Optimisation des processus documentaires : Solutions pour les documents et courriers entrants – Etude de MARKESS International 2012-2014

En 2012, la quasitotalité des décideurs interrogés reçoivent encore tout ou partie de leurs documents et courriers au traditionnel format papier. Cela reste donc toujours un canal incontournable même si de nombreuses entreprises souhaitent ensuite supprimer la diffusion du papier en interne en ayant recours à la numérisation des documents reçus.

D’ici 2014, les projets d’automatisation sont nombreux, visant tant pour les plus novices à mettre en place les outils permettant de débuter cette automatisation, que pour ceux s’étant déjà engagés dans cette voie, à automatiser une plus grande partie de la de gestion des documents entrants et circulants.

Confrontés à l’automatisation encore partielle des tâches associées à la gestion des processus documentaires entrants, aux démarches complexes à mettre en oeuvre, voire à l’absence de solutions permettant cette automatisation, les décideurs interrogés considèrent en grande majorité que leurs processus de gestion des documents entrants et circulants sont loin d’être optimisés. Seuls 13% d’entre eux semblent ainsi satisfaits du niveau d’optimisation atteint.

Les raisons de cette déficience sont multiples mais tiennent encore essentiellement à la culture du document papier qui persiste dans de nombreuses entreprises et administrations.

Les bénéfices résultant de l’amélioration des processus documentaires sont nombreux. Parmi les principaux gains constatés ou attendus de cette optimisation, plus de la moitié des décideurs interviewés identifient l’amélioration de la traçabilité des documents et des informations contenues et l’accélération des processus.

Ces gains de nature diverse peuvent cependant être regroupés selon les catégories suivantes :

  • La traçabilité, dans un contexte de conformité (« compliance ») toujours plus contraignante, tant au sein de l’entreprise ou de l’administration (audit interne par exemple), que du fait du contexte externe (réglementations, lois, etc.) ;
  • La réactivité visàvis des fournisseurs (délais de paiement des factures), des clients (réponses à des réclamations clients), du marché (développement des interactions clients temps réel, notion de timetomarket) ;
  • La collaboration avec la possibilité de partager le suivi des documents en interne mais également avec des tiers externes ;
  • La qualité, les projets d’optimisation impliquant inévitablement la révision des processus documentaires mais aussi métiers associés.

Plus d’information sur les solutions : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

Source de l’information : MARKESS International

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