Le Document : De sa création à son archivage

L’information est la richesse d’une entreprise, et les documents (papiers et électroniques) sont le support privilégié de l’information. La première étape est la création, la capture ou simplement le recensement d’un document. Ces documents sont issus de diverses sources, du courrier entrant, du courrier sortant, de certains mails, de documents internes. Pour acquérir ces documents, il faudra utiliser un scanner adapté au volume de documents, de la capture de documents bureautiques, de la capture de documents générés par l’application comptable de l’entreprise ou toutes autres applications et des documents qui arrivent ou qui partent par le biais du courrier électronique.

Une fois le document « capturé », il s’agit d’extraire les informations pertinentes afin de le classer de manière structurée. Cette extraction peut être renseignée manuellement ou automatiquement via des moteurs de typage du document et de lecture zonée d’informations, voire même dans certains cas, d’analyses sémantiques. L’extraction des informations va permettre de classer le document selon des critères définis afin d’avoir une structure de dossiers comme on la retrouverait dans des classeurs. Il sera également possible de croiser les informations afin de pouvoir classifier et rechercher l’information sur d’autres critères afin de bénéficier d’une souplesse maximale dans les recherches.

Une fois le document « indexé », dans le cas de certains documents (courrier entrant, factures fournisseurs, contrats, …), il faut le faire circuler dans l’entreprise via les processus préétablis (règles de gestion, de distribution) afin que les personnes accèdent à leurs documents et puissent les lire et les valider comme ils le feraient pour un document papier, mais avec la traçabilité, la gestion des délais et des possibilités comme la délégation en cas d’absence afin d’optimiser l’organisation des entreprises.

Dernière étape, mais pas la moins importante, est celle de la conservation. Celle-ci, via des règles, permet de gérer le cycle de vie et la destruction des documents électroniques de manière conforme à la loi. Cette étape permet aussi de supprimer les documents papiers selon la législation en vigueur dans les pays. En Suisse, dans un grand nombre de cas, le papier peut être détruit si la solution permet d’apporter la preuve que le document est conforme à son original papier. Cette dernière étape permet aussi de retrouver en quelques clicks et quelques secondes au maximum des documents archivés, un gain de temps, de confort et de qualité par rapport à une solution papier.

Plus d’information: info@digitech-sa.ch

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3 commentaires pour Le Document : De sa création à son archivage

  1. isagag7 dit :

    Intéressant ce blogue. Je viens tout juste de le découvrir et y reviendrai! Bon travail!

  2. Ping : Le Document : De sa création à son archivage | Tsunami numérique ? | Scoop.it

  3. Ping : Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Février 2012 | Le spécialiste de l'intelligence documentaire dans les entreprises

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