L’externalisation de la numérisation du courrier entrant

Face aux flots de papier, les entreprises cherchent à optimiser la gestion du courrier en externalisant la numérisation de leur courrier entrant et en le distribuant de manière électronique avec des solutions performantes.

Ce service est en plein essor et concerne toutes les sociétés qui gèrent de quelques courriers à plusieurs milliers de courriers par jour.

Une entreprise a intérêt à externaliser la numérisation de son courrier entrant. Elle bénéficiera alors d’une mutualisation de services techniques sophistiqués et en constante évolution. Ouverture automatique, vidéocodage, indexation et injection directe dans un outil de workflow (distribution du courrier), archivage électronique conforme aux lois, accessibilité en ligne en tout temps, exportation des données dans le système d’information client.

Grâce à l’externalisation de la numérisation des courriers entrants, les entreprises peuvent éviter les interruptions (absences, problèmes techniques) mais également gagner en surface, tout en améliorant la productivité et la qualité de la gestion des données. Cette solution permet également le classement rapide des documents, des recherches efficaces et des outils de statistiques afin de suivre en tout temps l’activité de gestion et de distribution des courriers.

Afin de proposer une solution rationnelle aux entreprises, Digitech, active depuis 20 ans dans ce domaine, a développé des solutions qui vous permettront d’externaliser cette gestion en toute sécurité. Cette solution vous permettra de gagner en efficacité, d’optimiser vos tâches de gestion de courrier, de dégager du temps pour vous concentrer sur vos activités. Cette solution, avec un retour sur investissement rapide, permettra à votre entreprise de gérer le courrier de manière moderne, rationnelle et efficiente.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

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Les processus et la GED

Toutes les entreprises doivent positionner l’agilité et la qualité comme des axes de développement stratégique. De nombreux processus doivent alors être mis en place pour fluidifier l’organisation. Un des outils nécessaires est la gestion électronique des documents au sens large avec des fonctionnalités telles que la gestion du contenu et de l’information, les workflow, le portail collaboratif, le moteur de recherche, la gestion de tâches, du reporting et bien d’autres fonctionnalités. Pour une organisation, cet outil central permet de tirer des documents et de l’information et d’appliquer des circuits de distribution adaptés. En plus des aspects métiers et d’optimisation, il est important aujourd’hui, en s’appuyant sur un outil tel que la GED, de mettre en place des outils normatifs tels qu’ISO, certaines fois obligatoires, d’autres fois utilisés pour communiquer sur l’organisation de l’entreprise.

Aujourd’hui, chaque entreprise a le devoir de maîtriser le cycle de vie des documents. De sa création à sa destruction en passant par sa diffusion, sa validation, sa gestion des versions, son archivage, etc.

La gestion électronique de documents permet d’organiser les processus de l’entreprise par activité et par tâche afin d’optimiser la performance de l’organisation. La GED permet aussi d’assurer le suivi sur des documents et des formulaires pour gagner en qualité et donc en satisfaction clients. Ces éléments doivent être mesurables et analysés grâce au reporting qui permettra de piloter l’activité, de mesurer les écarts éventuels et d’apporter les mesures correctives.

La GED, c’est encore beaucoup plus que cela pour une entreprise, mais ces quelques éléments mettent déjà en lumière l’apport d’une GED pour optimiser les processus et la qualité. Les entreprises bénéficient alors de solutions adaptées qui les rendront plus compétitives.

Pour plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

L’archivage légal permet de supprimer le papier dans les entreprises

Depuis plusieurs années, le législateur Suisse souhaite favoriser les échanges électroniques. Afin de respecter le cadre réglementaire mis en place en Suisse, la CLX.Box permet de gérer les livres de comptes, les documents comptables, la correspondance, bref tous les documents importants de l’entreprise qui doivent être conservés pendant dix ans. L’archivage électronique, donc sans papier, est expressément autorisé si vous utilisez la CLX.Box. C’est également le cas pour les contrats numérisés et pour tout type de documents que vous ne souhaitez conserver que sous une forme électronique.

Offre de lancement

Pour le lancement de cette nouvelle offre, Digitech vous propose des tarifs très avantageux afin que PME et grandes entreprises puissent s’équiper et avoir un retour sur investissement très rapide. L’offre de lancement comprend l’équipement, la mise en place et la formation avec une remise importante. Profitez de cette offre jusqu’au 30 mars 2013 et demandez des informations, de la documentation ou une présentation à nos spécialistes : info@digitech-sa.ch

La CLX.Box et Digitech

La CLX.Box complète l’offre de Digitech afin de proposer une chaîne de traitement documentaire de bout en bout pour tous les clients traitant de quelques dizaines de documents jusqu’à plusieurs millions de documents afin d’avoir un gain important en termes de productivité et de qualité, ainsi qu’un retour sur investissement très rapide. Digitech est partenaire de distribution et d’implémentation de la CLX.Box afin de proposer à ses clients une solution attractive permettant d’améliorer efficacement la gestion des documents au sein des entreprises et de supprimer le papier.
La solution ne nécessite pas la mise en place d’une gestion électronique de documents, elle peut simplement compléter l’ERP afin d’archiver de manière conforme les factures générées. Elle s’installe très facilement et est utilisable directement. Son coût avantageux fait que toute entreprise et particulièrement les PME peuvent l’acquérir. Pas besoin de se soucier du matériel, la boîte est livrée de manière complète (matériel, logiciel, certificat) et s’intègre sans problème sur tout réseau.

Tout ce que la CLX.Box peut faire pour vous !

La CLX.Box signe et archive toutes vos factures et  tous vos documents commerciaux. Sous forme numérique, et en conformité aux dispositions légales suisses (Olico, Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, et l’OeIDI, Ordonnance concernant les données et informations électroniques). La CLX.Box fonctionne sur tous les systèmes d’exploitation, et des sauvegardes automatisées internes et sur réseau protègent vos documents archivés pour les décennies à venir. La fonction de recherche pratique permet de retrouver les documents souhaités dans les secteurs d’archives en quelques clics. En option, elle peut compléter votre connexion à e-facture par une interface pour les services e-facture de SIX Payment Services (EDI-light). LaCLX.Box répond parfaitement aux exigences d’entreprises modernes à un prix avantageux dans le plus grand respect des normes et lois suisses.

Les communes peuvent développer et valoriser une démarche d’Eco-responsabilité tout en optimisant leurs manières de travailler

Dans une commune, le traitement des courriers, la validation des factures et la gestion des documents impliquent de nombreux acteurs, dont souvent des politiciens miliciens. Il est donc essentiel de s’assurer que les documents sont disponibles en permanence pour tous les intervenants. Les courriers et factures liés aux communes sont sensibles. Il est donc nécessaire de prêter une attention toute particulière à la sécurité lors du choix d’une solution, devant offrir un certain nombre de garanties : l’authentification forte, un cloisonnement des données garantissant une étanchéité totale, une signature électronique afin de garantir l’intégrité, l’unicité et la valeur probatoire des documents notamment. Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour l’ensemble des communes suisses, petites ou grandes. L’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. AIRS permet de traiter de manière efficace l’ensemble des documents d’une commune, que ce soit des factures, des contrats, des courriers, des rapports, des circulaires internes, différents papiers administratifs ou tout type de documents bureautiques, mails ou papier. La solution permet un classement efficace, un archivage à long terme, mais aussi une distribution afin que la bonne personne ait le bon document au bon moment.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers clients;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et de gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser l’ensemble des documents papier;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers ;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous numérisez, faites circuler, archivez vos documents, etc. Toutes ces actions quotidiennes vous permettent de réduire facilement vos impressions, votre stock de papier, votre temps de classement et vos consommations énergétiques liées aux déplacements, en plus de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les communes. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettront de développer votre démarche éco-responsable en réduisant l’empreinte carbone de votre structure et de la valoriser auprès de vos citoyens.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Les espaces collaboratifs pour gérer l’information

Les solutions d’Entreprise Content Management sont déployées dans les organisations avec succès depuis quelques années et ceci en réponse au besoin de collaborer. Ces systèmes ont d’abord été mis en œuvre dans les grandes entreprises avant de se propager aux PME.

Afin que ces projets soient des succès, les solutions doivent répondre à des besoins connus :

  • Pouvoir travailler et partager des documents ;
  • Centraliser les informations dans l’entreprise ;
  • Permettre un accès multi sites ;
  • Permettre un accès depuis des terminaux mobiles (Smartphone, tablette) ;
  • Accéder aux documents de manière simple et intégrée aux suites bureautiques :
  • Offrir une palette de fonctionnalités pour le traitement, la validation du document ;
  • Permettre de classer simplement et efficacement les informations ;
  • Posséder un moteur de recherche puissant et efficace ;
  • Permettre de capturer les documents papier depuis des scanners de manière simple ;
  • Permettre d’archiver les documents conformément à la loi et aux règlementations ;
  • Permettre de distribuer, de faire circuler, d’affecter des tâches aux personnes en respectant des délais et un agenda ;

Le succès de ces solutions sont bien évidemment la réponse précise à un besoin, mais également le fait d’avoir des interfaces intuitives et faciles pour l’utilisateur qui permettront d’optimiser la manière de travailler afin d’améliorer la productivité, l’efficacité mais également le contrôle et la traçabilité. Ces solutions permettent aux entreprises de réduire les coûts en dématérialisant l’ensemble de leurs informations.

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Vous souhaitez réduire vos coûts administratifs

Toutes les entreprises pensent factures, commandes, relances. La priorité pour la majorité d’entre elles, c’est de gagner en efficacité, en traçabilité, et en qualité.

Le traitement « papier » et les processus manuels qui y sont associés privent les entreprises de réactivité et de lisibilité, alourdissent les temps de traitement et finissent par coûter cher.

Les avantages de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents sont nombreux. Ils permettent notamment :

  • D’accélérer le traitement et la validation des documents ;
  • D’accéder instantanément aux documents ;
  • D’automatiser des tâches (saisie, contrôle, distribution, etc.) ;
  • De tracer exhaustivement les actions et les interventions sur chaque document ;
  • De fiabiliser et faciliter le contrôle ainsi que le reporting et les statistiques ;
  • D’améliorer continuellement la relation avec les fournisseurs.

Les solutions de gestion électronique de documents contribuent à réduire la charge de travail administrative mais également à optimiser les processus, ainsi les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.

Les solutions traitant toute la chaîne documentaire permettent l’automatisation des processus d’acquisition, de lecture et de reconnaissance d’informations sur le document, d’indexation, de distribution, de validation du document et de l’archivage en respectant les contraintes légales afin de détruire le papier. Les solutions permettent également l’envoi des informations collectées à d’autres applications telles que des ERP.

Ces solutions de traitement de documents sont de véritables moteurs de productivité pour l’entreprise et permettent :

  • De réduire de manière significative le coût moyen de traitement en réduisant drastiquement les temps de saisie ;
  • De fluidifier le traitement des documents ;
  • De suivre et supprimer les goulets d’étranglement de la chaîne de traitement ;
  • De diminuer par 3 en moyenne le temps de traitement des documents ;
  • De mettre immédiatement à disposition des ayant-droits les documents ;
  • De normaliser tous les processus documentaires ;
  • D’apporter des réponses rentables et efficientes aux enjeux de fluidification des processus.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous numérisez, faites circuler, archivez vos documents, etc. Toutes ces actions quotidiennes vous permettent de réduire facilement vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique pour toutes les entreprises.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Optimiser la gestion du courrier dans les communes Suisses

Aujourd’hui, l’accélération des échanges électroniques, le nombre de courriers électroniques et papier allant en augmentant, les délais de traitement se compressant, contraignent les communes à repenser le traitement des courriers et des échanges de documents. Ceci n’est pas forcément évident pour des communes qui sont composées de politiciens miliciens qui doivent lire, valider et approuver la correspondance. L’évolution des besoins et des moyens durant ces quinze dernières années nécessite une réflexion et une mise en place d’outils permettant de centraliser cette gestion, de diffuser les documents de tout type (e-mails, papiers, fax, courriers entrants, courriers sortants) et d’accéder de manière sécurisée depuis n’importe où à l’information devant être traitée rapidement pour lecture, validation ou signature.

C’est pourquoi des solutions de gestion de courriers ont été conçues, mais elles ne sont que trop peu connues et utilisées dans les communes en Suisse. Digitech a élaboré depuis plus de 10 ans une solution qui repose sur les constats principaux suivants :

  • La gestion du courrier doit prendre en compte des cheminements et des circuits de validation, afin de permettre la production d’une réponse rapide et de valeur;
  • La maîtrise des délais est essentielle, tout en s’appuyant sur une démarche qualité;
  • Les besoins de recherche des courriers en cours de réponse ou archivés sont de plus en plus nombreux;
  • La gestion du classement thématique des courriers nécessite de disposer de listes hiérarchiques;
  • Le rapprochement des courriers liés doit être simple;
  • La traçabilité doit permettre de connaître toutes les actions liées à un courrier;
  • La consultation et la validation doivent pouvoir se faire depuis n’importe quel endroit;
  • La sécurité doit être assurée.

De plus, cette solution assure l’archivage de l’ensemble des courriers (papier ou électroniques), permet de définir des droits d’accès en fonction des utilisateurs et met à disposition des outils de recherche performants.

Sans titre

Il est de l’intérêt de tous que la gestion des courriers entre dans une politique globale de classement afin d’enrichir la base de connaissance de la collectivité, tout en respectant la confidentialité de certains courriers mise en place avec une gestion des droits d’accès avancée. Le déploiement d’une solution globale permet de gagner en efficacité de traitement afin de pouvoir produire des réponses dans de meilleurs délais, de gagner du temps lors de recherches, mais aussi de partager l’information, et d’archiver les informations qui doivent l’être. Ces systèmes vont se généraliser dans les prochaines années, afin de ne plus perdre de temps, d’assurer un suivi et une qualité de gestion des courriers, d’archiver des données importantes et de ne plus égarer ou perdre des courriers.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Comment se passer des documents papier en Suisse tout en respectant la loi

Les factures sortantes qui ne sont pas conservées sous forme papier doivent être signées et archivées électroniquement.

Cela requiert un certificat répondant aux prescriptions légales. Il est clair que les solutions que Digitech propose respectent en tout point les exigences et fonctionnent conformément à l’ensemble des dispositions légales.

Les livres de comptes, les documents comptables, la correspondance, bref tous les documents importants de l’entreprise doivent être conservés pendant dix ans. L’archivage électronique, donc sans papier, est expressément autorisé si les documents sont archivés et signés. C’est également le cas pour les contrats numérisés et pour tout type de documents que vous ne souhaitez conserver que sous une forme électronique. Les solutions que Digitech propose remplissent bien sûr toutes les conditions et exigences légales qui vous ouvrent la voie vers l’archivage sans papier.

Les solutions d’archivage à valeur probante de Digitech, répondent aux exigences de l’Olico (Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes) et de l’OeIDI (Ordonnance concernant les données et informations électroniques).

Les solutions proposées s’intègrent rapidement et simplement dans votre environnement existant. Elles s’adaptent à vos processus de travail. Elles vous permettent de garder un lien avec toutes vos factures fournisseurs et clients ainsi qu’avec tous vos documents commerciaux de façon simple, rapide et efficace.

Ces solutions permettent à toutes entreprises, petites et grandes, de manière économique d’archiver les documents, de s’intégrer très simplement aux systèmes de l’entreprise, d’interagir avec l’ERP ou le système comptable tout en étant conformes aux prescriptions légales pour votre entreprise. Ceci vous permet de gagner du temps, de l’argent et de l’espace d’archivage.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Rejoignez Digitech en choisissant les solutions d’optimisation des processus documentaires en 2013

Digitech vous présente ses meilleurs vœux pour l’année 2013 qui est celle des vingt ans de la création de la société en Suisse. Pour cette nouvelle année, nous vous annonçons la sortie de la version 6 de AIRS. Digitech poursuit également sa croissance et élargit les solutions et prestations offertes dans le cadre de la gestion de vos documents. Nous vous proposons maintenant des solutions de numérisation et de reconnaissance de champs avec AIRS Capture, des solutions de reconnaissance intelligente des champs des factures fournisseurs avec AIRS Capture Facture, des solutions de gestion électronique de documents qui peuvent être installées dans votre infrastructure avec AIRS Entreprise Edition et AIRS Small Business, des solutions en location de service sur nos serveurs avec AIRS Cloud et des solutions permettant de garantir la valeur probante avec AIRS ArcLeg et le CFEC. Nous vous proposons également tout type de scanners des marques Canon, Kodak et Fujitsu.
Tous nos ingénieurs mettent leur énergie afin de satisfaire nos clients en leur proposant la solution qui leur convient. L’approche de Digitech dans des projets fonctionnels en Suisse, mais également à l’étranger, permet de mettre en œuvre la bonne démarche pour conseiller, accompagner et mettre en place la solution que le client a besoin.
Faites comme nos clients, demandez un contact avec nos spécialistes qui étudieront votre projet afin de bâtir avec vous, la gestion électronique de documents qui vous convient. Nous vous proposons une présentation, une démonstration et une étude des possibilités pour votre entreprise et ceci sans engagement. info@digitech-sa.ch

Le détail des solutions

AIRS Capture

A.I.R.S. Capture est un logiciel de numérisation et de traitement automatique de tous types de documents (contrats, documents comptables, factures, formulaires, etc.) destiné aux sociétés privées (banques, assurances, industries, etc.) et aux administrations publiques.

AIRS Capture Facture

La solution de dématérialisation A.I.R.S Capture Facture permet de fluidifier et de simplifier le traitement des factures en automatisant les phases de saisie et de validation. Elle répond au besoin de rationaliser la gestion des factures pour un contrôle de gestion en temps réel, exprimé par les directions financières des secteurs publics et privés.

AIRS Dossier

A.I.R.S. Dossier est une solution de dématérialisation qui permet un partage dynamique des documents entre les services d’une organisation centralisée ou multi-sites, à partir d’une interface unique.

AIRS Courrier

La solution A.I.R.S. Courrier permet d’optimiser le traitement des flux entrants et sortants « multicanaux » (courriers, mails, fax) et d’améliorer les performances de votre organisation.

AIRS Cloud

A.I.R.S. Cloud vous permet d’assurer la gestion électronique de l’ensemble de vos documents en toute sécurité avec simplicité et efficacité. Cette solution ne requiert aucun matériel ou logiciel, libère des ressources informatiques et assure aux utilisateurs un accès rapide et sécurisé aux documents depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur téléphone mobile.

AIRS ArcLeg

A.I.R.S. ArcLeg permet d’archiver les documents avec une valeur probante conformément à la loi suisse et aux réglementations afin de permettre l’élimination des documents sous sa forme papier.
Contactez-nous pour tout renseignement et/ou pour prendre rendez-vous avec un de nos spécialistes : info@digitech-sa.ch

Comment rendre le traitement du courrier plus efficace pour les entreprises

Dans les échanges de courriers papier (réception des courriers de la poste), et afin de gagner en efficacité, il est possible de dématérialiser ces documents entrants avec AIRS. Une fois la réception des courriers papier, il y a une étape logistique d’ouverture et de scanning de ces derniers. Une fois cette numérisation faite, l’indexation et la classification (facture, commande, rappel, bulletin de livraison, demandes, etc.) sont faites pour orienter les documents aux bonnes personnes afin d’avoir un processus purement électronique équivalent au papier avec les avantages principaux suivants :

  • Amélioration du suivi et de la diffusion ;
  • Gain de temps et d’efficacité pour se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée ;
  • Traçabilité ;
  • Recherche plus rapide ;
  • Gain de place ;
  • Plus de perte de documents ;
  • Possibilité de diffuser le document à plusieurs personnes sans faire de copie ;
  • Structuration des documents dès l’entrée (dossier clients, fournisseurs, partenaires, collaborateurs, etc.) ;
  • Suivi des réponses ;
  • La possibilité de supprimer la majorité des documents papier existants via un archivage électronique à valeur probante.

La solution peut être étendue à l’ensemble des documents de l’entreprise, y compris les documents générés par les outils bureautiques et les courriers électroniques.

La gestion du courrier nécessite la mise en place d’outils adaptés. De ce constat, il apparaît évident que la mise en place d’une gestion électronique de documents comme AIRS est la solution qui permettra de suivre de manière efficace les courriers tout en s’assurant que les personnes concernées ont bien reçu les différents documents. Dans une organisation moderne et performante, il n’est plus possible de se passer d’une solution de gestion électronique de documents.

En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous optimisez le temps de classement, vous diminuez les coûts de distribution et vous retrouvez vos documents en quelques secondes. Ceci vous permet de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique pour les entreprises.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch