La gestion électronique de documents pour tous

Pour exploiter les documents, éviter de les égarer ou de les détruire par inadvertance, il est nécessaire de mettre en place une solution de gestion électronique de documents.

Une gestion électronique de documents (par exemple AIRS de Digitech), permet de gérer tous les aspects d’un document pendant sa durée de vie  (droits d’accès, plan de classement, classement par dossier et mot-clé, recherche, suivi des modifications, distribution des documents, archivage, valeur probante, …).

La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents requiert une approche méthodique en plusieurs phases :

  • Un audit des pratiques actuelles et des besoins afin d’élaborer une stratégie de gestion documentaire (y compris des processus documentaires).
  • La définition des besoins fonctionnels et techniques.
  • La mise en œuvre de cette stratégie : choix, acquisition et installation d’un logiciel de GED.
  • Les formations, la conduite aux changements et l’aide au démarrage.

Les points importants dans une gestion électronique de documents sont :

  • Fournir des informations sur le contexte des documents.
  • Fournir des éléments permettant de prouver l’authenticité des documents lorsque cela est requis.
  • Être en adéquation avec les procédures de classement de l’entreprise ou de la profession.
  • Etre robuste face aux changements technologiques ou organisationnels.
  • Garantir un accès à l’information sur l’ensemble de la durée de vie des documents.
  • Permettre une distribution électronique de documents.
  • Permettre la traçabilité des actions.
  • Permettre de gérer les documents entrants, les documents internes et les documents sortants.
  • Prendre en compte l’ensemble des sources documentaires (papier qui sera numérisé, les applications métiers, les échanges électroniques, les outils bureautiques, la messagerie).
  • Réussir à gérer des documents à différentes étapes, en maintenant les niveaux d’accessibilité exigés.

Malgré les investissements lors de la mise place d’un système de gestion électronique de documents (achat, installation, formation, maintenance…), les bénéfices d’une telle solution sont considérables pour une organisation et permettent d’impacter positivement sa compétitivité.

  • Accès plus facile et plus rapide à l’information.
  • Possibilité d’hébergement sur serveurs distants, accès et fonctionnement en mode service.
  • Diffusion facile, rapide et à moindres coûts de l’ensemble des documents.
  • Accès partagé entre plusieurs utilisateurs.
  • Un suivi du document et la traçabilité des actions.
  • Un gain de place.
  • Le document papier nécessite un classement dans des classeurs et une logistique importante en comparaison à la gestion électronique de documents.
  • Le suivi des versions des documents
  • La possibilité de définir des délais de traitement pour chaque tâche sur un document.

En plus de gérer efficacement les documents numériques, un système de gestion électronique de documents est aussi un premier pas vers la capitalisation et la valorisation des connaissances d’une organisation.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

 

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