Séminaire Romand de la Gestion électronique de documents et l’optimisation des processus documentaires

AIRS Suite apporte des solutions performantes en matière de gestion des documents
et des courriers dans l’entreprise
Digitech a le plaisir de vous inviter à son séminaire gratuit consacré à la gestion électronique de documents
Le mardi 20 mars 2012 de 14h00 à 16h30
Cette occasion sera également le lancement officiel de l’offre AIRS Cloud pour une distribution à large échelle.
AIRS Suite réunit l’ensemble des produits pour gérer vos documents,
  1. la capture de vos documents papiers, par des scanners et des solutions de numérisation, le traitement de ceux-ci pour extraire les informations (reconnaissance de caractères, reconnaissance du type de documents, reconnaissance de champs dactylographiés et manuscrits, analyse sémantique pour de la reconnaissance dans des documents semi-structurés ou non structurés).
  2. L’insertion de documents électroniques.
  3. Le traitement des documents via la gestion de processus ou le workflow documentaire pour distribuer, approuver, lire valider, gérer le cycle des documents.
  4. La recherche et la consultation des documents.
  5. La gestion structurée des documents via des plans de classement, la gestion de la sécurité et de la confidentialité.
  6. L’archivage à valeur probante afin de garantir la valeur du document aux yeux de la loi une fois numérisé et l’original papier détruit.
AIRS Suite permet de gérer de manière fluide, structurée et efficace l’ensemble des documents d’entreprise. Cette solution constitue l’alternative robuste et économiquepour répondre au besoin de toutes entreprises et organisations de deux à plusieurs milliers d’utilisateurs.
Digitech, un des leaders en Suisse Romande avec près de 20 ans d’expérience dans le domaine, vous invite à un séminaire gratuit lors duquel vous pourrez :
· Comprendre les enjeux et principes fondamentaux de la GED.
· Apprendre à calculer le retour sur investissement d’une solution GED.
· Découvrir une offre modulaire qui répondra aux besoins de votre entreprise.
· Avoir une démonstration des solutions pour optimiser l’organisation de l’entreprise.
· Découvrir les meilleures solutions pour vos projets.
· Dialoguer avec nos experts et profiter de leurs retours d’expériences.
Ce séminaire gratuit se déroulera à Lausanne le mardi 20 mars, il se clôturera par un apéritif.

Je ne suis pas libre, je préfère être rappelé(e) par
un consultant:
 cliquez-ici
Lieu et Horaire :
Mardi 20 mars 2012 de 13h45 à 16h30
Hôtel Alpha-Palmiers
Rue du Petit-Chêne 34
à Lausanne (près de la gare)
Informations complémentaires
Natacha Blanc
Tél: +41 21 635 01 04
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Les solutions documentaires en pleine mutation

À l’ère de la mobilité et du Cloud computing (informatique en nuage), le poste de travail traditionnel est en train de vivre ses dernières heures de gloire…

Le poste de travail du futur se déclinera sur différents terminaux en fonction des besoins de l’utilisateur. A côté des ordinateurs de bureau et ordinateurs portables, les téléphones intelligents et les tablettes s’imposent petit à petit comme des outils de travail à part entière.

Les utilisateurs envisagent, via leurs terminaux mobiles, un accès à l’ensemble de leurs applications, donc leur gestion centralisée des informations, des documents et des dossiers. Dans ce sens, les applications de gestion électronique de documents et de gestion de contenus doivent être accessibles par les utilisateurs sur des terminaux mobiles.

L’utilisation du téléphone intelligent et des tablettes, aussi bien à titre personnel qu’à titre professionnel, présente des risques de pertes de données non négligeables. La perte du mobile, les fuites d’informations ou encore le vol sont autant de dangers qui guettent la sécurité du système d’information. Toutes ces problématiques font l’objet d’un suivi serré et demanderont le développement de nouvelles compétences techniques.

L’informatique en nuage (Cloud) permet d’externaliser sur des serveurs distants des ressources informatiques.

Le mode d’utilisation de l’informatique en nuage le plus populaire est le logiciel service (SaaS). Ce modèle de distribution permet aux entreprises de payer leurs logiciels à la demande et selon les besoins, sans qu’il soit nécessaire d’acquérir une licence. De leur côté, les fournisseurs de service se chargent d’héberger les programmes, de les gérer et d’en assurer la maintenance. Un bon exemple est la solution de gestion électronique de documents, de courriers et d’optimisation des processus documentaires de Digitech, AIRS Cloud.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

La norme ISO FDIS 14641-1 transposition de la NF Z42-013

Aboutissement d’un long processus de travail soutenu par l’Aproged (vient d’être validée après 6 années d’efforts), cette norme fait reconnaître au niveau international les concepts, développés en France par la NF Z42-013 des systèmes d’archivage électronique.

La partie 1 (Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d’un système d’information pour la conservation d’informations électroniques) de la norme ISO 14641 sur l’Archivage électronique vient d’être validée.

Ceci fait progresser la normalisation des solutions de gestion des contenus numériques au plus haut niveau et plus particulièrement à l’ISO (International Organisation for Standardisation).

Depuis plus de dix ans, le domaine de l’archivage électronique bénéficie d’une norme dénommée NFZ42-013, mais qui n’avait pas la reconnaissance internationale officielle. C’est chose faite. La conformité à cette norme incontournable figure parmi les principaux critères de choix dans les cahiers des charges établis par de nombreux responsables de projets d’archivage. Son statut juridique les rassure, notamment s’ils doivent produire des documents à titre de preuve lors de litiges, ou pour se conformer à leurs obligations légales ou patrimoniales en matière de conservation de documents.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

La transversalité de la GED

Pour bon nombre d’administrations et d’entreprises, la problématique est : Comment interconnecter de manière intelligente une GED (gestion électronique de documents) aux applications métiers.

La mise en place de la GED est devenue un enjeu considérable pour l’ensemble des organisations. La prise en compte de l’ensemble des documents entrants dans l’entreprise (courriers papiers, documents internes, mails, …) est bien effectuée avec des reconnaissances automatiques et des classifications automatiques ou semi-automatiques. Aujourd’hui cependant, un des enjeux majeurs est de rendre la solution interopérable avec une multitude d’applications métiers. La solution de GED doit inter-opérer avec les ERP, CRM, logiciels RH, logiciels comptables, les portails internet entre autre, mais elle doit aussi apporter une approche collaborative afin de partager la bonne information au bon moment à chaque collaborateur. Pour ceci la GED doit être ouverte, avec des couches d’interconnexion permettant de collecter, rechercher et consulter les documents et les informations depuis toutes les applications. La GED devient le cœur du système d’informations et permet de mutualiser de manière intelligente l’ensemble des informations de l’entreprise.

L’entreprise de demain se doit de disposer de ce référentiel transverse. Digitech l’a imaginé pour vous et vous accompagne dans la mise en place de cette architecture dans votre entreprise avec AIRS Suite.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

Séminaire sur la Gestion électronique de documents et l’optimisation des processus documentaires

AIRS Suite apporte des solutions performantes en matière de gestion des documents
et des courriers dans l’entreprise
Digitech a le plaisir de vous inviter à son séminaire gratuit consacré à la gestion électronique de documents
Le mardi 20 mars 2012 de 14h00 à 16h30
Cette occasion sera également le lancement officiel de l’offre AIRS Cloud pour une distribution à large échelle.
AIRS Suite réunit l’ensemble des produits pour gérer vos documents,
  1. la capture de vos documents papiers, par des scanners et des solutions de numérisation, le traitement de ceux-ci pour extraire les informations (reconnaissance de caractères, reconnaissance du type de documents, reconnaissance de champs dactylographiés et manuscrits, analyse sémantique pour de la reconnaissance dans des documents semi-structurés ou non structurés).
  2. L’insertion de documents électroniques.
  3. Le traitement des documents via la gestion de processus ou le workflow documentaire pour distribuer, approuver, lire valider, gérer le cycle des documents.
  4. La recherche et la consultation des documents.
  5. La gestion structurée des documents via des plans de classement, la gestion de la sécurité et de la confidentialité.
  6. L’archivage à valeur probante afin de garantir la valeur du document aux yeux de la loi une fois numérisé et l’original papier détruit.
AIRS Suite permet de gérer de manière fluide, structurée et efficace l’ensemble des documents d’entreprise. Cette solution constitue l’alternative robuste et économique pour répondre au besoin de toutes entreprises et organisations de deux à plusieurs milliers d’utilisateurs.
Digitech, un des leaders en Suisse Romande avec près de 20 ans d’expérience dans le domaine, vous invite à un séminaire gratuit lors duquel vous pourrez :
· Comprendre les enjeux et principes fondamentaux de la GED.
· Apprendre à calculer le retour sur investissement d’une solution GED.
· Découvrir une offre modulaire qui répondra aux besoins de votre entreprise.
· Avoir une démonstration des solutions pour optimiser l’organisation de l’entreprise.
· Découvrir les meilleures solutions pour vos projets.
· Dialoguer avec nos experts et profiter de leurs retours d’expériences.
Ce séminaire gratuit se déroulera à Lausanne le mardi 20 mars, il se clôturera par un apéritif.

Je ne suis pas libre, je préfère être rappelé(e) par
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Lieu et Horaire :
Mardi 20 mars 2012 de 13h45 à 16h30
Dans les locaux de la chambre
immobilière vaudoise
Avenue de St-Luce 11
à Lausanne (près de la gare)
Informations complémentaires Natacha Blanc
Tél: +41 21 635 01 04

La Gestion de la Relation Citoyens

Le souci de renforcer le dialogue avec la population génère une diversification des sollicitations (forums, courriers des lecteurs, réunions, mails, appels téléphoniques, …), et des difficultés qu’il faut appréhender :

  • Augmentation du volume de courrier
  • Difficultés de hiérarchisation des demandes
  • Difficultés de suivi des opérations

D’autre part, Internet, les nouvelles technologies de communication accélèrent sans cesse la vitesse à laquelle se transmet l’information. L’usager est alors de plus en plus exigeant auprès du service public et souhaite se retrouver toujours plus rapidement dans le dédalle que peuvent représenter pour lui les démarches administratives ou l’accès aux informations « classiques » de sa commune : horaires de piscines, rues en travaux….

Partant de ces constants, Digitech a souhaité proposer AIRS GRC comme une solution originale de la gestion de cette nouvelle relation entre le citoyen et sa collectivité. Les buts recherchés sont ainsi multiples :

1 –   Améliorer le service rendu au citoyen en proposant par exemple un point d’entrée unique à l’ensemble des demandes des citoyens, et ce quel que soit le canal de communication utilisé. L’information véhiculé sera alors plus facilement contrôlé et vérifié pour permette la production d’une réponse rapide et de valeur.

2 –   Améliorer le fonctionnement de la collectivité en essayant de mieux qualifier la demande de l’usager, ce qui permettra de lui répondre plus rapidement, et ainsi retourner une meilleure image de la collectivité.

3 –   Optimiser les coûts de la collectivité, en utilisant les nouveaux média de communication, en participant à cette accélération de l’information, tout en garantissant la qualité du contenu.

4 –   Mieux connaître son environnement, par une qualification plus pertinente de l’ensemble des demandes, et ainsi mettre en œuvre les moyens de la collectivité d’une manière plus ciblée.

La plate-forme AIRS sert de base structurante en assurant le stockage de tous les documents (qui peuvent être de tous types : images, sons, vidéos, documents bureautiques…) et en définissant des droits d’accès en fonction des utilisateurs. Elle gère aussi la prise en compte des demandes de modification, conflit d’accès en écriture sur un même document, … et met à disposition des outils de recherche performants.

Le moteur de workflow met lui à disposition du module AIRS GRC la possibilité de gérer la vie d’un document,.grâce à une gestion procédurale des étapes de traitement ainsi que des visas de grandes qualités.

Ces prochaines années, et en raison de la volonté d’amélioration du service au citoyen, l’application AIRS GRC sera un besoin probablement majeur et qui aura notablement évolué. AIRS GRC fonctionnant en intégralité en mode « full-web » permet aux élus, par exemple, dès aujourd’hui, de consulter, d’intervenir et de suivre le traitement de demandes depuis un simple navigateur, à partir de leur bureau dans les locaux de la collectivité ou à partir de l’extérieur.

La Gestion Électronique de Documents et la capitalisation du savoir

Les Entreprises et les administrations qui utilisent une solution de dématérialisation, s’assurent d’une capitalisation du savoir ainsi qu’un échange d’informations permanent et efficace entre les collaborateurs.

L’utilisation de la numérisation de masse de documents, permet aux entreprises et aux organisations un gain de temps et d’argent très important.

Une solution de gestion électronique de documents dont AIRS est un bon exemple doit prendre en compte les 4 étapes majeures suivantes :

–       L’acquisition des documents

–       Le classement des documents

–       Le stockage des documents

–       La diffusion des documents

Acquisition des documents

La dématérialisation permet de gagner en productivité. Les documents papiers, faxes et courriers sont numérisés au point d’entrée dans l’organisation, les autres points d’entrée sont également pris en compte (e-mails, documents internes sous forme électronique, échanges électroniques avec des tiers, etc.), et mis à disposition des collaborateurs qui peuvent les exploiter de manière optimale pour gérer les courriers, les factures, les contrats, les dossiers, …

Classement des documents

Cette étape s’opère après la numérisation et l’insertion des documents. Avant tout classement, le logiciel récupère la description du document et de son contenu en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.), par indexation, par reconnaissance automatique des critères ou par saisie de mots-clés.

Stockage des documents

Le stockage est intimement lié au classement de documents. En effet, le stockage est organisé en fonction du contenu des documents (Vidéo, Texte, Image, Musique) ainsi que leur Etats, Types, Provenances… Le support de stockage doit être adapté selon différents critères qui peuvent être :

–       Le volume des documents

–       La nature des documents

–       La fréquence de consultation

–       Les temps d’accès

–       L’importance des données (Confidentialité, Priorité,…)

La durée de conservation doit aussi être prise en considération.

Diffusion des documents

La diffusion de vos documents doit se faire dans l’outil de gestion électronique de documents de manière complètement intégrée, de manière simple et intuitive. La solution doit garantir la sécurité, la traçabilité, la convivialité et les performances. La GED doit vous permettre de faire circuler les documents de manière similaire aux circuits papiers afin de les remplacer avantageusement avec de nombreux gains en termes de qualité, de performance, de traçabilité, de suivi mais également des gains de temps importants et des gains d’argent, facilement démontrables.

Conclusion

Pour conclure, voici quelques gains intéressants pour les entreprises. La liste n’est pas exhaustive, mais elle permet d’illustrer les attentes qu’une entreprise ou une organisation peut avoir lors de l’introduction ou le changement de son système de gestion électronique de documents.

Ces gains sont entre autre pour la GED AIRS de Digitech :

–       Amélioration de la Productivité

–       Amélioration de la qualité de service

–       Amélioration de la traçabilité

–       Gestion des délais de traitements

–       Gestion optimale du cycle de vie

–       Optimisation des temps de recherche

–       Réduction des risques de pertes ou de destruction de documents importants

D’autres points à ajouter si la solution est en mode Cloud (AIRS Cloud)

–       Rapidité de Déploiement

–       Capacité de montée en charge

–       Réduction du coût total de possession

–       Réduction des coûts de déploiement

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

 

Le Document : De sa création à son archivage

L’information est la richesse d’une entreprise, et les documents (papiers et électroniques) sont le support privilégié de l’information. La première étape est la création, la capture ou simplement le recensement d’un document. Ces documents sont issus de diverses sources, du courrier entrant, du courrier sortant, de certains mails, de documents internes. Pour acquérir ces documents, il faudra utiliser un scanner adapté au volume de documents, de la capture de documents bureautiques, de la capture de documents générés par l’application comptable de l’entreprise ou toutes autres applications et des documents qui arrivent ou qui partent par le biais du courrier électronique.

Une fois le document « capturé », il s’agit d’extraire les informations pertinentes afin de le classer de manière structurée. Cette extraction peut être renseignée manuellement ou automatiquement via des moteurs de typage du document et de lecture zonée d’informations, voire même dans certains cas, d’analyses sémantiques. L’extraction des informations va permettre de classer le document selon des critères définis afin d’avoir une structure de dossiers comme on la retrouverait dans des classeurs. Il sera également possible de croiser les informations afin de pouvoir classifier et rechercher l’information sur d’autres critères afin de bénéficier d’une souplesse maximale dans les recherches.

Une fois le document « indexé », dans le cas de certains documents (courrier entrant, factures fournisseurs, contrats, …), il faut le faire circuler dans l’entreprise via les processus préétablis (règles de gestion, de distribution) afin que les personnes accèdent à leurs documents et puissent les lire et les valider comme ils le feraient pour un document papier, mais avec la traçabilité, la gestion des délais et des possibilités comme la délégation en cas d’absence afin d’optimiser l’organisation des entreprises.

Dernière étape, mais pas la moins importante, est celle de la conservation. Celle-ci, via des règles, permet de gérer le cycle de vie et la destruction des documents électroniques de manière conforme à la loi. Cette étape permet aussi de supprimer les documents papiers selon la législation en vigueur dans les pays. En Suisse, dans un grand nombre de cas, le papier peut être détruit si la solution permet d’apporter la preuve que le document est conforme à son original papier. Cette dernière étape permet aussi de retrouver en quelques clicks et quelques secondes au maximum des documents archivés, un gain de temps, de confort et de qualité par rapport à une solution papier.

Plus d’information: info@digitech-sa.ch