La GED en quelques mots…

La GED (gestion électronique de documents) est une solution qui s’impose dans toutes les entreprises ou organisations, dès quelques collaborateurs.

Aujourd’hui, tout le monde cherche à optimiser les informations, la connaissance et les compétences dans le milieu professionnel qui est soumis à la concurrence.

La mise en place de ce type de solutions intègre une dimension fonctionnelle et architecturale importante. Il faut donc en faire un projet ambitieux, permettant de réfléchir et d’améliorer les processus organisationnels existants.

Derrière le terme GED par simplification, je regroupe volontairement la gestion complète de l’information, des documents, des mails, et intègre la gestion de contenu et des connaissances.

Loin d’être un gadget, la GED a dans un premier temps été utilisée à des fins d’archivage électronique. L’ajout de fonctions de traitement informatisé ont permis à la GED de devenir un véritable outil de gestion de l’information, avec pour mission première d’optimiser les processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges.

Nous avons désormais quelques années de recul et nous savons aujourd’hui que les apports de la GED pour les entreprises ou les organisations sont indéniables et qu’ils permettent de réaliser des gains de productivité importants et en dégageant un excellent retour sur investissement.

Un projet GED implique systématiquement la mobilisation de tous les acteurs de l’entreprise ou de l’organisation. La Direction se doit alors de préparer ses collaborateurs et d’affecter les rôles et les responsabilités.

Avant d’entreprendre les différentes étapes d’un projet GED, Il faut que chacun soit convaincu de l’importance d’un tel projet. La communication via une campagne de sensibilisation expliquant les intérêts induits pour chaque collaborateur est un point important.

Il est judicieux de mettre en place rapidement une version « pilote » de la solution, permettant ainsi de recueillir les impressions de chaque utilisateur et d’améliorer les process d’utilisation de la solution.

Certaines précautions doivent être prises afin d’éviter des dérives ou même des échecs dans un projet GED. Pour ne citer qu’un seul risque d’échec, c’est la mauvaise détermination des objectifs ou l’absence de cahiers des charges. En effet, les objectifs définis ne sont souvent pas assez clairs ou difficilement réalisables. Il arrive aussi que le choix pour telle ou telle solution soit affecté par des critères aussi abstraits que l’utilisation par certains éditeurs de gadgets technologiques.

Pour finir, dans un projet GED, il faut bien définir ces besoins, les formaliser clairement, et ceci avant toute tentative de mise en place. La phase avant-projet est la phase la plus importante dans des projets GED qui sont toujours des projets structurants, touchant l’organisation des entreprises.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

 

 

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