Le courrier postal résiste au courrier électronique en Suisse, mais comment optimiser cela pour les entreprises

Selon une enquête de la Poste, le courrier papier est préféré et s’avère plus efficace que l’électronique pour la publicité et la correspondance commerciale.

Après avoir essuyé un déclin continu depuis plusieurs années au profit de l’e-mail, le courrier traditionnel s’est stabilisé en Suisse et a même connu une légère augmentation au premier semestre 2011.

Factures papier

En matière de correspondance commerciale – comme les factures ou les rappels – l’envoi par la poste jouit encore largement des faveurs du public: 97% des entreprises interrogées misent sur l’envoi par la poste pour leur correspondance. Ici aussi, les particuliers sont du même avis : 76% souhaitent recevoir les rappels par courrier traditionnel, 71% pour les factures et 67% pour les bulletins de salaire.

Comment rendre le traitement papier plus efficace pour les entreprises

Dans des échanges de courriers papiers, afin de gagner malgré tout en efficacité, il est possible de dématérialiser les documents entrants. Une fois la réception des courriers papiers, il y a une étape logistique d’ouverture et de scanning des documents papiers. Une fois cette numérisation faite, des traitements permettent d’extraire chaque mot du document, de les classifier (facture, commande, rappel, bulletin de livraison, demandes, …) et de les orienter aux bonnes personnes afin d’avoir un processus purement électronique équivalent au papier avec les avantages principaux suivants :

  • Amélioration du suivi et de la diffusion
  • Gain de temps et d’efficacité pour se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée
  • Traçabilité
  • Recherche plus rapide
  • Gain de place
  • Plus de perte de documents
  • Possibilité de diffuser le document à plusieurs personnes sans faire de copie
  • Structuration des documents dès l’entrée (dossier client, fournisseurs, partenaires, collaborateurs, …)
  • Suivi des réponses

La possibilité de supprimer la majorité des documents papiers existent via un archivage électronique à valeur probante.

Conclusion

Au vu de tous les avantages pour une dématérialisation des courriers entrants, il est constaté tous les jours que de nouvelles entreprises font le pas de mettre en place la numérisation des courriers entrants, la circulation de ceux-ci électroniquement et l’archivage électronique. Ceci est la première étape qui permet de mettre une gestion électronique de documents de manière transversale à l’entreprise pour arriver à terme en interne à un « bureau sans papier ». Les mises en place ne concernent plus uniquement les grandes entreprises. Pour preuve, les solutions AIRS de Digitech équipent des entreprises de 3 à 2000 utilisateurs pour la plus grande satisfaction des utilisateurs.

Digitech SA

 

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