AIRS, Solution d’optimisation des traitements de documents et de courriers dans les communes Suisses

Vous avez un projet de numérisation, de dématérialisation de documents, de courriers ou un projet de gestion électronique de documents, nous vous proposons une rencontre avec nos spécialistes, afin d’échanger avec vous.
 
 
L’approche de Digitech dans des projets fonctionnels de gestion électronique de documents en Suisse, mais également à l’étranger, nous permet de mettre en œuvre la bonne démarche pour conseiller, accompagner et mettre en place la solution que le client a besoin. Depuis sa création en 1993, DIGITECH consacre son énergie à la mise en œuvre de solutions dont l’objectif est l’amélioration des processus documentaires au sein d’organisations et plus particulièrement dans les administrations publiques.
 
Afin de vous présentez l’ensemble de nos solutions et d’évoquer vos projets, nous attendons vos propositions de dates pour vous rencontrer.
 
Vous trouverez des informations sur nos services et solutions sur notre nouveau site Internet :
Vous souhaitez en savoir plus sur AIRS en demandant une offre ou une présentation :
                info@digitech-sa.ch
Nous sommes à votre disposition pour toutes questions.
 
Bien cordialement.
 
Digitech SA
Chemin du Rionzi 54
1052 Le Mont-sur-Lausanne
021/635 01 04
Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :
Les fiches solutions de Digitech :
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Etude sur la mise en place d’une solution d’optimisation du traitement des documents

Dans le cadre d’une étude et d’un accompagnement menés par Digitech sur l’optimisation des processus documentaires dans une PME avec 15 personnes administratives (RH, Finance et Comptabilité, SAV, Gestion clients et Gestion fournisseurs), il a été démontré un retour sur investissement très rapide d’une solution de gestion électronique de documents telle que AIRS. Selon la solution choisie dans la gamme AIRS, le ROI se fait en quelques mois.

Quelques éléments marquants de l’étude :

  • 90% de la connaissance d’une entreprise se trouve sous forme papier ;
  • Plus de la moitié des documents manipulés n’est pas classée correctement ;
  • L’organisation dépense entre CHF 10 à CHF 20 pour faire circuler et classer un document papier ;
  • Un document mal classé peut coûter jusqu’à CHF 50 en moyenne pour le retrouver ;
  • Un document perdu peut coûter jusqu’à CHF 100 en moyenne pour le reproduire ;
  • Une personne passe peu de temps à lire le document mais passe jusqu’à 4 fois plus de temps à le chercher.

Ces quelques chiffres pouvant être engendrés sur une entreprise de 15 personnes :

1)   Chaque collaborateur effectuant une dizaine de recherches par jour dans un système de dossiers suspendus, ceci engendre une charge journalière globale de 4 heures ;

2)   En devant classer entre 100 et 150 documents par jour (courriers entrants, copies de courriers sortants, classement de documents sortis des dossiers suspendus), ceci engendre également une charge de 4 heures par jour ;

3)   En conclusion pour cette entreprise de 15 personnes, la gestion du papier engendre un salarié à plein temps.

Avec la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, l’économie de temps pour cette entreprise est de 50%, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des activités rémunératrices au lieu de consommer du temps dans la gestion de papier.

Plus d’information : http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7135-7452/digitech-suisse-formulaire-de-contact.dhtml

La gestion électronique de documents : Réduire les coûts de traitement administratif

LA GED COMME LEVIER D’ÉCONOMIE ET DE PRODUCTIVITÉ

Les avantages de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents sont nombreux. Ils permettent notamment :

  • D’accélérer le traitement et la validation des documents ;
  • D’accéder instantanément aux documents ;
  • D’automatiser des tâches (saisie, contrôle, distribution, etc.) ;
  • De tracer exhaustivement les actions et les interventions sur chaque document ;
  • De fiabiliser et faciliter le contrôle ainsi que le reporting et les statistiques ;
  • D’améliorer continuellement la relation avec les fournisseurs.

Les solutions de gestion électronique de documents contribuent à réduire la charge de travail administrative mais également à optimiser les processus, ainsi les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.

Les solutions traitant toute la chaîne documentaire permettent l’automatisation des processus d’acquisition, de lecture et de reconnaissance d’informations sur le document, d’indexation, de distribution, de validation du document et de l’archivage en respectant les contraintes légales afin de détruire le papier. Les solutions permettent également l’envoi des informations collectées à d’autres applications telles que des ERP.

Ces solution de traitement de documents (dont AIRS de la société Digitech) sont de véritables moteurs de productivité pour l’entreprise et permettent :

  • De réduire de manière significative le coût moyen de traitement en réduisant drastiquement les temps de saisie ;
  • De fluidifier le traitement des documents ;
  • De suivre et supprimer les goulets d’étranglement de la chaîne de traitement ;
  • De diminuer par 3 en moyenne le temps de traitement des documents ;
  • De mettre immédiatement à disposition des ayant-droits les documents ;
  • De normaliser tous les processus documentaires ;
  • D’apporter des réponses rentables et efficientes aux enjeux de fluidification des processus.

Toutes ces solutions sont mises en place depuis 1992 par Digitech afin d’optimiser les organisations et de permettre aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

AIRS Cloud, la gestion électronique de documents à la portée de tous

Digitech a le plaisir de vous inviter à découvrir AIRS Cloud, le premier service Internet de gestion électronique de documents 100% Suisse
 
Jusqu´alors réservée aux grandes entreprises, la gestion électronique de documents se met à l’heure des PME. AIRS met sur le marché un service Internet de gestion électronique de documents et d’archivage électronique :
  • Rapidité (accessible facilement depuis n’importe quel accès web) ;
  • Simplicité (solution ergonomique) ;
  • Efficacité (répond à des besoins réels) ;
  • Sécurité (accès sécurisé et crypté, authentification forte).
 
AIRS vous permet de démarrer la gestion électronique de vos documents au moment où vous souscrivez, sans formation, avec une totale autonomie.
 
AIRS optimise vos processus, divise les coûts et les cycles de traitement tout en apportant plus de sécurité, plus de traçabilité, plus de pilotage.
De manière générale, nos clients constatent des bénéfices très concrets et mesurables :
  • Écologique : AIRS réduit la consommation de papier liée au traitement des documents ;
  • Rapide : AIRS réduit le cycle de traitement de vos documents ;
  • Economique : AIRS vous permet d’économiser sur les coûts de traitement de vos documents ;
  • Sécurisé : AIRS garantit la confidentialité et la disponibilité de vos documents.
AIRS est une solution de gestion électronique de documents sans aucun paramétrage ni achat de licence.
 
Profitez de l’offre AIRS Cloud à partir de CHF 4.- / jour.
L’offre découverte pour vous avec 2 mois gratuits pour toute souscription jusqu’au 31 juillet 2012.
Vous souhaitez en savoir plus sur AIRS en demandant une offre ou une démonstration :
                airs_cloud@digitech-sa.ch 
Documentation de la solution :
Nous sommes à votre disposition pour toutes questions.
 
Bien cordialement.
 
Digitech SA
Frédéric Matthey
Chemin du Rionzi 54
1052 Le Mont-sur-Lausanne
021/635 01 04

Les études de cas 2012 de Digitech Suisse

Voici un échantillon représentatif des projets de gestion électronique de documents réalisés par Digitech Suisse en 2012 :

–          Une caisse de pension d’une multinationale

Caisse de pension d’une multinationale

–          Une assurance sociale cantonale

Assurance sociale cantonale

–          Une société leader dans son marché en Suisse

Dématérialisation de factures fournisseurs – Groupe Minoteries

–          Une fiduciaire dématérialise l’ensemble de ses documents assurés

Fiduciaire – Audiconsult

–          Une régie immobilière dématérialise ses courriers et ses factures

Régie immobilière

–          Une étude d’avocats gère l’ensemble de ses courriers et dossiers

Cabinet d’avocats

La GED et la mobilité. Accédez à vos documents et dossiers lors de vos déplacements

De nombreuses sociétés, qu’il s’agisse de grands comptes ou de petites et moyennes entreprises, ont, avec l’émergence des nouvelles technologies mobiles telles que les Smartphones ou les Tablettes, intégré la mobilité dans leur stratégie. Elles sont constamment à la recherche de nouveaux dispositifs afin de rendre le travail de leurs salariés mobiles plus facile.

La mise en place de processus électroniques : un préalable à toute mobilité

Cette tendance va changer la façon dont on travaille. Cela veut dire, d’une part, que les processus doivent s’adapter, mais qu’il faudra aussi de nouvelles solutions techniques. En matière de processus, cela concerne, en particulier, les procédures papiers. Si le personnel est souvent sur la route, il sera difficile d’échanger des documents papiers qui sont encore les plus répandus. Il est souvent tout simplement impossible d’emporter avec soi tous les documents qui pourraient se révéler nécessaires. C’est pourquoi, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à positionner la numérisation des documents au début de leur chaîne de processus, permettant ainsi d’obtenir des processus électroniques homogènes.

Pour répondre à ce besoin, Digitech propose A.I.R.S. Suite qui permet de gérer les courriers, les dossiers et tous les documents de l’entreprise et ceci depuis un ordinateur mais également depuis des tablettes et des Smartphones.

La solution A.I.R.S. Cloud permet sans installation et sans investissement initial de bénéficier de la solution partout dans le monde lors de déplacements et ceci de manière sécurisée.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch