La Gouvernance de l’information et des documents

Comme toutes gouvernances, on parle d’une organisation définie par des rôles, s’appuyant sur des processus définis, et sur un ensemble de référentiels et de fondamentaux.

La gouvernance de l’information et des documents fait partie de tous les projets dont la manipulation ou le traitement de l’information sont en jeu. Par exemple des projets de numérisation, de dématérialisation, de gestion de contenu, de gestion de courriers, de stockage, d’automatisation et de gestion de processus, d’archivage probant, d’archivage patrimonial, de travail collaboratif, etc.

On constate que les sources d’informations sont diverses (courriers entrants et sortants, documents internes, documents émis par les systèmes de production, documents émis par les ERP, mails, rapports internes, etc.) et sont trop souvent traitées et gérées séparément au sein des entreprises. Pourtant, l’information d’une entreprise est la chose la plus importante et doit être organisée de manière structurée avec des règles et des directives communes.

La gouvernance documentaire permet d’apporter une vision globale et cohérente pour mieux gérer, maîtriser et utiliser les flux d’informations internes à l’entreprise, tout en prenant en compte les sources externes qui influencent le quotidien de la société.

Sans stratégie sur la gestion de l’information et des documents, l’environnement de travail n’est pas durable et peu sûr. Il faut se doter des règles et des processus qui pourront évoluer dans le temps afin de garantir en tout temps d’avoir la bonne information au bon moment, tout en respectant les lois en vigueur et en optimisant la manière de travailler. Pour la mise en place d’une telle stratégie documentaire, il est nécessaire que les responsables des organisations abordent la problématique avec une gestion globale, à long terme, répondant aux besoins et enjeux réels de leur entreprise. Cette gouvernance ne doit pas être un frein. Au contraire, c’est un accélérateur pour l’entreprise afin de mieux gérer cette information qui est en constante croissance. Cette gouvernance permettra de simplifier les processus, de réduire les coûts de traitement des documents, de diminuer l’empreinte écologique, d’améliorer la sécurité et d’optimiser l’utilisation des ressources humaines et matérielles.

Plus d’information : info@digitech-sa.chhttp://www.digitech-sa.ch

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Un commentaire pour La Gouvernance de l’information et des documents

  1. La gouvernance de l’information a la force de répondre à un grand nombre d’enjeux autour de la gestion des documents : Soit 80% de l’information circulant dans nos organisations. Et même si une grosse partie de l’information stratégique existe dans des bases de données sous la forme de données structurée, une petite partie, stratégiquement vitale, existe sous forme de document. Et elle ne peut être bien gérée sans bonne gouvernance.
    Oui, effectivement, une gouvernance de l’information apporte de la durabilité à l’organisation, ainsi qu’une meilleure gestion des risques informationnels, et surtout la possibilité de favoriser l’innovation et la valorisation des échanges et du patrimoine informationnel. Si le sujet vous intéresse, je vous conseil vivement le premier livre blanc sur le sujet de la gouvernance de l’information : http://www.gouvinfo.org – Vous pouvez aussi participer à votre discrétion à l’observatoire Gouvinfo. Et si cela continu de vous plaire, vous pouvez aussi valoriser votre point de vue dans le second livre blanc de l’observatoire de la gouvernance de l’information.

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