Comment calculer le retour sur investissement d’un projet de gestion électronique de documents

Afin de mieux quantifier les bénéfices d’un projet de gestion électronique de documents par rapport à une gestion classique « papier », le présent document introduit une méthodologie pragmatique afin de définir des indicateurs pertinents.

Les critères principaux doivent se baser sur les points suivants :

  • Le stockage
  • Le classement
  • La recherche
  • La diffusion
  • La gestion des versions
  • La gestion des accès et la sécurité

Le stockage

Le coût inhérent à l’espace annuel de stockage d’un document papier (loyer, armoires, personnel, etc.) est compris entre CHF 0,07 et CHF 0,12. En ce qui concerne la numérisation d’un document, son coût peut être estimé entre CHF 0,10 et CHF 0,60 pour des formats plus complexes.

  • La simple numérisation démontre qu’il est déjà possible d’avoir un gain intéressant. Il faut extrapoler le coût de stockage sur plusieurs années.

Le classement

Une opération de classement « manuel » peut représenter une somme de CHF 0,10 par document. Une opération « numérisation + classement » qui s’appuie sur un outil de gestion électronique de documents, peut être située entre CHF 0,12 et CHF 0,70 (selon la technologie de stockage utilisée).

  • Le classement et la numérisation extrapolés sur quelques années permettent de démontrer un bénéfice acceptable, mais les prochains postes montreront une différence plus significative.

La recherche

Pour la recherche sur un document papier dans le bureau, donc facilement accessible, le temps est quatre fois plus élevé que la recherche dans une GED. Pour des documents aux archives, le facteur est au minimum de six. La fourchette de gain est comprise entre CHF 0,30 et CHF 0,90 par document.

  • Grâce à ce poste et en fonction du nombre de recherches sur les documents, il devient évident que le retour sur investissement est très rapide et facile à démontrer.

La diffusion

L’adoption de la messagerie électronique dans les entreprises a permis de réduire pour certains documents les délais d’acheminement. La mise en place d’une gestion électronique de documents permet l’optimisation des processus de diffusion (documents papiers qui sont numérisés et documents électroniques). Toutes les opérations liées à la diffusion sont automatiques. Le gain engendré est considérable.

  • Les gains sont considérables. Par exemple, par rapport au transport des documents papiers et à la logistique liée, ceci peut représenter environ 80% de gain.

La gestion des versions

Un système de gestion électronique de documents permet de conserver une « traçabilité » complète entre les différentes versions d’un document. Ceci permet de délivrer par défaut la dernière version, et de donner accès aux ayants droits aux versions antérieures.

La gestion des accès et la sécurité

Une gestion électronique de documents dans les entreprises permet la mise en place d’une seule et même méthode de classement au sein d’un référentiel commun à l’ensemble des utilisateurs. La consultation d’un dossier en cours de traitement par plusieurs employés en même temps, est possible, et autorise le parallélisme des traitements, donc une réduction de leur durée. Chaque personne, en fonction des droits qui lui ont été affectés sur le dossier, peut gérer, modifier ou ajouter une nouvelle pièce au dossier, tout en prévenant les autres ayants droits de ces ajouts. Les redondances et les confusions sont ainsi évitées. La gestion électronique de documents permet les verrouillages, autorise l’accès sélectif en fonction des stratégies de sécurité. Allié à une politique de sauvegarde rigoureuse, ils assurent la conservation des informations stockées tout en gérant la confidentialité et l’intégrité des informations.

  • L’avènement des portails documentaires permettent de faire exploser les gains de productivité, tout en garantissant traçabilité, sécurité et souplesse. Ainsi, les informations sont pérennisées, sécurisées et conformes aux réglementations de conservations légales.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

Publicités

Comment convaincre et obtenir le budget pour votre projet de gestion électronique de documents ?

Vous êtes en période d’élaboration des budgets ? Si vous menez actuellement une réflexion sur un projet de gestion électronique de documents, comment convaincre votre hiérarchie ?

Le conseil n°1 est de rendre tangible les bénéfices que votre entreprise peut en attendre (évaluer votre ROI est la meilleure façon de rassurer une direction).

Des études intéressantes sur le sujet existent et vous donneront des métriques essentielles. Parmi ces études, citons :

  • MARKESS
  • SerdaLAB
  • DFCG-APDC-AFDCC
  • Mais également des méthodes plus pragmatiques et adaptées précisément à votre société que nous appliquons fréquemment.

Le conseil n°2 est de présenter concrètement à votre hiérarchie le fonctionnement, l’organisation et l’intégration de la gestion électronique de documents dans votre environnement.

Avec ces deux premiers points, mais également avec d’autres points, il devient évident que toute entreprise, dès quelques collaborateurs, ne peut plus se passer d’outils de gestion électronique de documents.

Pour plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com

La GED en quelques mots…

La GED (gestion électronique de documents) est une solution qui s’impose dans toutes les entreprises ou organisations, dès quelques collaborateurs.

Aujourd’hui, tout le monde cherche à optimiser les informations, la connaissance et les compétences dans le milieu professionnel qui est soumis à la concurrence.

La mise en place de ce type de solutions intègre une dimension fonctionnelle et architecturale importante. Il faut donc en faire un projet ambitieux, permettant de réfléchir et d’améliorer les processus organisationnels existants.

Derrière le terme GED par simplification, je regroupe volontairement la gestion complète de l’information, des documents, des mails, et intègre la gestion de contenu et des connaissances.

Loin d’être un gadget, la GED a dans un premier temps été utilisée à des fins d’archivage électronique. L’ajout de fonctions de traitement informatisé ont permis à la GED de devenir un véritable outil de gestion de l’information, avec pour mission première d’optimiser les processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges.

Nous avons désormais quelques années de recul et nous savons aujourd’hui que les apports de la GED pour les entreprises ou les organisations sont indéniables et qu’ils permettent de réaliser des gains de productivité importants et en dégageant un excellent retour sur investissement.

Un projet GED implique systématiquement la mobilisation de tous les acteurs de l’entreprise ou de l’organisation. La Direction se doit alors de préparer ses collaborateurs et d’affecter les rôles et les responsabilités.

Avant d’entreprendre les différentes étapes d’un projet GED, Il faut que chacun soit convaincu de l’importance d’un tel projet. La communication via une campagne de sensibilisation expliquant les intérêts induits pour chaque collaborateur est un point important.

Il est judicieux de mettre en place rapidement une version « pilote » de la solution, permettant ainsi de recueillir les impressions de chaque utilisateur et d’améliorer les process d’utilisation de la solution.

Certaines précautions doivent être prises afin d’éviter des dérives ou même des échecs dans un projet GED. Pour ne citer qu’un seul risque d’échec, c’est la mauvaise détermination des objectifs ou l’absence de cahiers des charges. En effet, les objectifs définis ne sont souvent pas assez clairs ou difficilement réalisables. Il arrive aussi que le choix pour telle ou telle solution soit affecté par des critères aussi abstraits que l’utilisation par certains éditeurs de gadgets technologiques.

Pour finir, dans un projet GED, il faut bien définir ces besoins, les formaliser clairement, et ceci avant toute tentative de mise en place. La phase avant-projet est la phase la plus importante dans des projets GED qui sont toujours des projets structurants, touchant l’organisation des entreprises.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com