Etude sur la mise en place d’une solution d’optimisation du traitement des documents

Dans le cadre d’une étude et d’un accompagnement menés par Digitech sur l’optimisation des processus documentaires dans une PME avec 15 personnes administratives (RH, Finance et Comptabilité, SAV, Gestion clients et Gestion fournisseurs), il a été démontré un retour sur investissement très rapide d’une solution de gestion électronique de documents telle que AIRS. Selon la solution choisie dans la gamme AIRS, le ROI se fait en quelques mois.

Quelques éléments marquants de l’étude :

  • 90% de la connaissance d’une entreprise se trouve sous forme papier ;
  • Plus de la moitié des documents manipulés n’est pas classée correctement ;
  • L’organisation dépense entre CHF 10 à CHF 20 pour faire circuler et classer un document papier ;
  • Un document mal classé peut coûter jusqu’à CHF 50 en moyenne pour le retrouver ;
  • Un document perdu peut coûter jusqu’à CHF 100 en moyenne pour le reproduire ;
  • Une personne passe peu de temps à lire le document mais passe jusqu’à 4 fois plus de temps à le chercher.

Ces quelques chiffres pouvant être engendrés sur une entreprise de 15 personnes :

1)   Chaque collaborateur effectuant une dizaine de recherches par jour dans un système de dossiers suspendus, ceci engendre une charge journalière globale de 4 heures ;

2)   En devant classer entre 100 et 150 documents par jour (courriers entrants, copies de courriers sortants, classement de documents sortis des dossiers suspendus), ceci engendre également une charge de 4 heures par jour ;

3)   En conclusion pour cette entreprise de 15 personnes, la gestion du papier engendre un salarié à plein temps.

Avec la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, l’économie de temps pour cette entreprise est de 50%, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des activités rémunératrices au lieu de consommer du temps dans la gestion de papier.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7135-7452/digitech-suisse-formulaire-de-contact.dhtml

Publicités
Cet article, publié dans Gestion électronique de documents, Gestion de courriers, est tagué , , , . Ajoutez ce permalien à vos favoris.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s