Les communes peuvent développer et valoriser une démarche d’Eco-responsabilité tout en optimisant leurs manières de travailler

Dans une commune, le traitement des courriers, la validation des factures et la gestion des documents impliquent de nombreux acteurs, dont souvent des politiciens miliciens. Il est donc essentiel de s’assurer que les documents sont disponibles en permanence pour tous les intervenants. Les courriers et factures liés aux communes sont sensibles. Il est donc nécessaire de prêter une attention toute particulière à la sécurité lors du choix d’une solution, devant offrir un certain nombre de garanties : l’authentification forte, un cloisonnement des données garantissant une étanchéité totale, une signature électronique afin de garantir l’intégrité, l’unicité et la valeur probatoire des documents notamment. Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour l’ensemble des communes suisses, petites ou grandes. L’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. AIRS permet de traiter de manière efficace l’ensemble des documents d’une commune, que ce soit des factures, des contrats, des courriers, des rapports, des circulaires internes, différents papiers administratifs ou tout type de documents bureautiques, mails ou papier. La solution permet un classement efficace, un archivage à long terme, mais aussi une distribution afin que la bonne personne ait le bon document au bon moment.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers clients;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papier;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers ;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous numérisez, faites circuler, archivez vos documents, etc. Toutes ces actions quotidiennes vous permettent de réduire facilement vos impressions, votre stock de papier, votre temps de classement et vos consommations énergétiques liées aux déplacements, en plus de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les communes. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettront de développer votre démarche éco-responsable en réduisant l’empreinte carbone de votre structure et de la valoriser auprès de vos citoyens.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

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