Archivage et gestion documentaire

La masse des courriers toujours croissante implique une gestion de plus en plus rigoureuse de l’archivage mais aussi de la gestion de l’ensemble des documents de l’entreprise. Le papier à conserver, à trier, à classer, constitue un enjeu économique autant que stratégique en entreprise. Il devient urgent pour toutes les entreprises, petites comme grandes de mettre en place une gouvernance documentaire pour gérer de manière optimale ces différent flux d’informations. Dans l’entreprise, les documents sont partout et doivent circuler de plus en plus vite tout en conservant une trace des personnes ayant validé ou signé les documents et les courriers.

La nécessité de faire évoluer la politique de management du document au sein des sociétés, quel que soit leur secteur d’activité, est désormais une réalité. Les risques et les pièges liés à une mauvaise gestion de l’information sont en effet multipliés. “Selon les études menées sur le sujet, le non-traitement de la masse documentaire en entreprise peut faire perdre 5 % du chiffre d’affaires de cette dernière. On estime également que les collaborateurs d’une entreprise consacrent 20 % de leur temps à rechercher des documents ou à en recréer qui existent déjà”.

Ces chiffres montrent bien l’impact fort d’une diffusion et d’un archivage pertinents des données, au plan de la productivité. Perdre du temps et de l’argent, c’est bien sûr ce que veulent éviter toutes les entreprises.

La gouvernance documentaire ou la gouvernance de l’information, peut être définie comme “la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance, afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation”. Derrière ce vocabulaire, c’est l’idée d’avoir une démarche de réflexion sur les objectifs et les besoins de l’entreprise en termes de documents et d’informations. Ceci sert à définir les différents flux, la distribution du bon document à la bonne personne, la gestion de la sécurité de l’information, etc. Cette information, n’est pas uniquement les documents papier que les entreprises reçoivent, ce sont aussi les mails, les documents sortants, mais aussi les documents internes (comme par exemple, les rapports, les documents qualité, les documents de suivi de production, les informations du SAV, les relations internes comme les RH ou externes avec les fournisseurs, clients ou partenaires).

Si la gestion documentaire a toujours fait partie du quotidien des entreprises qui par nature génèrent des données, elle s’est longtemps résumée à un simple système d’archivage papier, qui s’est ensuite doublé d’un processus de numérisation de certaines données, puis d’un commencement d’archivage électronique. Difficile aujourd’hui de se contenter de processus aussi sommaires. Pourtant de nombreuses entreprises ont tendance à sous-estimer l’importance de la mise en place d’une solution optimale afin de pouvoir générer des gains importants. Pouvoir répondre en temps réel à partir de ses documents, c’est de plus en plus indispensable. Cela donne un avantage économique énorme. Le consommateur ne veut plus attendre, donc il devient indispensable pour toutes les entreprises de se doter d’une solution efficace de gestion électronique de documents.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

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Séminaire Romand de la gestion électronique de documents

Digitech a organisé le mardi 20 mars 2012 un séminaire sur la gestion électronique de documents au cours duquel plus de 120 personnes y ont assisté. De l’avis de tous, ces présentations ont permis de se faire une idée précise sur le retour sur investissement de projets de gestion électronique, mais ont aussi permis de découvrir la dernière version de la suite AIRS. Cette version, avec de nombreuses nouveautés, a été présentée en avant première. Dernier point traité, le cloud computing et les offres GED en mode SaaS avec la présentation de AIRS Cloud.

Retrouvez la présentation faite : http://www.digitech-sa.ch/doc2012/Digitech-séminaire_2012_V4.pdf

Et nos documentations :

https://fmatthey.wordpress.com/2010/12/27/les-etudes-de-cas-2010-de-digitech-suisse/

https://fmatthey.wordpress.com/2011/11/11/les-fiches-solutions-2012-de-digitech-suisse/

Pour toute demande de démonstration ou des renseignements : info@digitech-sa.ch

Gérer les connaissances et les informations de l’entreprise

AIRS est une solution de Gestion Electronique de Documents, qui de par ses caractéristiques, peut être utilisée tant par les grandes entreprises que par les PME.

L’utilisation de systèmes de gestion des connaissances par une entreprise lui permet de gérer les informations à sa disposition de manière plus efficace et d’augmenter la productivité. En utilisant ces solutions, l’information générée dans les organisations peut être accessibles aux personnes ayant droits, quel que soit l’endroit.

L’utilisation d’AIRS pour gérer les documents de votre entreprise est facile. Une de nos plus grandes réussites est l’ergonomie et la simplicité de l’utilisation de notre solution.

AIRS permet aux utilisateurs de gagner du temps en trouvant la bonne information au bon moment de manière simple et rapide. AIRS peut gérer l’ensemble des documents d’une entreprise afin de les traiter et de les archiver de manière simple et sécurisée, mais aussi de créer, partager et enrichir les documents au sein des équipes de l’entreprise, en assurer la validation et le suivi au travers de vos processus.

Les documents qui nécessitent des approbations, des corrections, des refus mais aussi la gestion du cycle de vie peuvent être paramétrés et adaptés à votre environnement afin de refléter les procédures internes et pour répondre à vos besoins.

Avec la recherche dans AIRS, les documents sont retrouvés et récupérés facilement en interrogeant leurs contenus, leurs indexes ou leurs métadonnées. Les requêtes utilisées fréquemment peuvent être sauvegardées et réutilisées.

Pourquoi choisir AIRS

  • Investissement réduit
  • Une architecture robuste.
  • Facile à utiliser
  • Facile à gérer
  • Intégré dans votre infrastructure
  • Une architecture moderne et performante.
  • Capable de s’intégrer avec des logiciels tiers
  • Performant
  • Innovant.
  • Un club utilisateur
  • Disponibilité en package répondant à vos besoins (Grande entreprise et PME).
  • Possibilité d’utiliser sur les terminaux mobiles
  • Intégré à la suite Microsoft Office
  • Prévenir la perte de l’information
  • De multiples fonctionnalités
  • Et bien d’autres avantages à découvrir.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch