Newsletter du spécialiste de la gestion électronique de documents

Mot de Frédéric Matthey, Administrateur de Digitech
 
Chers clients et amis de Digitech,
L’été de Digitech a été studieux avec la sortie de la nouvelle version d’AIRS Cloud (http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7196/a-i-r-s-cloud.dhtml), et sa nouvelle brochure (http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/custom/module/cms/content/file/airscloud-brochure.pdf), solution particulièrement avantageuse pour les PME (dès CHF 1.- par jour). De nouvelles offres dans la dématérialisation de factures fournisseurs et la sortie de la dernière version de AIRS Suite sont également des événements marquants pour Digitech Suisse durant l’été. Ces nouvelles offres (https://fmatthey.wordpress.com/2012/08/13/du-nouveau-dans-la-gestion-electronique-de-documents-avec-les-nouvelles-offres-de-digitech-suisse/) nous permettent aujourd’hui de répondre à tous les besoins des entreprises et administrations en termes de numérisation, de reconnaissance, de distribution, d’archivage, de valeur probante mais également d’échanges électroniques de bout en bout.

Nos clients de 3 à plusieurs milliers d’utilisateurs peuvent en témoigner ! Nos solutions répondent à leurs besoins fonctionnels tout en respectant leurs budgets, et permettent d’améliorer le confort d’utilisation, l’efficacité du travail afin de se concentrer sur le coeur de leurs métiers.
Vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire à nos petits déjeuners de la GED. Ces événements conviviaux sont l’occasion d’échanger sur ce sujet et d’apporter des réponses et des solutions à vos questions (https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?fromEmail=true&formkey=dDZJNlR3UmNTNWtXZGVaWHlWcnp4c3c6MQ).
Nos chefs de projet ont également profité de cet été pour être formés et certifiés sur la méthodologieHermes avec un mot d’ordre, l’appliquer de manière intelligente et agile afin de rester souple et réactif.
Nos efforts continus et nos investissements dans la R&D nous permettent d’envisager l’avenir de manière radieuse. Nos indicateurs sont au vert à court, moyen et long terme.
Je vous souhaite une bonne lecture de notre lettre d’information.
Digitech SA
Frédéric Matthey
Chemin du Rionzi 54
1052 Le Mont-sur-Lausanne
021/635 01 04

AIRS Cloud, la gestion électronique de documents à la portée de tous !

Digitech a le plaisir de vous inviter à découvrir AIRS Cloud, le premier service Internet de gestion électronique de documents 100% Suisse dès un franc par jour.
Jusqu´alors réservée aux grandes entreprises, la gestion électronique de documents se met à l’heure des PME. AIRS met sur le marché un service Internet de gestion électronique de documents et d’archivage électronique :
–       Rapidité (accessible facilement depuis n’importe quel accès web) ;
–       Simplicité (solution ergonomique) ;
–       Efficacité (répond à des besoins réels) ;
–       Sécurité (accès sécurisé et crypté, authentification forte).
AIRS vous permet de démarrer la gestion électronique de vos documents au moment où vous souscrivez, avec une totale autonomie.
AIRS optimise vos processus et divise les coûts de traitement de vos documents tout en apportant davantage de sécurité, de traçabilité et un meilleur pilotage.

La suite de l’article : https://fmatthey.wordpress.com/2012/08/24/airs-cloud-la-gestion-electronique-de-documents-a-la-portee-de-tous-2/

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La dématérialisation des factures fournisseurs

Les économies de temps et d’argent sont les principaux facteurs qui justifient la dématérialisation du processus factures fournisseurs. La plupart des services comptables souffrent de coûts de transaction et de temps de traitement élevés, ainsi que d’un usage intensif du papier. Ces motifs poussent les organisations à travailler sur l’amélioration et la standardisation de leur processus comptabilité fournisseurs.
AIRS Facture est un logiciel de LAD pour les factures fournisseurs. Il fait appel aux OCR les plus efficaces du marché en utilisant des bases sémantiques et un système d’auto-apprentissage breveté par BSV, en s’éloignant des technologies classiques de lecture positionnelle, avec une approche de la LAD basée sur la sémantique éliminant toute modélisation manuelle préalable, et sur l’auto-apprentissage minimisant de façon drastique le vidéo codage.
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L’archivage électronique en Suisse

Aujourd’hui plus que jamais, le nombre d’informations reçues chaque jour par une entreprise ou une administration est plus important que jamais. Que cette information parvienne par la source historique, le courrier papier ou par des sources électroniques (e-mail, plateforme d’échanges de documents, etc.), il est nécessaire de la gérer correctement. Cette parfaite maîtrise des documents et des informations reçus mais également produits est un enjeu majeur.

Il est primordial de ne conserver que l’information utile et vitale, de gérer la durée de conservation de manière adéquate et de rendre cette information facilement consultable, uniquement aux utilisateurs habilités, tout en garantissant la sécurisé.

La conservation papier ou électronique doit répondre aux mêmes obligations, mais la manière d’y arriver est différente.

Une série d’articles de loi en Suisse permettent de garantir la valeur probante de documents dématérialisés. Ceux-ci se retrouvent dans le code des obligations, dans la LTVA, dans l’ordonnance OLICO et permettent de supprimer la version papier d’un grand nombre de documents, pour autant que le système d’archivage électronique puisse le démontrer. Le nouveau code de procédure civile, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2011, donne les supports admis comme moyen de preuve. Dans ceux-ci, nous retrouvons les fichiers électroniques.

De plus, le législateur veut favoriser la diminution de l’utilisation du papier afin de rendre l’administration et les entreprises suisses plus efficaces.

Cette volonté, appuyée sur une série de textes, permet de passer d’un archivage papier à un archivage électronique afin de gagner en pilotage, en gestion, en efficacité. Les avantages sont nombreux et permettent aux entreprises de gagner de la place, de rechercher de manière simple et efficace le document depuis leur place de travail, de réduire les temps de traitement, de tracer les actions faites sur les documents, de mieux partager l’information, d’améliorer la sécurité de l’information, de mieux gérer la confidentialité de certains documents et dossiers sensibles entre autres. Tous ces avantages permettent de gagner du temps et surtout de l’argent afin de pouvoir se concentrer de manière optimale sur son cœur d’activité.

Au-delà de l’archivage électronique, des solutions plus complètes existent et permettent de gérer l’ensemble des processus documentaires de l’entreprise afin de pouvoir encore optimiser la gestion et la circulation de l’information.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

Dématérialisation de factures fournisseurs

Les économies de temps et d’argent sont les principaux facteurs justifiant la dématérialisation du processus facture fournisseurs. La plupart des services comptables souffrent de coûts de transaction et de temps de traitement élevés, ainsi que d’un usage intensif du papier. Ces motifs poussent les organisations à travailler sur l’amélioration et la standardisation de leurs processus comptabilité fournisseurs.

AIRS Facture est un logiciel de LAD pour les factures fournisseurs. Il fait appel aux OCR les plus efficaces du marché en utilisant des bases sémantiques et un système d’auto-apprentissage breveté par BSV, en s’éloignant des technologies classiques de lecture positionnelle, avec une approche de la LAD basée sur la sémantique, en éliminant toute modélisation manuelle préalable, et en se basant sur l’auto-apprentissage, minimisant de façon drastique le vidéo codage.

AIRS Dossier permet de stocker et d’archiver les documents de manière structurée. La solution permet de retrouver la facture en tout temps en un instant, soit depuis l’ERP, soit directement depuis la solution. AIRS Dossier, avec son moteur de workflow, permet de gérer le processus de validation selon les règles internes de l’entreprise et de communiquer avec l’ERP afin d’échanger en tout temps les informations entre les différentes solutions. L’utilisateur n’a plus à se soucier de gérer les délais, le cheminement, la traçabilité des actions. Tout est fait par la solution de manière automatique. L’utilisateur peut ainsi se concentrer sur ses tâches métiers.

La valeur probante permet de détruire les documents papier dans le respect des règles et des lois Suisses. La solution apporte une valeur probante afin de conserver les documents comptables sous forme dématérialisée en toute sécurité.

Liaison avec les ERP

La solution AIRS permet de se connecter à bon nombre d’ERP du commerce, que ce soit des solutions internationales comme SAP, Dynamics, Oracle, Sage ou des solutions Suisses comme Pro Concept ERP, Ofiger, Winbiz, OM Business, etc. Les intégrations permettent une utilisation simple et optimum de la solution AIRS avec tous les ERP du commerce.

Pour conclure

Les organisations qui choisissent la solution la plus complète possible retirent un avantage maximal. Les utilisateurs de la solution pourront se consacrer à la supervision et à la gestion des processus. Il faut pour cela des solutions automatisant tous les processus de la comptabilité fournisseurs de bout en bout et intégrées à l’ERP. Il est important de couvrir l’ensemble du besoin, de l’arrivée des factures jusqu’aux tâches d’approbation en passant par l’extraction des informations, la vérification et la validation, le tout dans le respect des exigences de la loi afin de supprimer le papier.

Plus d’information : info@digitech-a.chhttp://www.digitech-sa.ch

La norme ISO 14641-1 complétée par une norme AFNOR pour les coffres forts numériques

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) permet de conserver la valeur probante des documents pendant toute la durée de conservation. Les caractéristiques principales d’un tel système, y compris ses infrastructures, sont :

  • la pérennité ;
  • la sécurité ;
  • la confidentialité ;
  • la disponibilité ;
  • la réversibilité ;
  • et bien sûr l’intégrité.

ISO 14641-1 est la norme de référence de l’archivage. Depuis juillet 2012, un nouveau texte normatif a fait son entrée, la norme Z42-020, spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.

Ce terme est utilisé généralement pour désigner un service d’archivage de documents numériques, par analogie à un service de Coffre-fort dans une banque. L’utilisateur du coffre-fort dépose des objets de valeur. Seul le propriétaire dispose des clés et a donc accès aux objets déposés. La garantie offerte par ce service résulte d’un ensemble de processus : salle des coffres sécurisée, contrôle d’accès, alarme, surveillance, etc. Une application dédiée, exploitée par des processus sécurisés sur des infrastructures généralement redondées, permet de garantir aux utilisateurs la pérennité, la sécurité, la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des documents à valeur probante qui y sont déposés.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch