Les banques et l’automatisation des processus métiers via une GED

Face à la hausse des volumes d’opérations, à la nécessité de contrôler les risques opérationnels et de servir des prestations de qualité à des clients de plus en plus exigeants, bons nombres de banques ont lancé des projets de dématérialisation et d’automatisation de leurs processus métiers reposant sur des systèmes d’informations spécifiques.

Un projet d’automatisation de processus métiers comprend une phase de dématérialisation de tous les documents papiers utilisés dans ces services back-offices (courriers ou les pièces justificatives pièce d’identité, fiches de paie, etc.) à l’aide d’outils de gestion électronique de documents (GED), couplés à des scanners, permettant de récupérer automatiquement certaines données. La deuxième phase comprend l’orchestration des différentes tâches successives grâce à une application de workflow, gérant le circuit d’échanges de documents dématérialisés au sein de l’organisation.

La modélisation de processus peut intervenir en amont du projet pour identifier et optimiser le flux de travail.

Des solutions de GED tel qu’AIRS de Digitech, qui ont atteint un niveau de maturité, commencent aussi à être implémentées par différents organismes financiers, dans des banques commerciales et des banques privées.

Schéma simplifié

Plus d’information: info@digitech-sa.ch

Les administrations et plus particulièrement les communes semblent très sages dans le domaine informatique, avec des gestions de paies, de RH et de finances largement déployées. Par contre, souvent rien n’est fait dans le domaine de la gestion des documents. Cependant, peu importe la taille de la commune, la quantité de papier est en pleine croissance et les communes reçoivent bon nombre de documents par mails qu’il faut également classer et gérer par des processus internes. Afin de pouvoir s’organiser de manière efficiente, il faut réagir et trouver des solutions informatiques pour gérer les documents, les informations et les processus associés. En 2011, les administrations doivent penser à la dématérialisation des documents, leur conservation (GED-ECM), le collaboratif, et la gestion de leur processus documentaire interne. Ces choix dépendent aussi des moyens dont disposent ces administrations, mais globalement, toutes les communes grandes, moyennes ou petites devront faire le pas vers une gestion rationnelle de leurs informations (documents papiers reçus, documents électroniques reçus, documents internes, documents sortants de l’administration). Des solutions adaptées à toutes tailles de communes existent, le train est donc en marche et dans les prochaines années, les communes seront également équipées par des solutions permettant de gérer leurs documents de manière électronique, fiable et économiquement rentable. En plus d’une meilleure utilisation des ressources, des gains en qualité, une administration publique doit montrer l’exemple en minimisant l’utilisation du papier, en essayant de minimiser les échanges papiers avec l’extérieur (qui provoquent des transports), les impressions et en gérant électroniquement le plus possible ses documents afin de véhiculer une image d’une administration moderne, efficace, dynamique et écologique. Tel est un des nombreux défis des communes d’aujourd’hui et de demain. Pour plus d’informations :

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Le travail collaboratif avec une GED

Si l’informatique en entreprise est depuis longtemps associée à un objectif de « zéro papier », force est de constater que nous sommes encore loin de cet objectif.

Face à ce constat, la GED – Gestion Électronique des Documents – a pour objectif d’apporter de la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l’information instantanée quelle que soit la distance, possibilité d’effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l’aide de mots-clés, sécurisation de l’accès à un groupe de documents, voire à un document, traçabilité, statistique, suivi, etc.

La dématérialisation au sens large est le fait de transformer des flux de documents papiers ou fax en flux de documents numériques, et d’y associer les traitements et procédures nécessaires.

Les configurations sont multiples et sont orientées en fonction de multiples paramètres:

–  La configuration physique des options d’acquisition des documents

  • centralisée sur un site,
  • multi sites,
  • mixte.

–  La nature des documents

  • documents techniques,
  • plans,
  • courriers,
  • contrats,
  • flux monétaires

–  La législation

–  La confidentialité et la sécurité attachées aux documents

–  Modes de recherche

–  Modes d’archivage

La Gestion Électronique des Documents existe désormais depuis suffisamment longtemps pour que l’on puisse disposer d’un retour d’expériences.

Le premier constat et que même si cela a signifié pour elles un effort important, les personnes qui se servent aujourd’hui de tels outils auraient maintenant du mal à s’en passer. L’information circule plus vite et vers les bonnes personnes. Elle est présentée efficacement à l’utilisateur qui sait alors quelle action est attendue de lui.

Le constat est que la circulation de papier se trouve naturellement réduite : avant la mise en place des outils, les utilisateurs demandent de pouvoir imprimer les documents pour pouvoir travailler dessus ou les faire passer à des collaborateurs ; si vous interrogez ces mêmes personnes après quelques mois d’utilisation, il y a peu de chances pour que les utilisateurs gardent cette vision.

Le plus important pour réussir un projet de GED : il doit se faire en douceur et doit impliquer beaucoup d’acteurs de l’entreprise : les utilisateurs !

En effet, un tel projet entraîne nécessairement des modifications dans la façon de travailler individuellement et collectivement ; cela requiert un changement de mentalité depuis l’exécutant jusqu’à ses dirigeants et tout le monde doit s’impliquer et accepter le changement pour que le système ne soit pas privé de ses plus forts atouts, et que l’entreprise soit gagnante tant en termes de qualité, de confort, d’optimisation des processus, de gain de temps. Une entreprise moderne ne peut plus se passer d’un système de gestion électronique de documents.

Plus d’informations : info@digitech-sa.ch

Digitech SA

Le courrier postal résiste au courrier électronique en Suisse, mais comment optimiser cela pour les entreprises

Selon une enquête de la Poste, le courrier papier est préféré et s’avère plus efficace que l’électronique pour la publicité et la correspondance commerciale.

Après avoir essuyé un déclin continu depuis plusieurs années au profit de l’e-mail, le courrier traditionnel s’est stabilisé en Suisse et a même connu une légère augmentation au premier semestre 2011.

Factures papier

En matière de correspondance commerciale – comme les factures ou les rappels – l’envoi par la poste jouit encore largement des faveurs du public: 97% des entreprises interrogées misent sur l’envoi par la poste pour leur correspondance. Ici aussi, les particuliers sont du même avis : 76% souhaitent recevoir les rappels par courrier traditionnel, 71% pour les factures et 67% pour les bulletins de salaire.

Comment rendre le traitement papier plus efficace pour les entreprises

Dans des échanges de courriers papiers, afin de gagner malgré tout en efficacité, il est possible de dématérialiser les documents entrants. Une fois la réception des courriers papiers, il y a une étape logistique d’ouverture et de scanning des documents papiers. Une fois cette numérisation faite, des traitements permettent d’extraire chaque mot du document, de les classifier (facture, commande, rappel, bulletin de livraison, demandes, …) et de les orienter aux bonnes personnes afin d’avoir un processus purement électronique équivalent au papier avec les avantages principaux suivants :

  • Amélioration du suivi et de la diffusion
  • Gain de temps et d’efficacité pour se concentrer sur des tâches avec plus de valeur ajoutée
  • Traçabilité
  • Recherche plus rapide
  • Gain de place
  • Plus de perte de documents
  • Possibilité de diffuser le document à plusieurs personnes sans faire de copie
  • Structuration des documents dès l’entrée (dossier client, fournisseurs, partenaires, collaborateurs, …)
  • Suivi des réponses

La possibilité de supprimer la majorité des documents papiers existent via un archivage électronique à valeur probante.

Conclusion

Au vu de tous les avantages pour une dématérialisation des courriers entrants, il est constaté tous les jours que de nouvelles entreprises font le pas de mettre en place la numérisation des courriers entrants, la circulation de ceux-ci électroniquement et l’archivage électronique. Ceci est la première étape qui permet de mettre une gestion électronique de documents de manière transversale à l’entreprise pour arriver à terme en interne à un « bureau sans papier ». Les mises en place ne concernent plus uniquement les grandes entreprises. Pour preuve, les solutions AIRS de Digitech équipent des entreprises de 3 à 2000 utilisateurs pour la plus grande satisfaction des utilisateurs.

Digitech SA

 

Newsletter Août/Septembre 2011

Informations du spécialiste de la gestion électronique de documents – Août/Septembre 2011
Le billet du directeur
Information importante
Une nouvelle société au nom proche de la nôtre s’est implantée dans la région Lausannoise. Son nom est « Digitec », donc une différence minime qui est un « h ». Nos métiers sont différents, eux vendent de l’électronique de loisir et nous, Digitech sommes spécialistes dans la gestion électronique de documents.
Afin de mieux nous connaître pour ceux qui ont un doute voici la réponse à Qui sommes-nous?
Digitech vous apporte son expertise depuis plus de 18 ans dans :
-> La gestion électronique de documents et de l’information
-> L’archivage électronique
-> La dématérialisation et les techniques de reconnaissance d’informations sur les documents.
-> La numérisation
-> Les processus
-> Nous couvrons l’ensemble des besoins par nos solutions faisant parties de AIRS Suite. Nous intervenons également comme spécialistes, experts, chefs de projet dans des projets qui n’intègrent pas nos solutions.
Nos consultants d’expériences dans toute la chaîne de l’ingénierie documentaire, mais aussi dans tout le cycle de l’information d’entreprise sont prêts à vous assister dans vos projets.
Digitech est une société qui est spécialisée dans la gestion électronique de documents depuis plus de 18 ans. Nous nous appuyons sur l’expérience utilisateurs pour apporter des solutions dans l’optimisation des processus de travail sur les documents afin d’améliorer la compétitivité des entreprises, mais aussi d’apporter des solutions améliorant le suivi, la qualité, la traçabilité tout en oeuvrant dans l’économie du papier, l’économie des transports afin d’améliorer le bilan écologique des flux documentaires.
Plus d’information auprès de frederic.matthey@digitech-sa.ch
Merci et Bonne lecture.

Frédéric Matthey

AIRS Cloud


AIRS Cloud vous permet d’assurer la gestion électronique de l’ensemble des documents de l’organisation en toute sécurité avec la simplicité et l’efficacité d’un service en mode cloud.
Cette solution, qui ne requiert aucun matériel ou logiciel sur site, libère des ressources informatiques et assure aux utilisateurs un accès rapide et sécurisé aux documents depuis leur ordinateur, leur tablette ou même leur téléphone mobile, via n’importe quel navigateur Web.
Notre service de gestion électronique de documents assure le stockage, l’indexation, la catégorisation, la conservation, la distribution, la recherche, la recherche à l’intérieur des documents, la distribution, le délai de traitement et la gestion de l’ensemble de vos documents de manière illimitée, avec des fonctions multiples simples et rapides. Cet outil vous assiste dans l’optimisation de la gestion administrative de votre organisation et vous permet d’améliorer la qualité et le temps de traitement des processus administratifs et documentaires. Vous gérez vos courriers, factures, contrats, et tous les documents qui ont une valeur pour l’entreprise et ceci, que le document soit à l’origine papier ou électronique.
L’article complet:
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Quels avantages de gérer ses processus documentaires pour une entreprise

Selon une étude de Coleman Parkes Research, 362 millions d’heures seraient consacrées aux processus documentaires à travers le monde. Ceci représente un ordre de grandeur de plusieurs dizaines de milliards de francs suisses consacrés uniquement aux processus documentaires. Un autre chiffre intéressant de cette étude est que l’optimisation des processus documentaires aurait un impact sur 5% des chiffres d’affaires, donc extrapolé à l’Europe, cela représente plus de 50 millions de Francs suisses. Un dernier chiffre, environ 20% des entreprises ont travaillé sur l’industrialisation des processus documentaires en Europe et en Suisse, ce qui montre que le potentiel d’amélioration de nos entreprises et de l’économie est encore grand. En plus des facteurs purement économiques, nous pouvons encore citer quelques avantages parmi d’autres de s’attaquer à l’optimisation de la gestion documentaire dans les entreprises, comme par exemple le partage de la connaissance et de l’information, l’amélioration de la sécurité, l’efficacité des collaborateurs, le confort de travail, la traçabilité, une amélioration nette du bilan écologique (moins de transport, moins d’impression, …).
Cette étude démontre incontestablement, s’il était encore nécessaire, que la gestion électronique de documents est un sujet largement d’actualité au sein des entreprises. On peut même estimer, sans trop se tromper, qu’il va devenir de plus en plus critique, ne serait ce qu’au regard de la croissance des informations produites.
L’article complet:
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Nous vous invitons à consulter notre site Internet :
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Les fiches solutions de Digitech :


Le coffre-fort électronique, un archivage sécurisé des documents

Il est fini le bon vieux temps des archives papiers… Aujourd’hui, de nombreux documents n’existent que sous une forme numérique, ou sous forme papier, mais ils sont numérisés pour des raisons d’optimisation de traitement. Les coffres-forts électroniques permettent de stocker, d’archiver de manière probante et de sécuriser toutes ces informations comme une boîte noire d’un avion ou un coffre fort d’une banque. Un service essentiel pour les entreprises et pour certains particuliers.

Le coffre-fort électronique en quelques mots

Jusqu’à présent, les données importantes des particuliers et des entreprises étaient conservées sur papier. Mais avec le développement de la numérisation des documents, le traitement des documents électroniques de bout en bout, et l’évolution de la législation (https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/03/archivage-electronique-conservation-electronique-la-loi-suisse/), nous fonctionnons de plus en plus en « tout numérique ». Or, si la forme des documents a évolué (papier en numérique), les besoins de conservation et de protection restent les mêmes. Il faut assurer la conservation des documents numériques, c’est-à-dire en assurer sa valeur originale (son intégrité), pouvoir tracer toutes les différentes actions (quoi, qui et à quelle heure) sur ces documents et surtout protéger les documents ainsi que la trace de toutes les actions faites sur le document. Il reste à protéger le système qui consigne les documents contre les risques d’incendies et de dégâts naturels à l’aide d’une architecture système adaptée, par exemple avec de la redondance sur deux ou trois sites différents.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

https://fmatthey.wordpress.com/2011/07/25/systeme-darchivage-electronique-et-gestion-electronique-de-documents/

https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/03/archivage-electronique-conservation-electronique-la-loi-suisse/

https://fmatthey.wordpress.com/2011/04/28/le-coffre-fort-electronique-integre-a-la-suite-airs-de-digitech/

https://fmatthey.wordpress.com/2011/02/23/norme-iso-15489-et-record-management/

https://fmatthey.wordpress.com/2011/02/11/conservation-sous-forme-electronique-des-documents-commerciaux-en-suisse/

 

Digitech SA

 

 

 

L’archivage électronique

L’archivage électronique, qui en premier lieu avait pour vocation de réduire le volume de papier et l’organisation de celui-ci, est aujourd’hui une véritable stratégie à ne pas négliger pour l’entreprise dès lors que le document sous sa forme électronique dès le départ, ou sous sa forme numérisée par un scanner, à la même valeur que le papier (archivage à valeur probante).

L’archivage électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes permettant la réunion, l’identification, la  sélection, le classement, la sécurisation, la pérennisation, la restitution, le transfert, la conservation mais aussi la destruction des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée et le stockage de l’archivage électronique est en fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme, car l’archivage électronique répond à deux objectifs:

  • Produire des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs.
  • La production d’actes juridiques servant de preuve en cas de litige.

L’archivage électronique fait ainsi appel à la notion de preuve. A ce titre, les documents doivent être conservés pendant toute la durée pendant laquelle la responsabilité peut être recherchée.

L’archivage électronique (probant) doit obligatoirement répondre à 3 critères :

  • la lisibilité du document,
  • la stabilité du contenu, garantir que les informations restent les mêmes depuis l’origine (y compris la protection contre la suppression),
  • la traçabilité, qui permet de vérifier l’ensemble des traitements effectués sur le document.

L’archivage électronique se réalise en  4 étapes :

  • le versement,  (garantir l’identification, garantir l’absence d’altération des documents lors de sa transmission vers le système d’archivage),
  • l‘enregistrement des documents,
  • la gestion des documents archivés, (préservation de l’intégrité des documents sur la durée, ou la suppression des documents ayant atteint le terme de la durée de conservation prescrite, …),
  • la restitution des documents archivés (notamment production de la preuve)

L’archivage électronique doit également intégrer des métadonnées.  L’objectif  est de décrire le contexte, la structure, le contenu ainsi que la gestion dans le temps de ces documents. Ce ne sont que quelques points essentiels d’un système d’archivage électronique conforme aux normes et aux lois internationales et suisses.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/03/archivage-electronique-conservation-electronique-la-loi-suisse/

Digitech SA

La gestion électronique de documents, un outil indispensable pour toutes les entreprises, même pour des entreprises individuelles

Le système de gestion électronique de documents regroupe les documents électroniques et papiers, et les restitue en un instant d‘un simple clic de souris. L’utilisateur voit en toute clarté tous les documents dont il a le droit (bons de livraison, factures ou commandes) classés par opération dans le système GED. Avec de telles solutions, il est possible de réduire le volume de travail consacré à la gestion documentaire de manière significative.

À une époque où les informations électroniques sont en rapide augmentation, il est vital de conserver une vue d’ensemble. La gestion électronique de documents et d‘informations est simplement la seule manière de conserver cette vue d’ensemble tout en garantissant un travail efficace, sûr et de qualité.

Un des points les plus importants dans les solutions, outre le respect des fonctionnalités, c’est la facilité d’utilisation. Pour se faire, chaque solution devrait être testée par des utilisateurs en permanence afin de garantir une utilisation conviviale du logiciel. Des discussions de nouvelles idées devraient avoir lieu avec les clients et les utilisateurs, mais également avec des écoles supérieures, afin de produire de nouveaux concepts d’utilisation novateurs. Digitech le fait depuis de nombreuses années afin de garantir une parfaite adéquation de sa solution avec le marché.

L’intégration avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook entre autre) est nécessaire afin de permettre d’archiver directement des documents, e-mails (avec pièce jointe). Il doit être possible de les classer facilement avec les bons critères afin de les intégrer au bon dossier.

La solution doit également permettre un travail en équipe (collaboratif). Pour se faire, il faut s’assurer de la prise en charge des modifications, des versions, mais également du suivi de modification et de la circulation des documents afin de les approuver, de les signer comme cela est fait avec des documents papiers, mais de manière plus fiable, sûre, rapide et confortable.

Quelques chiffres (statistique de AIM Europe) :

  • Un employé de bureau passe en moyenne plus de 50 minutes par jour à rechercher des documents,
  • En moyenne, 20% des documents ne sont pas accessibles quand il le faudrait,
  • Plus de 20% des factures sont réglées avec du retard (risque de rappel, dégradation d’image ou même perte des escomptes),
  • Un service logistique passe environ 20% de son temps à rechercher ou trier des documents,
  • Plus de 15% de l’espace des bureaux est occupé par des armoires de classements,
  • Plus de 70% des entreprises laissent circuler des documents confidentiels au travers de processus non sécurisés.

Afin de pouvoir vous lancer dans la bonne démarche, une solution ne suffit pas, il faut aussi une approche de spécialistes. C’est pour cela que Digitech, présent depuis 1992 dans ce domaine d’activité, a développé des solutions adaptées à toutes les entreprises avec sa gamme AIRS, mais également son accompagnement, gage d’optimisation organisationnelle.

Plus d’information : info@digitech-sa.ch