La gestion électronique de documents, un outil indispensable pour toutes les entreprises, même pour des entreprises individuelles

Le système de gestion électronique de documents regroupe les documents électroniques et papiers, et les restitue en un instant d‘un simple clic de souris. L’utilisateur voit en toute clarté tous les documents dont il a le droit (bons de livraison, factures ou commandes) classés par opération dans le système GED. Avec de telles solutions, il est possible de réduire le volume de travail consacré à la gestion documentaire de manière significative.

À une époque où les informations électroniques sont en rapide augmentation, il est vital de conserver une vue d’ensemble. La gestion électronique de documents et d‘informations est simplement la seule manière de conserver cette vue d’ensemble tout en garantissant un travail efficace, sûr et de qualité.

Un des points les plus importants dans les solutions, outre le respect des fonctionnalités, c’est la facilité d’utilisation. Pour se faire, chaque solution devrait être testée par des utilisateurs en permanence afin de garantir une utilisation conviviale du logiciel. Des discussions de nouvelles idées devraient avoir lieu avec les clients et les utilisateurs, mais également avec des écoles supérieures, afin de produire de nouveaux concepts d’utilisation novateurs. Digitech le fait depuis de nombreuses années afin de garantir une parfaite adéquation de sa solution avec le marché.

L’intégration avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook entre autre) est nécessaire afin de permettre d’archiver directement des documents, e-mails (avec pièce jointe). Il doit être possible de les classer facilement avec les bons critères afin de les intégrer au bon dossier.

La solution doit également permettre un travail en équipe (collaboratif). Pour se faire, il faut s’assurer de la prise en charge des modifications, des versions, mais également du suivi de modification et de la circulation des documents afin de les approuver, de les signer comme cela est fait avec des documents papiers, mais de manière plus fiable, sûre, rapide et confortable.

Quelques chiffres (statistique de AIM Europe) :

  • Un employé de bureau passe en moyenne plus de 50 minutes par jour à rechercher des documents,
  • En moyenne, 20% des documents ne sont pas accessibles quand il le faudrait,
  • Plus de 20% des factures sont réglées avec du retard (risque de rappel, dégradation d’image ou même perte des escomptes),
  • Un service logistique passe environ 20% de son temps à rechercher ou trier des documents,
  • Plus de 15% de l’espace des bureaux est occupé par des armoires de classements,
  • Plus de 70% des entreprises laissent circuler des documents confidentiels au travers de processus non sécurisés.

Afin de pouvoir vous lancer dans la bonne démarche, une solution ne suffit pas, il faut aussi une approche de spécialistes. C’est pour cela que Digitech, présent depuis 1992 dans ce domaine d’activité, a développé des solutions adaptées à toutes les entreprises avec sa gamme AIRS, mais également son accompagnement, gage d’optimisation organisationnelle.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

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