La gestion électronique de documents et les e-mails

Aujourd’hui, les informations à forte valeur ajoutée (transactionnelles, organisationnelles, projets en tous genres…) circulent aussi par mail.  De nombreux collaborateurs utilisent l’e-mail en guise de gestion électronique de documents. Ils conversent l’information en plusieurs endroits dans les boîtes mails, sur les disques durs locaux en passant par les serveurs réseau. Si un employé quitte l’organisation, sa boîte mail est supprimée, et d’importantes informations stockées dans celle-ci sont donc perdues. Par ce principe, il est donc difficile de respecter la politique de gestion et de conservation des informations de l’entreprise.

Au regard de ce constat, il paraît légitime d’intégrer ces flux documentaires dans les systèmes de gestion électronique de documents et de transformer ce support personnel en support d’entreprise.

Il faut considérer l’e-mail comme un document à part entière. Il est important de considérer les habitudes de travail des utilisateurs, l’email est un outil de travail quotidien, il faut donc leur faciliter la vie en intégrant l’email à la GED, ce que Digitech a fait avec AIRS Suite. Les collaborateurs disposent ainsi d’un environnement de travail simple, convivial et unifié pour rechercher, consulter, traiter et archiver leurs e-mails et pièces jointes ainsi que l’ensemble de leurs documents dans la gestion électronique de documents de l’entreprise.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

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