Comment calculer le retour sur investissement d’un projet de gestion électronique de documents

Afin de mieux quantifier les bénéfices d’un projet de gestion électronique de documents par rapport à une gestion classique « papier », le présent document introduit une méthodologie pragmatique afin de définir des indicateurs pertinents.

Les critères principaux doivent se baser sur les points suivants :

  • Le stockage
  • Le classement
  • La recherche
  • La diffusion
  • La gestion des versions
  • La gestion des accès et la sécurité

Le stockage

Le coût inhérent à l’espace annuel de stockage d’un document papier (loyer, armoires, personnel, etc.) est compris entre CHF 0,07 et CHF 0,12. En ce qui concerne la numérisation d’un document, son coût peut être estimé entre CHF 0,10 et CHF 0,60 pour des formats plus complexes.

  • La simple numérisation démontre qu’il est déjà possible d’avoir un gain intéressant. Il faut extrapoler le coût de stockage sur plusieurs années.

Le classement

Une opération de classement « manuel » peut représenter une somme de CHF 0,10 par document. Une opération « numérisation + classement » qui s’appuie sur un outil de gestion électronique de documents, peut être située entre CHF 0,12 et CHF 0,70 (selon la technologie de stockage utilisée).

  • Le classement et la numérisation extrapolés sur quelques années permettent de démontrer un bénéfice acceptable, mais les prochains postes montreront une différence plus significative.

La recherche

Pour la recherche sur un document papier dans le bureau, donc facilement accessible, le temps est quatre fois plus élevé que la recherche dans une GED. Pour des documents aux archives, le facteur est au minimum de six. La fourchette de gain est comprise entre CHF 0,30 et CHF 0,90 par document.

  • Grâce à ce poste et en fonction du nombre de recherches sur les documents, il devient évident que le retour sur investissement est très rapide et facile à démontrer.

La diffusion

L’adoption de la messagerie électronique dans les entreprises a permis de réduire pour certains documents les délais d’acheminement. La mise en place d’une gestion électronique de documents permet l’optimisation des processus de diffusion (documents papiers qui sont numérisés et documents électroniques). Toutes les opérations liées à la diffusion sont automatiques. Le gain engendré est considérable.

  • Les gains sont considérables. Par exemple, par rapport au transport des documents papiers et à la logistique liée, ceci peut représenter environ 80% de gain.

La gestion des versions

Un système de gestion électronique de documents permet de conserver une « traçabilité » complète entre les différentes versions d’un document. Ceci permet de délivrer par défaut la dernière version, et de donner accès aux ayants droits aux versions antérieures.

La gestion des accès et la sécurité

Une gestion électronique de documents dans les entreprises permet la mise en place d’une seule et même méthode de classement au sein d’un référentiel commun à l’ensemble des utilisateurs. La consultation d’un dossier en cours de traitement par plusieurs employés en même temps, est possible, et autorise le parallélisme des traitements, donc une réduction de leur durée. Chaque personne, en fonction des droits qui lui ont été affectés sur le dossier, peut gérer, modifier ou ajouter une nouvelle pièce au dossier, tout en prévenant les autres ayants droits de ces ajouts. Les redondances et les confusions sont ainsi évitées. La gestion électronique de documents permet les verrouillages, autorise l’accès sélectif en fonction des stratégies de sécurité. Allié à une politique de sauvegarde rigoureuse, ils assurent la conservation des informations stockées tout en gérant la confidentialité et l’intégrité des informations.

  • L’avènement des portails documentaires permettent de faire exploser les gains de productivité, tout en garantissant traçabilité, sécurité et souplesse. Ainsi, les informations sont pérennisées, sécurisées et conformes aux réglementations de conservations légales.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

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