Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Aujourd’hui, l’accélération des échanges électroniques, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature.

C’est pourquoi des solutions de gestion de courriers ont été conçues, mais elles ne sont que trop peu connues et utilisées dans les communes en Suisse. Digitech a élaboré depuis plus de 10 ans une solution qui repose sur les constats principaux suivants :

  • La gestion du courrier doit prendre en compte des cheminements et des circuits de validation, afin de permettre la production d’une réponse rapide et de valeur;
  • La maîtrise des délais est essentielle, tout en s’appuyant sur une démarche qualité;
  • Les besoins de recherche des courriers en cours de réponse ou archivés sont de plus en plus nombreux;
  • La gestion du classement thématique des courriers nécessite de disposer de listes hiérarchiques;
  • Le rapprochement des courriers liés doit être simple;
  • La traçabilité doit permettre de connaître toutes les actions liées à un courrier;
  • La consultation et la validation doivent pouvoir se faire depuis n’importe quel endroit;
  • La sécurité doit être assurée.

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers (papier ou électroniques), permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de recherche performants.

Sans titre

Il est de l’intérêt de tous que la gestion des courriers entre dans une politique globale de classement afin d’enrichir la base de connaissance de la collectivité, tout en respectant la confidentialité de certains courriers mise en place avec une gestion des droits d’accès avancée. Le déploiement d’une solution globale permet de gagner en efficacité de traitement afin de pouvoir produire des réponses dans de meilleurs délais, de gagner du temps lors de recherches, mais aussi de partager l’information, et d’archiver les informations qui doivent l’être. Ces systèmes vont se généraliser dans les prochaines années, afin de ne plus perdre de temps, d’assurer un suivi et une qualité de gestion des courriers, d’archiver des données importantes et de ne plus égarer ou perdre des courriers.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Publicités
Cet article, publié dans Archivage, Gestion électronique de documents, Gestion de courriers, est tagué , , , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s