L’intelligence documentaire rend les entreprises agiles !

Depuis quelques années, l’information devient un élément prépondérant dans les entreprises. Il faut l’acquérir, la transformer, la faire circuler, la trouver facilement afin de prendre les bonnes décisions aux bons moments. Ceci concerne toutes les organisations, petites ou grandes, et tous les départements de l’entreprise. Que cette information provienne d’éléments issus de la veille, que ce soit des documents commerciaux ou fiscaux, des formulaires, des factures, des dossiers de collaborateurs, nous devons pouvoir retrouver le bon document au bon moment avec l’ensemble des informations liées. Il faut également que ces documents soient organisés en processus afin de les faire circuler dans l’entreprise pour traitement, validation, signature ou tout simplement à titre informatif.

Pour arriver à cette organisation et en assurer le contrôle, il est essentiel de se doter de solutions pour traiter et optimiser les processus documentaires comme celles de Digitech (http://www.digitech-sa.ch). Ces solutions s’adaptent à tout type d’entreprises et de départements afin de répondre précisément aux besoins. Ces besoins sont souvent spécifiques, et doivent également prendre en compte d’autres points tels que:

  • La fiabilité de l’information ;
  • Son cycle de vie ;
  • La durée de vie de l’information ;
  • Un accès facilité ;
  • La traçabilité des actions ;
  • La sécurité ;
  • La confidentialité ;
  • La conservation respectant les normes et les lois ;
  • Le partage et la collaboration sur les documents ;
  • Les différentes versions des documents ;

Encore bien d’autres points doivent ou peuvent être traités par les solutions de la gamme AIRS (http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7147/a-i-r-s-dossier.dhtml). Ces outils permettent de gérer l’ensemble de vos documents, de capitaliser l’information et de gagner en efficacité, source de gains importants dans votre organisation.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

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Newsletter du spécialiste de la gestion électronique de documents

Mot de Frédéric Matthey, Administrateur de Digitech
 
Chers clients et amis de Digitech,
L’année 2012 est particulière pour le groupe Digitech, car c’est l’année de notre 20ème anniversaire. C’est en 1992 que l’aventure de Digitech a débuté en France, suivie de la création de Digitech Suisse à Lausanne un an plus tard. Cette année est donc importante pour nous, car au-delà de notre anniversaire, c’est également la sortie officielle de AIRS Cloud, solution à destination des PME qui rythment une partie de notre temps : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7196/a-i-r-s-cloud.dhtml
Malgré un contexte économique européen et mondial difficile, marqué par beaucoup d’inquiétude, nous constatons des signes positifs. Nos indicateurs restent au vert et nos clients travaillent de plus en plus avec nous afin d’optimiser leurs flux documentaires, sources d’optimisation organisationnelle et administrative.
Nous avons de nombreux projets d’envergure et passionnants, qui nécessitent une attention particulière et génèrent une forte croissance. De nouveaux collaborateurs nous rejoignent donc pour participer à notre réussite. Afin de renforcer notre équipe de management chez Digitech Suisse, nous avons le plaisir de vous annoncer l’arrivée de Monsieur Alfredo Hofmann au poste de directeur opérationnel. Il est un expert reconnu en termes d’organisation d’entreprise et de gestion d’équipes dans des projets complexes liés à l’informatique. Il a également mené à bien des projets dans le marketing stratégique et le positionnement de nouveaux produits pour un groupe international.
Nous regardons le présent et le futur avec ambition et optimisme. Nos solutions sont de plus en plus demandées, notre palette en termes de gestion de contenu, de gestion documentaire et d’optimisation de processus couvrent l’ensemble des besoins d’une organisation de 3 personnes à plusieurs milliers de collaborateurs. Nous souhaitons vous accompagner dans votre réussite, n’hésitez donc pas à nous contacter pour évoquer vos projets.
Pour nos 20 ans, nous avons également le plaisir de vous présenter notre nouveau site Internet sur lequel vous retrouverez des renseignements sur nos solutions et nos services. Je vous invite à le découvrir :http://www.digitech-sa.ch
Je vous souhaite une agréable lecture et vous souhaite un excellent été.
  
Digitech SA
Frédéric Matthey
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La gestion électronique de documents : Réduire les coûts de traitement administratif

LA GED COMME LEVIER D’ÉCONOMIE ET DE PRODUCTIVITÉ
Les avantages de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents sont nombreux. Ils permettent notamment :
  • D’accélérer le traitement et la validation des documents ;
  • D’accéder instantanément aux documents ;
  • D’automatiser des tâches (saisie, contrôle, distribution, etc.) ;
  • De tracer exhaustivement les actions et les interventions sur chaque document ;
  • De fiabiliser et faciliter le contrôle ainsi que le reporting et les statistiques ;
  • D’améliorer continuellement la relation avec les fournisseurs.
Les solutions de gestion électronique de documents contribuent à réduire la charge de travail administrative mais également à optimiser les processus, ainsi les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.
Les solutions traitant toute la chaîne documentaire permettent l’automatisation des processus d’acquisition, de lecture et de reconnaissance d’informations sur le document, d’indexation, de distribution, de validation du document et de l’archivage en respectant les contraintes légales afin de détruire le papier. Les solutions permettent également l’envoi des informations collectées à d’autres applications telles que des ERP.
Ces solutions de traitement de documents (dont AIRS de la société Digitech) sont de véritables moteurs de productivité pour l’entreprise.
La suite de l’article :
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La GED et la mobilité. Accédez à vos documents et dossiers lors de vos déplacements

De nombreuses sociétés, qu’il s’agisse de grands comptes ou de petites et moyennes entreprises, ont, avec l’émergence des nouvelles technologies mobiles telles que les Smartphones ou les Tablettes, intégré la mobilité dans leur stratégie. Elles sont constamment à la recherche de nouveaux dispositifs afin de rendre le travail de leurs salariés mobiles plus facile.
La mise en place de processus électroniques : un préalable à toute mobilité
Cette tendance va changer la façon de travailler. Cela veut dire, d’une part, que les processus doivent s’adapter, mais qu’il faudra aussi de nouvelles solutions techniques. En matière de processus, cela concerne, en particulier, les procédures papiers. Si le personnel est souvent sur la route, il sera difficile d’échanger des documents papiers qui sont encore les plus répandus. Il est souvent tout simplement impossible d’emporter avec soi tous les documents qui pourraient se révéler nécessaires. C’est pourquoi, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à positionner la numérisation des documents au début de leur chaîne de processus, permettant ainsi d’obtenir des processus électroniques homogènes.
Pour répondre à ce besoin, Digitech propose A.I.R.S. Suite qui permet de gérer les courriers, les dossiers et tous les documents de l’entreprise et ceci depuis un ordinateur mais également depuis des tablettes et des Smartphones.
La solution A.I.R.S. Cloud permet sans installation et sans investissement initial de bénéficier de la solution partout dans le monde lors de déplacements et ceci de manière sécurisée.
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :
Les fiches solutions de Digitech :

AIRS Cloud – Digitech à la conquête des PME

Nul besoin d’investir dans des serveurs et licences, la solution AIRS Cloud vous permet de gérer électroniquement tous vos documents d’entreprise, que ce soit des documents papiers numérisés grâce à la solution, des documents bureautiques, des mails ou tous autres documents. Un abonnement suffit et vous pouvez utiliser la solution après quelques heures d’attente seulement, sans installation sur votre poste de travail ou sur un serveur, une simple connexion Internet suffisant ! Cette solution a été mise au point pour les PME de 5 à 500 collaborateurs avec des coûts d’exploitation dès 1 franc par jour et par utilisateur, ce qui en fait la solution de gestion électronique de documents la plus attractive de Suisse, tout en gardant la qualité, la richesse fonctionnelle et le professionnalisme qui ont fait la réussite de Digitech dans ce métier depuis plus de 20 ans. Cette solution se base sur notre expérience acquise auprès des grands comptes, des grandes PME et des administrations, clients depuis nos débuts.

La solution est accessible par autant d’utilisateurs que vous le souhaitez, à partir de n’importe quel poste de travail (PC, Apple, Tablette, etc.). Vous bénéficiez gratuitement des dernières mises à jour en temps réel dès qu’elles sont disponibles. En quelques minutes, vous avez pris en mains notre solution AIRS Cloud. Aucun risque de perte de vos fichiers, la solution enregistre et backup ces derniers dans un DataCenter sécurisé en Suisse. Grâce à la mutualisation, vous pouvez ainsi accéder à un degré d’excellence inenvisageable autrement.

La solution permet également d’avoir un système d’archivage à valeur probante, répondant aux exigences les plus fortes, respectant le cadre légal Suisse et permettant la destruction d’une grande partie de vos documents papiers. Il est également possible de bénéficier de systèmes d’authentification hautement évolués respectant les contraintes les plus élevées, reprises du milieu des banques et de la finance. Tout ceci pour des coûts respectant les capacités financières des PME !

Le système permet entre autre la centralisation de l’information de l’entreprise, une sécurité physique et logique de l’information avec une traçabilité permettant de savoir en tout temps qui a fait quoi sur les documents. Plus de pertes d’informations ou de documents mal classés. Grâce à AIRS Cloud, la GED est à portée de toutes entreprises et des gains très importants sur l’accès, la recherche, la consultation, la distribution de documents ou de dossiers permettent un retour sur investissement immédiat.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Pourquoi choisir la gestion électronique de documents – AIRS Cloud

Dans une entreprise, le traitement des documents et des courriers implique les personnes administratives, les chefs de services, la comptabilité, la direction et chaque collaborateur de manière plus ou moins intensive. Les courriers doivent pouvoir être lus, distribués, approuvés, traités, et des documents doivent être produits en réponse. Il est donc essentiel de s’assurer que toutes ces informations sont disponibles en permanence pour tous les intervenants dans le processus.

Pour une PME, les solutions proposées en tant que services constituent un atout crucial. En effet, avec ce mode de distribution des solutions logicielles, les entreprises disposent très rapidement d’une solution opérationnelle. L’application étant hébergée et accessible à partir d’un simple navigateur Internet, et ne nécessite aucune installation.

En effet, AIRS Cloud ne nécessite aucun investissement préalable matériel et logiciel (achats de licences).       La solution ne demande également aucune compétence spécialisée, ressource dédiée ou expérience technique pour le paramétrage, la mise en place et l’utilisation d’AIRS Cloud. La solution est simple d’utilisation, pour en faciliter l’appropriation et la prise en main par les utilisateurs.

Les données liées aux entreprises sont sensibles. Ces dernières doivent donc prêter une attention toute particulière à la sécurité lors du choix d’une solution. AIRS Cloud répond à l’ensemble des besoins en termes de sécurité. Des protocoles d’accès sécurisés, l’authentification forte, le cloisonnement des données de chaque client garantissant une étanchéité totale, une signature électronique qualifiée afin de garantir l’intégrité, l’unicité et la valeur probatoire des documents.

AIRS CLOUD

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

Gestion des courriers et validation des factures pour les membres des exécutifs communaux

Dans l’organisation actuelle des communes suisses au 1er avril 2012, nous en dénombrons 2’485. Moins de 0.5% ont plus de 50’000 habitants et 4,5% ont entre 10’000 et 50’000 habitants. Ce constat démontre que plus de 2’300 communes ont moins de 10’000 habitants et donc que les membres des exécutifs sont des miliciens ayant d’autres activités professionnelles.

A l’heure d’aujourd’hui, la gestion des courriers et la validation des factures dans nos communes se font principalement encore sous forme papier. Pourtant des solutions existent, permettant de gérer la distribution des courriers entrants, la consultation des courriers sortants, la validation des factures et le tout directement depuis son ordinateur sans devoir attendre les visites à la commune, visites qui ne sont pas toujours journalières. Ceci permettrait aussi d’unifier les processus, de rendre plus efficace le suivi et d’optimiser les temps de réponse sans parler du confort des utilisateurs.

Bien évidemment, afin de répondre aux besoins des communes, la solution doit être accessible en termes financiers. Elle doit également être simple d’utilisation, pour en faciliter l’appropriation ainsi que la prise en main par les utilisateurs, et atténuer leurs éventuelles appréhensions face à un nouvel outil, et tout ceci sans besoin de recourir à une expertise technique.

Dans une commune, le traitement des courriers et la validation des factures impliquent de nombreux acteurs, dont des politiciens, miliciens dans un grand nombre de communes et donc pas sur place quotidiennement. Il est donc essentiel de s’assurer que les documents sont disponibles en permanence pour tous les intervenants. La solution doit être en permanence accessible avec une simple connexion Internet, depuis n’importe quel endroit, afin d’en faciliter l’accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Les courriers et factures liées aux communes sont sensibles. Il est donc nécessaire de prêter une attention toute particulière à la sécurité lors du choix de solutions, devant offrir un certain nombre de garanties : l’authentification forte, un cloisonnement des données garantissant une étanchéité totale, une signature électronique afin de garantir l’intégrité, l’unicité et la valeur probatoire des documents notamment.

Afin de répondre à tous ces besoins et encore bien d’autres, la double expertise de Digitech dans la gestion électronique de documents, dans les processus communaux et politiques suisses, a permis de développer la solution adaptée afin de répondre aux besoins actuels et futurs des membres des exécutifs.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.chinfo@digitech-sa.ch

L’analyse : une phase primordiale pour vos projets de gestion électronique de documents

Lors d’un projet de mise en place d’un outil de gestion électronique de documents, il est important d’aborder l’angle organisationnel et métier avant l’angle technique afin que l’entreprise tire tous les bénéfices d’une gestion plus rationnelle des documents (papiers et électroniques).

La mise en place d’une solution GED doit passer par une étude préalable afin de trouver la solution qui réponde parfaitement aux besoins. Il faut identifier de manière précise les besoins stratégiques et opérationnels de l’entreprise ou l’administration, afin de les analyser pour proposer la mise en œuvre de la bonne solution paramétrée de manière à répondre aux besoins.

Dans la phase d’analyse, des questions permettent de cerner le besoin et de dimensionner la solution. Des questions générales arrivent durant cette étape :

  • Quels types de documents ?
  • Quels formats ?
  • Quelles quantités ?
  • Combien de documents sortants par jour ?
  • Combien de documents entrants par jour ?
  • Combien de documents internes ?
  • Combien de mails traités par jour ?
  • Est-ce que ces documents suivent un processus ?
  • Le nombre d’utilisateurs ?
  • Les parties normatives et légales sont également abordées ;

D’autres questions plus pointues sont également posées dans cette phase.

La modélisation permet une formalisation rapide des informations recueillies lors des entretiens et permet une harmonisation des informations transmises par les différents utilisateurs. Elle consistera dans ce cas à identifier de façon précise l’ensemble des documents transitant dans l’entreprise et de rattacher à chacun d’entre eux les éléments d’information et de volumétrie nécessaires à l’identification des flux documentaires et à leur analyse afin d’identifier le besoin.

Ces étapes d’analyse permettent de garantir la cohérence de la solution envisagée avec les besoins métiers afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise à un coût raisonnable.

Il faut également prendre en compte la capacité de l’entreprise en termes de budget et de réceptivité au changement. Le lancement d’un projet de gestion électronique de documents entraîne des réticences, qu’il s’agit d’identifier. Grâce à un accompagnement réussit, ces freins seront levés afin que tous adhèrent au projet et que celui-ci soit une réussite pour l’entreprise, ainsi que pour l’ensemble des utilisateurs.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch et http://www.digitech-sa.ch

Vidéos d’introduction à AIRS

A.I.R.S. Dossier : le classement électronique de tous vos dossiers (RH, contrats, clients, assurés, patients, fournisseurs, rapports…)

A.I.R.S. Dossier est une solution de dématérialisation qui permet un partage dynamique des documents entre les services d’une organisation centralisée ou multi-sites, à partir d’une interface unique.

Vidéo d’introduction à AIRS : http://youtu.be/5jKE5TdGEx4
Vidéo d’introduction à AIRS – Versioning : http://youtu.be/jDdhJTWUy6Y
Vidéo d’introduction à AIRS – Insertion d’email : http://youtu.be/unL56tWRiYg

La documentation : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7147/a-i-r-s-dossier.dhtml

Contactez nous : info@digitech-sa.ch

Digitech sort sa nouvelle solution : AIRS Courrier Express

Digitech Suisse, société spécialiste dans la gestion électronique de documents depuis près de 20 ans, annonce la sortie imminente d’une solution de gestion électronique de courriers, baptisée AIRS Courrier Express.

Enrichie en nouvelles fonctionnalités, la solution AIRS Suite 5.3 aide les entreprises en termes d’optimisation de traitement de documents. Sa nouvelle brique dédiée aux courriers permet d’optimiser le traitement des flux entrants et sortants « multicanal » (courriers papiers, mails) et d’améliorer les performances des organisations.

Cette solution permet de distribuer, de diffuser, de valider, de suivre et d’archiver des courriers, mais également de produire des réponses avec des mises en forme automatiques à partir de modèles, et de rechercher de manière efficace les informations des courriers.

La solution est accessible soit en mode hébergé (CLOUD), soit en installant la solution en interne sur les serveurs du client.

Les gains sont nombreux, en termes d’organisation, de gestion de la qualité, de réduction de papiers et des impressions, d’acheminement et de transport de documents, de recherches et de classement entre autre. Cette solution permet un retour sur investissement rapide et est adaptée au secteur privé, comme au secteur public, pour des tailles de 5 à plusieurs milliers d’utilisateurs.

Digitech rappelle également que son département consulting peut accompagner tout client intéressé de l’étude du besoin à la réalisation de projet dans la gestion électronique de documents.

Plus d’informations : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7145/a-i-r-s-courrier.dhtml

Contact : info@digitech-sa.ch