Les régies immobilières face au défi du traitement des documents

Pour gagner en compétitivité, en efficacité, et en qualité, un système de gestion électronique de documents devient indispensable pour les régies immobilières. Petite ou grande, l’acquisition d’un système de gestion électronique de documents tel que AIRS (http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7147/a-i-r-s-dossier.dhtml) est un moyen efficace pour optimiser le traitement de vos documents. AIRS permet de traiter de manière efficace l’ensemble des documents d’une régie immobilière, que ce soit des factures fournisseurs, des bons de commandes, des contrats, des baux, des papiers administratifs ou tout type de documents et de courriers entrants et sortants. La solution permet un classement efficace, un archivage à long terme respectant les normes et lois en suisse, mais aussi une distribution afin que la bonne personne ait le bon document au bon moment. Les différents modules de la suite AIRS permettent de gérer les documents bureautiques, les mails, l’interaction avec l’application de gestion (comptable, états locatifs, etc.), de reconnaître les différents champs des factures fournisseurs de manière automatique, ce qui permet un gain de confort et un retour sur investissement très rapide pour tout type de régies immobilières, de 5 personnes à plusieurs centaines de collaborateurs.

La solution AIRS permet entre autre :

  • D’archiver et de gérer sur le long terme des dossiers clients;
  • D’indexer du courrier entrant et sortant de manière simple et rapide;
  • D’insérer et gérer des documents bureautiques et mails;
  • De numériser de l’ensemble des documents papiers;
  • De tracer les actions faites sur les documents;
  • De classer de manière structurée les dossiers clients;
  • De gagner de la place en supprimant les classeurs ;
  • De gagner en efficacité et du temps afin de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

De plus, selon la volonté de la régie immobilière, il est possible pour le client de consulter son dossier de manière sécurisée, ce qui permet une plus grande interaction et rapidité dans les échanges avec le client. En passant à la gestion électronique de documents avec AIRS, vous numérisez, faites circuler, archivez vos documents, etc. Toutes ces actions quotidiennes vous permettent de réduire facilement vos impressions, votre stock de papier, votre temps de classement et vos consommations énergétiques liées aux déplacements, en plus de gagner en efficacité, d’optimiser votre gestion et de réduire vos coûts. La gestion électronique de documents AIRS est une opportunité économique et écologique pour les entreprises et les régies immobilières. La dématérialisation de vos documents et la gestion électronique de documents vous permettront de développer votre démarche éco-responsable en réduisant l’empreinte carbone de votre structure et de la valoriser auprès de vos clients.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

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