La Gestion Électronique de Documents et la capitalisation du savoir

Les Entreprises et les administrations qui utilisent une solution de dématérialisation, s’assurent d’une capitalisation du savoir ainsi qu’un échange d’informations permanent et efficace entre les collaborateurs.

L’utilisation de la numérisation de masse de documents, permet aux entreprises et aux organisations un gain de temps et d’argent très important.

Une solution de gestion électronique de documents dont AIRS est un bon exemple doit prendre en compte les 4 étapes majeures suivantes :

–       L’acquisition des documents

–       Le classement des documents

–       Le stockage des documents

–       La diffusion des documents

Acquisition des documents

La dématérialisation permet de gagner en productivité. Les documents papiers, faxes et courriers sont numérisés au point d’entrée dans l’organisation, les autres points d’entrée sont également pris en compte (e-mails, documents internes sous forme électronique, échanges électroniques avec des tiers, etc.), et mis à disposition des collaborateurs qui peuvent les exploiter de manière optimale pour gérer les courriers, les factures, les contrats, les dossiers, …

Classement des documents

Cette étape s’opère après la numérisation et l’insertion des documents. Avant tout classement, le logiciel récupère la description du document et de son contenu en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.), par indexation, par reconnaissance automatique des critères ou par saisie de mots-clés.

Stockage des documents

Le stockage est intimement lié au classement de documents. En effet, le stockage est organisé en fonction du contenu des documents (Vidéo, Texte, Image, Musique) ainsi que leur Etats, Types, Provenances… Le support de stockage doit être adapté selon différents critères qui peuvent être :

–       Le volume des documents

–       La nature des documents

–       La fréquence de consultation

–       Les temps d’accès

–       L’importance des données (Confidentialité, Priorité,…)

La durée de conservation doit aussi être prise en considération.

Diffusion des documents

La diffusion de vos documents doit se faire dans l’outil de gestion électronique de documents de manière complètement intégrée, de manière simple et intuitive. La solution doit garantir la sécurité, la traçabilité, la convivialité et les performances. La GED doit vous permettre de faire circuler les documents de manière similaire aux circuits papiers afin de les remplacer avantageusement avec de nombreux gains en termes de qualité, de performance, de traçabilité, de suivi mais également des gains de temps importants et des gains d’argent, facilement démontrables.

Conclusion

Pour conclure, voici quelques gains intéressants pour les entreprises. La liste n’est pas exhaustive, mais elle permet d’illustrer les attentes qu’une entreprise ou une organisation peut avoir lors de l’introduction ou le changement de son système de gestion électronique de documents.

Ces gains sont entre autre pour la GED AIRS de Digitech :

–       Amélioration de la Productivité

–       Amélioration de la qualité de service

–       Amélioration de la traçabilité

–       Gestion des délais de traitements

–       Gestion optimale du cycle de vie

–       Optimisation des temps de recherche

–       Réduction des risques de pertes ou de destruction de documents importants

D’autres points à ajouter si la solution est en mode Cloud (AIRS Cloud)

–       Rapidité de Déploiement

–       Capacité de montée en charge

–       Réduction du coût total de possession

–       Réduction des coûts de déploiement

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

 

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