La gouvernance documentaire

Les entreprises sont confrontées à l’accroissement important du nombre d’informations et la multiplication des sources d’entrées, ce qui les pousse à réfléchir en termes de gouvernance documentaire. Les organisations qui mettent en place cette démarche réduisent les temps de recherche de l’information, améliore la circulation des documents et la collaboration sur ces derniers, mais disposent aussi d’un véritable référentiel d’informations afin que la bonne personne accède à la bonne information au bon moment et que l’information se transforme en connaissance pour l’entreprise.

Les entreprises mettent aujourd’hui en place des politiques de gestion de leurs documents et de leurs informations, afin de les faire circuler de manière optimale, dans le but de gérer les délais de traitement et de conservation, et de normaliser l’ensemble des processus d’informations dans l’organisation, ce qui est gage de qualité et d’efficacité.

Les gains mesurables et mesurés dans la mise en place d’une gouvernance documentaire sont nombreux, parmi les plus intéressants, on retrouve :

  • Une traçabilité de l’information adéquate en cas notamment de recherche de preuves;
  • Une efficience (gains rapportés aux ressources employées) plus grande;
  • Une meilleure relation-client;
  • Une conformité aux lois, normes et règlements en vigueur plus grande;
  • Un gain en développement durable;
  • Une baisse des coûts ;
  • Une confidentialité adaptée à certaines informations.

La gouvernance documentaire prend de plus en plus de place dans les entreprises. Les acteurs clés sont multiples, cela passe par les directions générales au département informatique, par le responsable du classement, des archives, de la qualité et par des responsables des processus métiers.

C’est un enjeux pour les entreprises et les organisation de toute taille afin de garantir à long terme leur efficacité, leur connaissance et leur compétitivité dans une société où l’information prend de plus en plus de place.

Pour tout renseignement et plus d’informations : info@digitech-sa.ch

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2 commentaires pour La gouvernance documentaire

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