apporter des preuves ;
  • Un moyen d’éviter les dysfonctionnements et les initiatives incontrôlées ;

La gestion de la qualité nécessite la mise en place d’outils adaptés. De ce constat, il apparaît évident que la mise en place d’une gestion électronique de documents comme AIRS est la solution qui permettra de suivre de manière efficace les documents tout en s’assurant que les personnes concernées ont bien reçu les différents documents. Dans une organisation moderne et performante, il n’est plus possible de se passer d’une solution de gestion électronique des documents.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch