Pour réduire les risques, les entreprises pratiquent de plus en plus l’outsourcing des services et des solutions

Une grande partie des entreprises indique que la réduction des risques, en particulier l’optimisation de la « business continuity », est une des raisons du choix des solutions Cloud. En effet, ces solutions permettent d’accéder à des services de qualité définis par des contrats de services et garantissant un accès sécurisé, de qualité, et répondant à l’ensemble des besoins des entreprises.

Les solutions hébergées permettent de mieux planifier les dépenses, de maîtriser les coûts liés au démarrage, mais surtout à l’exploitation, qui sont constants dans le temps, sans avoir à se soucier du renouvellement de matériel, du changement de personnel interne s’occupant de maintenir l’infrastructure et les solutions. Ces tâches et les responsabilités incombant sont déléguées à des spécialistes qui se concentrent à 100% à l’exploitation des solutions qu’ils délivrent à leurs clients.

Le marché des solutions logicielles en mode Cloud (location du service complet) est en plein développement et comporte de nombreux avantages. L’année 2011 a marqué une croissance intéressante de ce marché, qui se poursuivra de manière plus marquée encore en 2012 et dans les années à venir. Digitech, avec son offre de gestion électronique de documents en mode Cloud (AIRS Cloud), relève les mêmes constats que l’ensemble de la profession. Digitech se réjouit de pouvoir répondre à un nombre croissant de clients avec sa solution répondant parfaitement aux préoccupations des entreprises, en termes d’optimisation dans le traitement des documents. AIRS Cloud permet de réduire la bureaucratie dans les entreprises et les administrations, ce qui est un facteur d’optimisation de l’organisation et permet d’atteindre les objectifs en termes de qualité et d’efficacité.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

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La gestion électronique de documents pour tous

Pour exploiter les documents, éviter de les égarer ou de les détruire par inadvertance, il est nécessaire de mettre en place une solution de gestion électronique de documents.

Une gestion électronique de documents (par exemple AIRS de Digitech), permet de gérer tous les aspects d’un document pendant sa durée de vie  (droits d’accès, plan de classement, classement par dossier et mot-clé, recherche, suivi des modifications, distribution des documents, archivage, valeur probante, …).

La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents requiert une approche méthodique en plusieurs phases :

  • Un audit des pratiques actuelles et des besoins afin d’élaborer une stratégie de gestion documentaire (y compris des processus documentaires).
  • La définition des besoins fonctionnels et techniques.
  • La mise en œuvre de cette stratégie : choix, acquisition et installation d’un logiciel de GED.
  • Les formations, la conduite aux changements et l’aide au démarrage.

Les points importants dans une gestion électronique de documents sont :

  • Fournir des informations sur le contexte des documents.
  • Fournir des éléments permettant de prouver l’authenticité des documents lorsque cela est requis.
  • Être en adéquation avec les procédures de classement de l’entreprise ou de la profession.
  • Etre robuste face aux changements technologiques ou organisationnels.
  • Garantir un accès à l’information sur l’ensemble de la durée de vie des documents.
  • Permettre une distribution électronique de documents.
  • Permettre la traçabilité des actions.
  • Permettre de gérer les documents entrants, les documents internes et les documents sortants.
  • Prendre en compte l’ensemble des sources documentaires (papier qui sera numérisé, les applications métiers, les échanges électroniques, les outils bureautiques, la messagerie).
  • Réussir à gérer des documents à différentes étapes, en maintenant les niveaux d’accessibilité exigés.

Malgré les investissements lors de la mise place d’un système de gestion électronique de documents (achat, installation, formation, maintenance…), les bénéfices d’une telle solution sont considérables pour une organisation et permettent d’impacter positivement sa compétitivité.

  • Accès plus facile et plus rapide à l’information.
  • Possibilité d’hébergement sur serveurs distants, accès et fonctionnement en mode service.
  • Diffusion facile, rapide et à moindres coûts de l’ensemble des documents.
  • Accès partagé entre plusieurs utilisateurs.
  • Un suivi du document et la traçabilité des actions.
  • Un gain de place.
  • Le document papier nécessite un classement dans des classeurs et une logistique importante en comparaison à la gestion électronique de documents.
  • Le suivi des versions des documents
  • La possibilité de définir des délais de traitement pour chaque tâche sur un document.

En plus de gérer efficacement les documents numériques, un système de gestion électronique de documents est aussi un premier pas vers la capitalisation et la valorisation des connaissances d’une organisation.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

 

La gestion électronique de documents et les e-mails

Aujourd’hui, les informations à forte valeur ajoutée (transactionnelles, organisationnelles, projets en tous genres…) circulent aussi par mail.  De nombreux collaborateurs utilisent l’e-mail en guise de gestion électronique de documents. Ils conversent l’information en plusieurs endroits dans les boîtes mails, sur les disques durs locaux en passant par les serveurs réseau. Si un employé quitte l’organisation, sa boîte mail est supprimée, et d’importantes informations stockées dans celle-ci sont donc perdues. Par ce principe, il est donc difficile de respecter la politique de gestion et de conservation des informations de l’entreprise.

Au regard de ce constat, il paraît légitime d’intégrer ces flux documentaires dans les systèmes de gestion électronique de documents et de transformer ce support personnel en support d’entreprise.

Il faut considérer l’e-mail comme un document à part entière. Il est important de considérer les habitudes de travail des utilisateurs, l’email est un outil de travail quotidien, il faut donc leur faciliter la vie en intégrant l’email à la GED, ce que Digitech a fait avec AIRS Suite. Les collaborateurs disposent ainsi d’un environnement de travail simple, convivial et unifié pour rechercher, consulter, traiter et archiver leurs e-mails et pièces jointes ainsi que l’ensemble de leurs documents dans la gestion électronique de documents de l’entreprise.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Convertissez vos archives papier en documents électroniques pour une meilleure sécurité

La communication et les échanges avec vos clients, fournisseurs et collaborateurs nécessitent une quantité énorme de papier et de documents électroniques. Pour des raisons pratiques et juridiques, ces documents sont souvent conservés pendant des années. Et, dans de nombreux cas, en archives physiques. Conserver et organiser efficacement de telles archives prend énormément de temps et engendre des coûts importants.

Aujourd’hui, tous ces documents peuvent également être conservés et envoyés par voie électronique.

AIRS Suite conserve toutes vos informations dans des archives électroniques sécurisées. De plus, nous pouvons faire en sorte que vos documents électroniques aient une valeur juridique. Vous ne devez donc plus conserver d’exemplaires papiers.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

 

Réduire le temps et le coût de traitement des documents

Toutes les entreprises pensent factures, commandes, relances. La priorité pour la majorité d’entre elles, c’est de gagner en efficacité, en traçabilité, et en qualité. La Gestion électronique de documents (GED) regroupe l’ensemble des documents vitaux pour la bonne marche de l’entreprise : documents légaux, contrats, bons de commande, factures clients, factures fournisseurs.

Le traitement « papier » des factures et les processus manuels qui y sont associés privent les entreprises de réactivité et de lisibilité, alourdissent les temps de traitement et finissent par coûter cher.

L’étude signée Aberdeen visant à mesurer les niveaux de performance des entreprises arrive aux conclusions suivantes, 77% des factures entrantes restent au format papier et 35% du temps des services administratifs est consacré à répondre aux demandes internes et aux demandes fournisseurs, donc à rechercher des documents.

Toutes les entreprises ont tout intérêt à réduire le temps (donc le coût) de traitement de leurs documents. 50% des entreprises passent près de 10 jours à traiter une facture pour un coût moyen de plus de CHF 13 et 30% passent plus de 20 jours en moyenne pour en traiter une pour un coût moyen de traitement par facture atteignant presque CHF 35 !

Seulement 20% des entreprises, les plus performantes, réussissent à limiter à moins de 4 jours le temps moyen de traitement d’une facture et à en abaisser le coût unitaire à près de CHF 3.

Les stratégies mises en place par les entreprises les plus performantes pour arriver à ce résultat sont le traitement électronique et la dématérialisation des documents : centralisation des processus de réception et de workflow.

On notera que 64% des entreprises les plus performantes ont investi dans l’automatisation des processus de capture et de workflow. Les bénéfices sont bien réels.

La dématérialisation de bout en bout de la chaîne des processus métier, où sont traités les documents vitaux, voire les plus critiques pour l’entreprise. Les enjeux ne se limitent plus au stockage et à la consultation, mais s’étendent à la gestion du risque et aux besoins de performance interne. Les entreprises ont besoin par exemple de retrouver rapidement tel ou tel document, d’archiver les documents dans un lieu central interrogeable, d’automatiser le rapprochement de certains documents, de limiter les risques (de perte par exemple) ou encore de disposer, à des fins de visibilité et de pilotage, de tableaux de bord synthétisant le statut des documents.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

La gestion électronique de documents multi flux

Le marché de la gestion électronique de documents est en croissance. Toute entreprise, petite ou grande, s’équipe de ce système afin de répondre aux enjeux d’aujourd’hui et de demain, en étant organisée de manière optimale. Les systèmes GED sont devenus des éléments vitaux des entreprises.

Ce constat s’explique par des raisons économiques, organisationnelles et techniques. Ainsi, il n’est plus nécessaire de démontrer la valeur ajoutée de ces systèmes. Cependant, l’outil est souvent mal adapté et ne prend pas en compte l’ensemble des flux des entreprises, y compris l’e-mail. Dans ce sens, Digitech, via AIRS Suite, gère de manière optimale l’ensemble des flux d’entreprises de toutes tailles.

Dans le but de consolider l’information, d’avoir un accès simple et efficace, il faut absolument gérer l’ensemble des documents (papier qui sera numérisé, documents générés par l’entreprise, mails concernant le cœur d’activité, etc.) dans un système documentaire qui intégrera le cycle de vie et les processus documentaires. Ceci devient un fondement essentiel dans les entreprises.

Bien plus qu’un logiciel, il faut une solution adaptée à l’ensemble des besoins de l’entreprise. Cette solution se base sur un ensemble de logiciels (AIRS Suite), sur une conduite aux changement efficace en accord avec les processus de l’entreprise, une aide au démarrage et une formation personnalisée afin que les documents et l’information soient accessibles aux bonnes personnes au bon moment.

Afin d’optimiser la gestion des flux de votre entreprise, de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur le cœur de vos activités, mais aussi de gagner en qualité et en traçabilité, n’’hésitez plus et faites le pas en gérant vos documents de manière électronique. Digitech est là pour vous accompagner à votre rythme dans la démarche.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch