Les entreprises et le défi de l’intelligence collective

Dans les entreprises, il est de plus en plus nécessaire de communiquer, de collaborer et de capitaliser les connaissances, la compétitivité en dépend. Les entreprises qui peuvent exploiter leurs informations, leurs connaissances et leurs expertises sont capables d’offrir une meilleure efficacité et donc seront les plus compétitives.

Aujourd’hui, tous les acteurs de l’entreprise doivent intuitivement accéder à l’information, contribuer ou organiser celle-ci, participer aux échanges au sein des espaces collaboratifs, et ceci de la manière la plus simple possible. Pour arriver à ceci, il est nécessaire de faire converger tous les flux entrants et sortants d’information (papier numérisé, outils bureautiques, mails dont le contenu à une valeur pour l’entreprise, article, agenda, suivi des activités et des projets, etc.), vers une plateforme qui permettra d’organiser cette information en connaissance pour l’entreprise et tous ses acteurs.

Afin d’optimiser le temps de travail et être efficace, les utilisateurs ont besoin de solutions permettant d’uniformiser les processus de travail tout en ayant la souplesse de la personnalisation. Les solutions doivent permettre d’organiser et de partager les activités et le temps de travail avec un agenda,  organiser les documents ou informations favorites afin d’accéder le plus rapidement possible à cette information, partager et collaborer sur l’édition d’un document, suivre les modifications et les corrections d’un document, d’un dossier ou de toute information via des systèmes d’abonnement, mais aussi permettre d’être tenu au courant des projets en cours pour lesquels l’utilisateur est impliqué et avoir un suivi des tâches à faire ou déjà faites.

La manière d’accéder à l’information a beaucoup changé ces dernières années, et les utilisateurs, mais surtout les entreprises et les organisations ont besoin de ces outils transversaux pour rester ou augmenter leur compétitivité.

Les personnes étant de plus en plus mobiles, toutes ces fonctionnalités doivent être accessibles sur les Smartphones ou tablettes afin de pouvoir accéder aux informations même lors de déplacement professionnel avec des interfaces adaptées.

Plus de renseignements et d’informations : info@digitech-sa.ch

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L’archivage électronique à vocation probatoire, un projet stratégique

La progression des contenus électroniques dans les entreprises et les administrations impose la mise en place de procédures et d’outils permettant la conservation comme des documents au format papier (valeur aux yeux de la loi et durée entre autre).

L’archivage repose sur l’identification, le classement et la conservation de contenus électroniques sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Les contenus électroniques archivés sont figés.

Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus pour lesquels une vocation probatoire peut être attachée. Factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets, etc. Ces documents nécessitent de satisfaire des obligations légales et réglementaires, l’archivage à valeur probante est donc nécessaire en cas de dématérialisation de ces derniers. Ces solutions d’archivage à valeur probante doivent intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tel que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, ainsi que l’authenticité de leur origine, afin de leur apporter une valeur juridique.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

Source MARKESS International : http://www.markess.fr/synthese.php

L’archivage électronique à valeur probante, un défi important pour les entreprises et les administrations

La dématérialisation progresse inexorablement dans les organisations et le contexte légal et réglementaire incite fortement à la mise en place d’outils favorisant la traçabilité afin de pérenniser et garantir l’intégrité des contenus numériques.

L’archivage à valeur probante

59% des décideurs interrogés par l’étude de Markess juge l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire comme stratégique. La progression des documents et des contenus numériques dans les entreprises et les administrations impose, au-delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, au même titre que sont conservés les documents au format papier. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus pour lesquels une vocation probatoire peut être attachée. Factures clients et fournisseurs, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, etc. Il existe de nombreux documents devant satisfaire à des obligations légales et réglementaires en matière de conservation, et, dans ce sens, il est obligatoire de s’assurer que la solution mise en place garantie cette valeur probante.

Pour ces contenus électroniques dit « à valeur légale ou probante », il s’agit de recourir à un dispositif d’archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

La gouvernance documentaire

Les entreprises sont confrontées à l’accroissement important du nombre d’informations et la multiplication des sources d’entrées, ce qui les pousse à réfléchir en termes de gouvernance documentaire. Les organisations qui mettent en place cette démarche réduisent les temps de recherche de l’information, améliore la circulation des documents et la collaboration sur ces derniers, mais disposent aussi d’un véritable référentiel d’informations afin que la bonne personne accède à la bonne information au bon moment et que l’information se transforme en connaissance pour l’entreprise.

Les entreprises mettent aujourd’hui en place des politiques de gestion de leurs documents et de leurs informations, afin de les faire circuler de manière optimale, dans le but de gérer les délais de traitement et de conservation, et de normaliser l’ensemble des processus d’informations dans l’organisation, ce qui est gage de qualité et d’efficacité.

Les gains mesurables et mesurés dans la mise en place d’une gouvernance documentaire sont nombreux, parmi les plus intéressants, on retrouve :

  • Une traçabilité de l’information adéquate en cas notamment de recherche de preuves;
  • Une efficience (gains rapportés aux ressources employées) plus grande;
  • Une meilleure relation-client;
  • Une conformité aux lois, normes et règlements en vigueur plus grande;
  • Un gain en développement durable;
  • Une baisse des coûts ;
  • Une confidentialité adaptée à certaines informations.

La gouvernance documentaire prend de plus en plus de place dans les entreprises. Les acteurs clés sont multiples, cela passe par les directions générales au département informatique, par le responsable du classement, des archives, de la qualité et par des responsables des processus métiers.

C’est un enjeux pour les entreprises et les organisation de toute taille afin de garantir à long terme leur efficacité, leur connaissance et leur compétitivité dans une société où l’information prend de plus en plus de place.

Pour tout renseignement et plus d’informations : info@digitech-sa.ch

L’optimisation des documents sortants

Après avoir numérisé et archivé les documents entrants, les entreprises visent désormais les documents sortants : factures clients, propositions commerciales, courriers, etc. Les gains financiers et d’organisation sont nombreux.

‘’Encombrant”, “coûteux” et “polluant”, les entreprises ne lésinent pas sur les critiques pour dénoncer leur nouvel ennemi, le papier, à qui elles ont déclaré la guerre, grâce à une stratégie en deux temps. Première cible : les documents entrants. Par la numérisation des courriers et la gestion électronique de documents.

Maintenant elles s’attaquent à la deuxième cible qui est le chantier de la dématérialisation des documents sortants, afin de parvenir à un abandon total du courrier papier et de l’éditique (factures clients, échanges commerciaux, etc…).

La question fondamentale porte sur le cycle de vie du document. A l’inverse du papier, le document numérique connaît plusieurs ruptures. Son cycle de vie est compliqué, puisque du document Word, on passe au PDF, puis on l’imprime pour le signer, l’envoyer par courrier, avant qu’il soit réceptionné et enfin scanné chez le destinataire où il retrouve un format numérique. Résultat, le cycle de vie est rompu, donc une perte de fluidité de l’information. La dématérialisation redonne de la cohérence au cycle de vie du document”. Pour résumer, la dématérialisation des documents sortants s’intègre dans une simplification des processus et une forte économie, c’est donc un projet à fort retour sur investissement. Les bénéfices sont nombreux parmi lesquels le gain de temps, l’amélioration de la traçabilité, les économies de papier et d’affranchissement.

Selon l’institut international Markess, les économies d’expédition d’une facture est de minimum 4 Euro. Les effets sont également sensibles par rapport à la manipulation, la recherche et la consultation, Manipuler le papier représente un prix élevé, puisqu’une simple recherche coûte entre 12 et 15 euros par demande”. Le retour sur investissement est rapide et dépasse, par son ampleur, la simple optimisation technique. En réduisant par exemple le délai de traitement des factures ou des signatures de contrat, les gains d’efficacité rejaillissent sur la qualité de suivi des dossiers clients.

Les grandes entreprises et administrations sont aujourd’hui engagées dans la dématérialisation de leurs courriers sortants. Mais les PME ne sont pas en reste, grâce à des solutions adaptées à leur échelle.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

L’archivage électronique à valeur probante

L’archivage doit permettre de conserver les documents de manière fiable, sur de longues périodes. Il faut donc être en mesure de garantir leur authenticité, leur intégrité, leur confidentialité et leur pérennité afin qu’ils puissent constituer une preuve. On parle alors d’archivage probant.

La sauvegarde quant à elle permet la restitution des données à un état antérieur et assure donc la bonne marche des opérations courantes de l’entreprise.  Mais elle ne permet pas de faire valoir ses droits.

Pour que les documents aient valeur de preuve, l’archivage doit garantir :

–       L’authenticité de leur origine, qui certifie l’identité de leur auteur

–       L’intégrité du contenu et de la date attestant qu’il n’a pas été modifié

–       La pérennité

Aucune disposition légale n’impose de dispositifs spécifiques. Les entreprises sont libres de choisir leur technique d’archivage à condition qu’elle offre toutes les garanties précitées.

Information : info@digitech-sa.ch

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