La GED et l’archivage quels différences

L’archivage électronique est destiné à la gestion des documents présentant une valeur probante et aux documents vitaux pour l’entreprise. Dans l’environnement anglo-saxon, on oppose le Document management (GED) au Records management,  aussi traduit par archivage électronique.

Voici ci-dessous quelques différences marquantes entre un système GED et un système d’archivage électronique.

Un système de GED Un système d’archivageélectronique (SAE)
Permet la modification des documents et la production de plusieurs versions Interdit la modification des documents
Peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation
Peut comporter la gestion de durées de conservation Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation
Est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la bonne conduite de l’activité Peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fond sécurisé des documents probants de l’entreprise.
Finalité opérationnelle Finalité non opérationnelle /réglementaire

Un document est un document en cours de production ou d’élaboration, non validé, devant être distribué, modifié, corrigé, géré par l’utilisateur.

Un record ou une archive est sélectionné pour être conservé. Géré selon des règles préétablies, son contenu est fixe et non modifiable, à valeur probante et parfois historique.

Afin d’avoir un système conforme et optimal pour la gestion, différents modules doivent cohabiter afin de stocker de manière différentes les documents en fonction de leurs étapes dans le cycle de vie.

Pour en savoir plus : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

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Quels sont les bénéfices de la gestion électronique de documents pour une organisation

La mise en place d’une GED comme AIRS dans une entreprise présente de nombreux avantages. Les enjeux sont à la fois organisationnels et stratégiques, opérationnels et techniques. Les bénéfices variant d’un projet à l’autre.

Les entreprises mettent ainsi en place des dispositifs de mise en commun et de capitalisation permettant une meilleure accessibilité des documents au plus grand nombre de collaborateurs et une pérennisation des documents au niveau de l’entreprise, ou de ses départements. Les apports d’une mise en commun sont nombreux avec la mise à disposition pour les collaborateurs d’un réservoir d’informations, une collaboration et une distribution facilitée, des gains en temps et en qualité de l’information.

Quelques chiffres concernant la gestion des documents

En Europe, les collaborateurs d’une entreprise passent beaucoup de temps à la lecture et surtout à la recherche de documents et informations. Dans certaines organisations, c’est jusqu’à 150 heures par an et par collaborateur qui sont consacrées à la recherche de documents, y compris les documents perdus ou mal classés. D’où la nécessité de mettre en place une gestion documentaire efficace et d’utiliser un logiciel de GED, dont les capacités de recherche permettent un gain de temps important.

Un document est imprimé ou photocopié en moyenne 10 fois. La solution est de centraliser les documents et de ne donner qu’une seule image visible en ligne par tous et partout. Une méthode de classement individuelle change en moyenne tous les 6 mois. Mettre en place des règles de gestion documentaire fixes et identiques pour tous suffit pourtant à avoir un fond documentaire uniformisé et utilisable.

Les multiples gains de la GED

La GED améliore, développe et maximise entre autre :

  • La centralisation car c’est une base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise ;
  • La conservation sans risque de perte et de dispersion des documents ;
  • La productivité et l’efficacité de travail en rendant possible une consultation immédiate des documents et une distribution instantanée ;
  • La fluidité de circulation et de traitement de l’information au sein de l’organisation ;
  • Le travail collaboratif ;
  • La traçabilité des documents avec l’historisation ;
  • La sécurité des documents et de leur contenu grâce à une fonctionnalité de gestion des accès ;
  • La pérennité des documents qui sont stockés sur des supports de stockage pérennes et sécurisés garantissant la valeur probante ;
  • L’interopérabilité, les documents pouvant être accessibles sur différentes plates-formes.

Tous ces avantages ont pour conséquence directe une réduction des coûts de gestion des documents, ceci par la qualité et la rapidité de traitement. La GED rend alors l’organisation plus compétitive et plus efficace.

La justification économique de la GED dans une organisation

L’expression ROI ou retour sur investissement est utilisée pour voir les gains et bénéfices en termes de réduction des coûts. Le calcul du ROI est une méthode incontournable pour prouver l’intérêt d’un projet.

Le calcul du ROI passe tout d’abord par le chiffrage des coûts cachés imputables à la situation de départ sans GED, c’est-à-dire le temps passé à rechercher et communiquer l’information, à classer les documents, à la redondance des tâches, à la recréation d’un document, etc.

Exemple de calcul simplifié

Dans le cadre d’un projet concret d’une entreprise de 20 personnes qui a une utilisation modérée des documents avec les éléments connus ci-dessous :

  • 20 collaborateurs ;
  • Coût moyen de l’heure pour l’entreprise par collaborateur : CHF 50.- ;
  • 2 courriers entrants par collaborateur et par jour ;
  • 2 courriers sortants par collaborateur et par jour ;
  • 5 recherches de documents par jour et par collaborateur ;
  • 5 impressions par jour et par collaborateur ;

Coût de la gestion papier :

  • 2 minutes pour classer un document ;
  • 3 minutes pour rechercher un document ;
  • 3 minutes pour distribuer un document ;
  • CHF 0.15 par photocopie ou impression y compris coût humain ;

Coût de la gestion avec GED :

  • 1 minute pour classer un document ;
  • 0.3 minute pour rechercher un document ;
  • 0.5 minute pour distribuer un document ;
Total par an Sans GED Avec GED Gain grâce à la GE
Temps en heures 2’720 566 2’154
Coût en CHF 138’000 28’300 109’700

Ces éléments montrent les gains possibles avec une GED. Le calcul est simplifié et ne tient pas compte des gains liés à la qualité, au stockage des documents, à la perte de documents, etc.

Des études peuvent être faites pour une entreprise de manière plus précise, mais cette première approche montre des gains très importants dans la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents.

De ce constat, il est évident qu’un projet GED a un très rapide retour sur investissement.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

La gestion électronique de documents et les interactions avec les ERP

Aujourd’hui, il est essentiel que les solutions de gestion électronique de documents s’intègrent parfaitement aux systèmes comptables et aux ERP du marché. Un projet de GED est central pour une entreprise. La solution doit communiquer avec les solutions en place et plus particulièrement avec les solutions de gestion afin d’archiver les documents émis, mais également de récupérer les informations issues des documents entrants, par exemple dans le cadre d’une dématérialisation de factures fournisseurs dans le but d’éviter des saisies longues, fastidieuses et sources de nombreuses erreurs.

Ces échanges de données se font au fil du processus, le plus souvent à l’aide de moteurs de workflow intégrés dans les systèmes de gestion électronique des documents. Depuis l’application métier (ERP, CRM, etc.),  il est aussi nécessaire de pouvoir accéder par un simple clic au bon document ou à l’ensemble des documents d’un dossier.

Digitech travaille sur ce sujet depuis de longues années et se connecte à bon nombre de solutions. Son connecteur universel (AIRS Connect) permet de s’intégrer très simplement par webService à toutes les solutions du marché. De nombreuses réalisations existent dans tous les domaines d’activités (administrations publiques, assurances, assurances sociales, fonds de pension, régies immobilières, fiduciaires, industries, etc.). De nombreux clients utilisent AIRS intégré à leurs systèmes d’informations avec des connexions à des applications telles que SAP, Microsoft Dynamics, Ofiger, Winbiz, IS-E, Civil net Finance, Abacus, web@AVS, web@AI, PK/S, etc.

 

Retrouvez toutes les informations sur AIRS Suite, la solution de gestion électronique permettant de s’intégrer dans votre système d’information :

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/custom/module/cms/content/file/airs.pdf

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/custom/module/cms/content/file/capture.pdf

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7147/a-i-r-s-dossier.dhtml

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7149/a-i-r-s-capture.dhtml

Plus d’information : info@digitech-sa.ch – http://www.digitech-sa.ch

AIRS Cloud

Les documents s’empilent sur votre bureau ? Vos partages se remplissent ? Vous avez de la peine à retrouver le bon document au bon moment ?

AIRS Cloud vous permet de stocker des documents et de les partager, de les archiver mais aussi de contrôler les versions, de tracer les actions, de gérer les droits, de distribuer les courriers et de gérer les délais de traitement et de conservation.

Accéder à ces informations via votre ordinateur de bureau ne suffit plus. Il faut avoir le plein accès en déplacement mais aussi via les Smartphones, les notebooks, et les tablettes.

Devant l’accroissement du nombre de documents (électroniques et papier) et la nécessité d’accéder à ces données  à tout moment et à tout endroit, les solutions de gestion électronique dans le Cloud sont devenues une nécessité.

Pour répondre à cette problématique et à de telles exigences de service, la solution AIRS a été développée et conçue pour les utilisateurs les plus exigeants en termes de fonctionnalité, de performance, de sécurité et de service.

AIRS Cloud se résume en 2 mots : Simplicité et Efficacité et ceci quel que soit la taille de l’entreprise, de deux à plusieurs milliers de collaborateurs.

Une interface utilisateur conviviale accessible par un navigateur web, avec une multitude de fonctions afin de gérer les documents papier, les courriers électroniques, les documents bureautiques et tout autre document en toute simplicité.

La documentation :

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/custom/module/cms/content/file/airscloud-brochure.pdf

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7196/a-i-r-s-cloud.dhtml

Pour plus d’informations : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

Digitech vous propose l’excellence dans la gestion électronique de vos documents

Les solutions que Digitech propose vous apportent les réponses pour l’ensemble des traitements de vos documents.

Que ce soient des documents papiers, des documents électroniques, des courriers, des e-mails ; que vous souhaitiez les classer, les archiver, les distribuer, les gérer, les diffuser ; que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale ; que vous soyez actif dans le secondaire ou le tertiaire : Digitech vous propose une réponse… AIRS !

AIRS, la solution de gestion globale de vos documents, apporte confort, simplicité, gain de temps, gain de sécurité dans votre gestion quotidienne.

AIRS s’adapte à votre besoin et répond aux problématiques des PME dès 2 utilisateurs jusqu’aux multinationales avec plusieurs milliers d’utilisateurs.

Digitech édite, distribue et intègre AIRS avec des chefs de projets expérimentés qui vous apporterons expertises, connaissances et compétences afin d’optimiser vos processus documentaires pour gagner en efficacité dans vos tâches quotidiennes.

Afin de mieux comprendre les enjeux d’une bonne gestion de vos documents, des avantages et surtout des gains possibles,  prenez contact avec nous : info@digitech-sa.ch

Vous trouverez également la documentation :

AIRS Cloud :

http://www.digitech-sa.ch/digitechsuisse/custom/module/cms/content/file/airscloud-brochure.pdf

AIRS Capture :

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/custom/module/cms/content/file/capture.pdf

AIRS Dossier :

http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/custom/module/cms/content/file/airs.pdf

La GED et la dématérialisation au service des entreprises

Tous les services de l’entreprise souhaitent aujourd’hui mettre en place la dématérialisation et la gestion électronique des documents.

La nécessité d’uniformiser les processus et de les piloter de manière optimale dans l’entreprise, sont des facteurs marquants qui poussent vers la mise en place de solutions GED (gestion électronique de documents).

Si ce n’est pour supprimer l’utilisation du papier, c’est du moins pour minimiser son utilisation de manière importante. C’est bien là une des ambitions de la GED et de la dématérialisation.

AIRS, la solution d’optimisation des processus documentaires, ne s’adresse pas uniquement aux grandes entreprises et à l’administration publique, mais à l’ensemble des professions et à toutes tailles d’entreprises, de 2 utilisateurs à plusieurs milliers d’utilisateurs. La mise en place d’une telle solution devient un enjeu de compétitivité.

Que la chaîne documentaire soit purement numérique ou partiellement papier, la législation suisse permet de supprimer et de détruire le papier si les outils et les processus en place sont conformes, ce qui permet d’avoir une gestion électronique et un pilotage simple et efficace.

Plus qu’une simple réduction des coûts !

Dans ce contexte, la dématérialisation touche toutes les entreprises. La dématérialisation et la GED génèrent des réductions de coûts conséquents pour les entreprises. Une réduction immédiate des frais liés à la consommation de papier, d’encre et de traitement, de distribution, de recherche, de classement mais aussi de frais de mise sous pli, d’expédition, de transport ou de stockage.

Ces économies se conjuguent avec la manière de travailler, la qualité du travail et la perception que va donner l’entreprise à ses clients. La liste des avantages est longue : une meilleure réactivité, une meilleure qualité du travail, une valorisation du patrimoine documentaire et un impact favorable sur l’environnement, pour ne citer que ceux-ci.

 

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

Les petits déjeuners romands de la gestion électronique de documents

Digitech a le plaisir de vous inviter à ses petits déjeuners « gestion électronique de documents »

Le 24 octobre 2012 de 8h30 à 10h
Le 1er novembre 2012 de 8h30 à 10h
Le 6 novembre 2012 de 8h30 à 10h  
AIRS réunit l’ensemble des solutions pour gérer vos documents :
1.    la capture de vos documents :
       a.    Papier par des scanners ;
       b.    Bureautique par des composants logiciels ;
2.    L’extraction des champs :
       a.    de vos formulaires ;
       b.    de vos commandes ;
       c.    de vos factures ;
       d.    de vos courriers ;
3.    La distribution et la diffusion de vos documents :
       a.    Pour que les bonnes personnes reçoivent le document et puissent le traiter ;
       b.    Pour que les délais de traitement soient respectés ;
       c.    Pour tracer les différentes actions ;
       d.    Pour rechercher et consulter les documents sur vos ordinateurs, Smartphones ou tablettes ;
4.    L’archivage :
       a.    Pour supprimer le papier ;
       b.    Pour conserver les documents de manière sûre et sécurisée ;
       c.    Pour gérer les droits et la confidentialité ;
AIRS permet de gérer de manière fluide, structurée et efficace l’ensemble des documents d’entreprise. Cette solution constitue l’alternative robuste et économique pour répondre au besoin de toutes entreprises et organisations de deux à plusieurs milliers d’utilisateurs.
Digitech, un des leaders en Suisse Romande avec près de 20 ans d’expériences dans le domaine,vous invite à ses petits déjeuners de la gestion électronique de documents :
Ces évènements se dérouleront au Mont-sur-Lausanne, merci de vous y inscrire, le nombre de participants est limité à 8 par session.
Je ne suis pas libre, je préfère être rappelé(e) par un consultant: cliquez-ici
Informations complémentaires :
Contact : Natacha Blanc
Tél: +41 21 635 01 04

La plateforme AIRS permet de traiter de bout en bout les documents électroniques

Si vous cherchez à réduire votre support papier afin de diminuer les coûts et améliorer l’efficacité, pourquoi ne pas étudier la possibilité de mettre en place la plateforme AIRS, permettant de gérer l’ensemble des documents de votre organisation mais également tous les documents que vous gérez avec l’extérieur (fournisseurs, clients, partenaires, etc.).

AIRS gère complètement les processus de la signature électronique de bout en bout, tout en saisissant une preuve électronique fiable. AIRS est conçu pour offrir un maximum de flexibilité, d’évolutivité et de vérifiabilité visant une adaptation, une mise en œuvre et une utilisation facile.

AIRS gère les documents de bout en bout. Les accès et les permissions sont mis en place afin de gérer précisément la confidentialité et le cloisonnement des documents, les alertes par mail ou même par SMS, afin de vous informer qu’il y a de nouvelles informations à traiter. Toutes ces actions sont tracées afin que l’entreprise puisse en tout temps piloter les interactions internes et externes sur l’ensemble de son information.

La plateforme AIRS prévoit l’ensemble des processus de gestion pour un document:

La création

  • La solution permet de déposer le document sur la plateforme dans le dossier voulu en gérant les autorisations, la confidentialité et la sécurité de manière appropriée ;
  • Selon vos souhaits, le document peut être déposé avec votre signature électronique personnelle ;
  • Son archivage à valeur probante peut avoir lieu ;
  • Sa consultation en tout temps est possible ;

La distribution

  • Définition du ou des destinataires ;
  • Définition des délais de traitement souhaités ;
  • Traçabilité des actions et des consultations afin d’auditer les processus ;
  • Pouvoir répondre à l’émetteur ;
  • Selon les droits, redistribuer le document ;

Archivage

  • Archive les documents conformément à la loi ;
  • Sécurise la conservation de vos échanges ;
  • Conserve selon les durées les documents ;
  • Permet de rechercher facilement les documents ;
  • Conserve toutes les interactions sur les documents ;

Intégration et architecture

L’architecture de la solution AIRS est conçue pour s’adapter aux exigences d’évolutivité et de fiabilité de l’entreprise et pour faciliter l’intégration des applications d’entreprise :

  • WebServices ;
  • API ;
  • Echanges sécurisés ;
  • Permet via des dépôts automatiques de documents (factures, rappels, demandes, certificats, contrats, décomptes, etc.) de s’interfacer avec toutes applications ;
  • S’intègre parfaitement aux systèmes d’information des entreprises.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch