L’analyse : une phase primordiale pour vos projets de gestion électronique de documents

Lors d’un projet de mise en place d’un outil de gestion électronique de documents, il est important d’aborder l’angle organisationnel et métier avant l’angle technique afin que l’entreprise tire tous les bénéfices d’une gestion plus rationnelle des documents (papiers et électroniques).

La mise en place d’une solution GED doit passer par une étude préalable afin de trouver la solution qui réponde parfaitement aux besoins. Il faut identifier de manière précise les besoins stratégiques et opérationnels de l’entreprise ou l’administration, afin de les analyser pour proposer la mise en œuvre de la bonne solution paramétrée de manière à répondre aux besoins.

Dans la phase d’analyse, des questions permettent de cerner le besoin et de dimensionner la solution. Des questions générales arrivent durant cette étape :

  • Quels types de documents ?
  • Quels formats ?
  • Quelles quantités ?
  • Combien de documents sortants par jour ?
  • Combien de documents entrants par jour ?
  • Combien de documents internes ?
  • Combien de mails traités par jour ?
  • Est-ce que ces documents suivent un processus ?
  • Le nombre d’utilisateurs ?
  • Les parties normatives et légales sont également abordées ;

D’autres questions plus pointues sont également posées dans cette phase.

La modélisation permet une formalisation rapide des informations recueillies lors des entretiens et permet une harmonisation des informations transmises par les différents utilisateurs. Elle consistera dans ce cas à identifier de façon précise l’ensemble des documents transitant dans l’entreprise et de rattacher à chacun d’entre eux les éléments d’information et de volumétrie nécessaires à l’identification des flux documentaires et à leur analyse afin d’identifier le besoin.

Ces étapes d’analyse permettent de garantir la cohérence de la solution envisagée avec les besoins métiers afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise à un coût raisonnable.

Il faut également prendre en compte la capacité de l’entreprise en termes de budget et de réceptivité au changement. Le lancement d’un projet de gestion électronique de documents entraîne des réticences, qu’il s’agit d’identifier. Grâce à un accompagnement réussit, ces freins seront levés afin que tous adhèrent au projet et que celui-ci soit une réussite pour l’entreprise, ainsi que pour l’ensemble des utilisateurs.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch et http://www.digitech-sa.ch

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