Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Novembre 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Novembre 2011
Le billet du directeur

Nouvelles offres, nouvelles documentations, nouvelles plateformes de communication

Afin de promouvoir la gestion électronique de documents et l’ensemble des solutions adaptées aux petites et grandes entreprises, Digitech Suisse vous annonce l’ouverture du site internet http://www.airs-suite.com.
Le but de ce site est de trouver les documentations utiles pour vos projets et des liens intéressants, concernant également les textes de lois en Suisse.
Vous trouverez toujours des informations sur Digitech Suisse sur le site http://www.digitech-sa.ch et l’ensemble des articles publiés par Digitech Suisse sur la gestion électronique de documents sur https://fmatthey.wordpress.com/.
La nouvelle documentation pour nos solutions d’optimisation des processus documentaires (AIRS Suite 5.3) est disponible sur :https://fmatthey.wordpress.com/2011/11/11/les-fiches-solutions-2012-de-digitech-suisse/
Vous trouverez aussi des informations et des débats intéressants sur la gestion des documents en entreprise sur notre groupe LinkedIn :http://www.linkedin.com/groups/Gestion-électronique-documents-GED-ECM-1921853?trk=myg_ugrp_ovr
Nous nous réjouissons de vous retrouver sur nos plateformes d’échange et nous nous tenons toujours à disposition pour vous assister et vous apporter notre expertise dans vos projets d’optimisation du traitement de vos documents.
Plus d’informations et de détails sur nos fiches solutions: https://fmatthey.wordpress.com/2011/11/11/les-fiches-solutions-2012-de-digitech-suisse/
Plus d’information auprès de frederic.matthey@digitech-sa.ch
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

 

La gestion électronique de documents, pour des services plus efficaces

L’enjeu des entreprises pour les années à venir sera l’optimisation des processus documentaires incluant de ce fait la numérisation de documents, la production de données nativement numériques, la distribution, la validation électronique et bien évidemment, l’archivage électronique afin de se séparer du papier.  C’est l’ensemble de ces solutions qui permet d’offrir une véritable efficacité fonctionnelle à l’entreprise.
Pour l’heure, certaines entreprises ont franchi le pas, mais pour ne gérer souvent qu’un processus ou département, par exemple pour les factures ou les ressources humaines.
Il faut dire que les défis sont multiples, à la fois techniques, fonctionnels et légaux. En effet, chaque pays dispose de sa propre législation. En Suisse, le législateur exprime sa volonté de favoriser et d’encourager le recours à des outils de traitement et de conservation électronique de documents, nous pouvons donc envisager la dématérialisation et la suppression du papier. Il indique qu’un titre établi sur support électronique peut être considéré comme preuve fiable dès lors que le processus de numérisation respecte certaines règles, par exemple celles qui s’appliquent en droit commercial et qui sont exprimées dans l’Olico.
De part ce constat et au vu des défis que les entreprises grandes et petites auront dans les prochaines années, elles doivent absolument optimiser leurs processus documentaires afin de garder leur compétitivité. La mise en place d’une gestion complète de courriers entrants peut être avantageuse pour moins de cinq collaborateurs et moins de 30 courriers par jour. En investissant dans de tels outils, vous économisez et gagnez du temps pour vous concentrez sur le cœur de métier, celui même qui vous fait gagner de l’argent.
L’article complet:
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La gestion électronique de documents concerne toutes les entreprises et permet des gains importants

Une entreprise ou une organisation peut fonctionner sans une gestion électronique de documents? Probablement oui, mais le nombre et la qualité des services ont nettement augmenté ces dernières années et pour pouvoir le faire de manière efficace, la gestion électronique de documents s’impose.
Les statistiques indiquent qu’environ 8% des documents sont perdus chaque année en raison d’erreurs de classement. Les collaborateurs allouent une grande partie de leur temps à chercher et gérer les documents. En moyenne, on considère un minimum de 5 heures par semaine à la recherche d’informations pour les postes administratifs.
En partant de ce constat, il faut absolument mettre en place une gestion efficace de documents. Ceci concerne toutes les entreprises dès 3 postes administratifs, il en va de la compétitivité des entreprises.
Dans le climat économique actuel, l’efficacité à tous les niveaux est une priorité majeure. Les priorités de toutes les entreprises et organisations sont les mêmes: l’efficacité opérationnelle, les services au meilleur coût, la conservation des marges bénéficiaires, le niveau le plus élevé de service à la clientèle afin de les fidéliser et d’en acquérir de nouveaux.
Plus de 80% de l’information fréquemment utilisée par un utilisateur est non structurée (e-mail, documents Word, courriers entrants, etc.). Ajoutant à cela le fait que ce contenu non structuré croît chaque année de manière importante. Ceci démontre l’importance d’avoir une gestion électronique de documents pour une entreprise et une organisation.
Gagnez du temps et de l’argent : Étant donné que chaque employé « administratif » consacre au moins 10% de son activité à rechercher, récupérer des informations pertinentes, distribuer les documents, l’accès aux documents de l’organisation doit donc se faire avec une solution adaptée de gestion électronique de documents. En moyenne, une solution de gestion électronique de documents améliore l’activité d’au moins 50%. Dans un calcul simple, pour une moyenne de 10 employés administratifs, ceci représente environ CHF 50’000 par an et permet d’économiser plus de 1000 heures/homme de travail qui pourront être utilisées pour attirer de nouveaux clients ou d’autres activités plus porteuses pour l’organisation ou l’entreprise. Le retour sur investissement est donc simple à démontrer.
L’article complet:
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La ged en mode cloud

AIRS Cloud vous permet d’assurer la gestion électronique de l’ensemble des documents de l’organisation en toute sécurité avec la simplicité et l’efficacité d’un service en mode cloud.
Cette solution, qui ne requiert aucun matériel ou logiciel sur site, libère des ressources informatiques et assure aux utilisateurs un accès rapide et sécurisé aux documents depuis leur ordinateur, leur tablette ou même leur téléphone mobile, via n’importe quel navigateur Web.
Notre service de gestion électronique de documents assure le stockage, l’indexation, la catégorisation, la conservation, la distribution, la recherche, la recherche à l’intérieur des documents, la distribution, le délai de traitement et la gestion de l’ensemble de vos documents de manière illimitée, avec des fonctions multiples simples et rapides. Cet outil vous assiste dans l’optimisation de la gestion administrative de votre organisation et vous permet d’améliorer la qualité et le temps de traitement des processus administratifs et documentaires. Vous gérez vos courriers, factures, contrats, et tous les documents qui ont une valeur pour l’entreprise et ceci, que le document soit à l’origine papier ou électronique.
Les documents internes et externes sont capturés et stockés, archivés dans AIRS Cloud qui se trouve dans des datacenters hors sites redondants. Les utilisateurs peuvent accéder à tous les documents envoyés ou reçus selon les droits d’accès à partir du navigateur Web de votre choix. Des fonctions intuitives leur permettent de rechercher, consulter, traiter, valider et faire suivre les documents. Des fonctions d’analyses et de statistiques permettent d’avoir un outil de suivi et d’aide à la décision.
L’article complet:
La documentation
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
Pour nous contacter, nous faire parvenir vos critiques ou suggestions :


Les fiches solutions de Digitech :
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Informations et échanges sur la gestion électronique de documents

Afin de promouvoir la gestion électronique de documents et l’ensemble des solutions adaptées aux petites et grandes entreprises, Digitech Suisse vous annonce l’ouverture du site internet http://www.airs-suite.com.

Le but de ce site est de trouver les documentations utiles pour vos projets et des liens intéressants, concernant également les textes de lois en Suisse.

Vous trouverez toujours des informations sur Digitech Suisse sur le site http://www.digitech-sa.ch et l’ensemble des articles publiés par Digitech Suisse sur la gestion électronique de documents sur https://fmatthey.wordpress.com/.

Vous trouverez aussi des informations et des débats intéressants sur la gestion des documents en entreprise sur notre groupe LinkedIn : http://www.linkedin.com/groups/Gestion-électronique-documents-GED-ECM-1921853?trk=myg_ugrp_ovr

Nous nous réjouissons de vous retrouver sur nos plateformes d’échange et nous nous tenons toujours à disposition pour vous assister et vous apporter notre expertise dans vos projets d’optimisation du traitement de vos documents.

Renseignements : info@digitech-sa.ch

 

La dématérialisation des factures, facteur d’économie en Suisse et à l’étranger

La facturation électronique et la dématérialisation de factures papiers sont souvent citées comme des éléments clés de réduction des coûts administratifs d’une entreprise. Le coût de traitement d’une facture papier entrante est généralement estimé à environ CHF 20 selon les traitements et les entreprises. Le coût d’une facture émise est d’environ CHF 10.

Pour les factures générées, les informations émises et reçues doivent être identiques. Le format le plus adapté aux entreprises traitant un volume moyen de factures reste l’émission et le traitement de factures signées numériquement. La facture électronique par ce biais peut en effet être simplement mise en place, dès que l’entreprise dispose d’un certificat électronique (signature numérique). Ainsi, les factures électroniques émises via des PDF signés peuvent être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine. Il est nécessaire pour l’émetteur de la conserver dans un système d’archivage électronique conforme aux lois en vigueur.

Pour la réception des factures, qu’elles soient papiers ou électroniques, les techniques de reconnaissance de champs, de processus de validation et d’archivage permettent également des retours sur investissement très rapides.

Ces deux processus, factures émises et factures reçues, sont deux exemples parmi d’autres dans la gestion électronique de documents qui permet d’optimiser les processus de l’entreprise afin de gagner un temps précieux, de la qualité et du confort.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

La gestion électronique de documents, pour des services plus efficaces

L’enjeu des entreprises pour les années à venir sera l’optimisation des processus documentaires incluant de ce fait la numérisation de documents, la production de données nativement numériques, la distribution, la validation électronique et bien évidemment, l’archivage électronique afin de se séparer du papier.  C’est l’ensemble de ces solutions qui permet d’offrir une véritable efficacité fonctionnelle à l’entreprise.

Pour l’heure, certaines entreprises ont franchi le pas, mais pour ne souvent gérer qu’un processus ou département, par exemple pour les factures ou les ressources humaines.

Il faut dire que les défis sont multiples, à la fois techniques, fonctionnels et légaux. En effet, chaque pays dispose de sa propre législation. En Suisse, le législateur exprime sa volonté de favoriser et d’encourager le recours à des outils de traitement et de conservation électronique de documents, nous pouvons donc envisager la dématérialisation et la suppression du papier. Il indique qu’un titre établi sur support électronique peut être considéré comme preuve fiable dès lors que le processus de numérisation respecte certaines règles, par exemple celles qui s’appliquent en droit commercial et qui sont exprimées dans l’Olico.

De part ce constat et au vu des défis que les entreprises grandes et petites auront dans les prochaines années, elles doivent absolument optimiser leur processus documentaire afin de garder leur compétitivité. La mise en place d’une gestion complète de courriers entrants peut être avantageuse pour moins de cinq collaborateurs et moins de 30 courriers jours. En investissant dans de tels outils, vous économisez et gagnez du temps pour vous concentrez sur le cœur de métier, celui même qui vous fait gagner de l’argent.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Les fiches solutions 2012 de Digitech Suisse

Les nouvelles documentations de nos solutions de gestion électronique de documents AIRS Suite sont disponibles!

La documentation de notre gestion électronique de documents (AIRS Dossier)
http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7147/a-i-r-s-dossier.dhtml

La documentation de notre gestion électronique de courriers (AIRS Courrier)
http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7145/a-i-r-s-courrier.dhtml

La documentation de notre gestion électronique de documents en mode hébergé (AIRS_Cloud)
http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7196/a-i-r-s-cloud.dhtml

La documentation de notre solution de dématérialisation (numérisation, LAR/RAD/OCR, Analyse sémantique) (AIRS_Numlad)
http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7149/a-i-r-s-capture.dhtml

La documentation de notre dématérialisation de factures fournisseurs (AIRS Factures)
http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7184/a-i-r-s-facture.dhtml

La documentation de notre archivage à valeur probante ou légale (AIRS CFEC)
http://www.digitech-sa.ch/digitech-suisse/cms/7181/coffre-fort-electronique.dhtml

La gestion électronique de documents concerne toutes les entreprises et permet des gains importants

Une entreprise ou une organisation peut fonctionner sans une gestion électronique de documents? Probablement oui, mais le nombre et la qualité des services ont nettement augmenté ces dernières années et pour pouvoir le faire de manière efficace, la gestion électronique de documents s’impose.

Les statistiques indiquent qu’environ 8% des documents sont perdus chaque année en raison d’erreurs de classement. Les collaborateurs allouent une grande partie de leur temps à chercher et gérer les documents. En moyenne, on considère un minimum de 5 heures par semaine à la recherche d’informations pour les postes administratifs.

En partant de ce constat, il faut absolument mettre en place une gestion efficace de documents. Ceci concerne toutes les entreprises dès 3 postes administratifs, il en va de la compétitivité des entreprises.

Dans le climat économique actuel, l’efficacité à tous les niveaux est une priorité majeure. Les priorités de toutes les entreprises et organisations sont les mêmes: l’efficacité opérationnelle, les services au meilleur coût, la conservation des marges bénéficiaires, le niveau le plus élevé de service à la clientèle afin de les fidéliser et d’en acquérir de nouveaux.

Plus de 80% de l’information fréquemment utilisée par un utilisateur est non structurée (e-mail, documents Word, courriers entrants, etc.). Ajoutant à cela le fait que ce contenu non structuré croît chaque année de manière importante. Ceci démontre l’importance d’avoir une gestion électronique de documents pour une entreprise et une organisation.

Gagnez du temps et de l’argent : Étant donné que chaque employé « administratif » consacre au moins 10% de son activité à rechercher, récupérer des informations pertinentes, distribuer les documents, l’accès aux documents de l’organisation doit donc se faire avec une solution adaptée de gestion électronique de documents. En moyenne, une solution de gestion électronique de documents améliore l’activité d’au moins 50%. Dans un calcul simple, pour une moyenne de 10 employés administratifs, ceci représente environ CHF 50’000 par an et permet d’économiser plus de 1000 heures/homme de travail qui pourront être utilisées pour attirer de nouveaux clients ou d’autres activités plus porteuses pour l’organisation ou l’entreprise. Le retour sur investissement est donc simple à démontrer.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

AIRS Suite – Solution E-Mobilité ou la révolution du bureau embarqué

Vous êtes directeur, chef d’entreprise, manager ou élu d’une commune ou d’un canton, vos fonctions vous obligent à de nombreux déplacements et vous souhaitez pouvoir consulter à tout moment vos courriers et vos documents sans pour autant vous encombrer de documents papiers : Les solutions mobilités (Smartphone et tablette) de AIRS Suite sont faites pour vous.

 

Solutions Mobilités AIRS Suite

  • Solution ergonomique
  • Facile à utiliser et à prendre en main
  • Facile à mettre en œuvre
  • Accès sécurisé, gestion de la confidentialité
  • Consultation en mode connecté (Wifi, 3G)
  • Recherche simple
  • Accès aux documents à traiter, à valider

Ces solutions permettent de recevoir en tout temps et tout endroit les documents papiers qui arrivent à votre bureau, de pouvoir les valider rapidement afin que les processus administratifs restent fluides et efficaces.

Aujourd’hui, nous sommes dans un monde dans lequel l’information provient de différentes sources. Chaque décideur accède à sa messagerie électronique de manière mobile, mais les documents officiels et importants pour l’entreprise arrivent pour la plupart encore sous forme papier. Avec la solution AIRS Suite  et son module mobilité, vous pouvez aujourd’hui gérer de manière simple et efficace vos courriers papiers en déplacement mais également rechercher, consulter et travailler sur l’ensemble des documents de l’entreprise via votre Smartphone ou votre tablette.

Plus d’informations :

info@digitech-sa.ch

AIRS Suite, en route vers la gestion de l’ensemble de vos documents et de votre information.

Les infrastructures informatiques grandissent en même temps que l’organisation qui les exploite. Le nombre de programmes et d’applications augmente et, avec eux, le nombre de processus.

Dans les entreprises et administrations, les documents tant électroniques que physiques sont le moyen de communication se basant sur des processus de distribution et de validation. AIRS Suite aide à optimiser la gestion de ces documents. Une fonction centrale d’AIRS est d’offrir aux entreprises et administrations une assistance pour un accès simple et rapide aux documents, indépendant du lieu et du matériel (PC, MAC, Smartphone, tablette) pour améliorer la qualité de service.

AIRS Suite une solution Digitech 

Digitech est le partenaire qu’il vous faut pour planifier, réaliser et exploiter vos solutions de gestion électronique de documents. Nos spécialistes aident les organisations à modéliser les processus documentaires et à les analyser pour mettre à profit le potentiel d’optimisation. En collaboration avec notre cellule de développement, ils réalisent et implémentent les solutions de gestion électronique de documents taillées sur mesure et assurent une exploitation. En se basant sur cette expertise, nous avons également mis au point des solutions plus génériques afin de convenir au plus grand nombre. Nos solutions sont accessibles et peuvent démontrer des gains importants dès 3 à 5 utilisateurs, mais conviennent également pour plusieurs milliers d’utilisateurs,

Environnement de processus flexible – sécurité juridique de l’archivage

Le traitement dynamique des contenus offre une grande flexibilité aussi pour la modification des processus d’affaires. Un changement dans le plan de classement ou un extrait spécifique de celui-ci peut rapidement et simplement être transposé aux documents avec une nouvelle vue dynamique.   AIRS Suite aide également les organisations pour une gestion sûre des gros volumes de documents jusqu’à plusieurs dizaines ou centaines de millions de documents. La sécurité et la législation nous ont permis de relever un nouveau défi depuis quelques années, En effet, Digitech avec ses solutions AIRS Suite, les documents électroniques utilisés dans les processus documentaires sont classés en conformité avec les exigences en matière législative et permettent de supprimer un grand nombre de documents papiers reçus (factures, correspondance, bons de commande, etc.).

Plus de renseignements :

frederic.matthey.doret@gmail.com