Quels sont les bénéfices de la gestion électronique de documents pour une organisation

La mise en place d’une GED comme AIRS dans une entreprise présente de nombreux avantages. Les enjeux sont à la fois organisationnels et stratégiques, opérationnels et techniques. Les bénéfices variant d’un projet à l’autre.

Les entreprises mettent ainsi en place des dispositifs de mise en commun et de capitalisation permettant une meilleure accessibilité des documents au plus grand nombre de collaborateurs et une pérennisation des documents au niveau de l’entreprise, ou de ses départements. Les apports d’une mise en commun sont nombreux avec la mise à disposition pour les collaborateurs d’un réservoir d’informations, une collaboration et une distribution facilitée, des gains en temps et en qualité de l’information.

Quelques chiffres concernant la gestion des documents

En Europe, les collaborateurs d’une entreprise passent beaucoup de temps à la lecture et surtout à la recherche de documents et informations. Dans certaines organisations, c’est jusqu’à 150 heures par an et par collaborateur qui sont consacrées à la recherche de documents, y compris les documents perdus ou mal classés. D’où la nécessité de mettre en place une gestion documentaire efficace et d’utiliser un logiciel de GED, dont les capacités de recherche permettent un gain de temps important.

Un document est imprimé ou photocopié en moyenne 10 fois. La solution est de centraliser les documents et de ne donner qu’une seule image visible en ligne par tous et partout. Une méthode de classement individuelle change en moyenne tous les 6 mois. Mettre en place des règles de gestion documentaire fixes et identiques pour tous suffit pourtant à avoir un fond documentaire uniformisé et utilisable.

Les multiples gains de la GED

La GED améliore, développe et maximise entre autre :

  • La centralisation car c’est une base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise ;
  • La conservation sans risque de perte et de dispersion des documents ;
  • La productivité et l’efficacité de travail en rendant possible une consultation immédiate des documents et une distribution instantanée ;
  • La fluidité de circulation et de traitement de l’information au sein de l’organisation ;
  • Le travail collaboratif ;
  • La traçabilité des documents avec l’historisation ;
  • La sécurité des documents et de leur contenu grâce à une fonctionnalité de gestion des accès ;
  • La pérennité des documents qui sont stockés sur des supports de stockage pérennes et sécurisés garantissant la valeur probante ;
  • L’interopérabilité, les documents pouvant être accessibles sur différentes plates-formes.

Tous ces avantages ont pour conséquence directe une réduction des coûts de gestion des documents, ceci par la qualité et la rapidité de traitement. La GED rend alors l’organisation plus compétitive et plus efficace.

La justification économique de la GED dans une organisation

L’expression ROI ou retour sur investissement est utilisée pour voir les gains et bénéfices en termes de réduction des coûts. Le calcul du ROI est une méthode incontournable pour prouver l’intérêt d’un projet.

Le calcul du ROI passe tout d’abord par le chiffrage des coûts cachés imputables à la situation de départ sans GED, c’est-à-dire le temps passé à rechercher et communiquer l’information, à classer les documents, à la redondance des tâches, à la recréation d’un document, etc.

Exemple de calcul simplifié

Dans le cadre d’un projet concret d’une entreprise de 20 personnes qui a une utilisation modérée des documents avec les éléments connus ci-dessous :

  • 20 collaborateurs ;
  • Coût moyen de l’heure pour l’entreprise par collaborateur : CHF 50.- ;
  • 2 courriers entrants par collaborateur et par jour ;
  • 2 courriers sortants par collaborateur et par jour ;
  • 5 recherches de documents par jour et par collaborateur ;
  • 5 impressions par jour et par collaborateur ;

Coût de la gestion papier :

  • 2 minutes pour classer un document ;
  • 3 minutes pour rechercher un document ;
  • 3 minutes pour distribuer un document ;
  • CHF 0.15 par photocopie ou impression y compris coût humain ;

Coût de la gestion avec GED :

  • 1 minute pour classer un document ;
  • 0.3 minute pour rechercher un document ;
  • 0.5 minute pour distribuer un document ;
Total par an Sans GED Avec GED Gain grâce à la GE
Temps en heures 2’720 566 2’154
Coût en CHF 138’000 28’300 109’700

Ces éléments montrent les gains possibles avec une GED. Le calcul est simplifié et ne tient pas compte des gains liés à la qualité, au stockage des documents, à la perte de documents, etc.

Des études peuvent être faites pour une entreprise de manière plus précise, mais cette première approche montre des gains très importants dans la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents.

De ce constat, il est évident qu’un projet GED a un très rapide retour sur investissement.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

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