Système d’archivage électronique et gestion électronique de documents

La  dématérialisation amène des gains directs liés à la suppression des coûts de production et d’usage du papier, mais aussi des gains indirects de productivité, liés aux changements des pratiques documentaires et à la simplification et l’automatisation des processus.

Depuis que la législation admet les documents dématérialisés et la valeur probante des documents papiers transformés par un processus de numérisation en document électronique, les entreprises peuvent archiver les documents dans leur système de gestion électronique, ce qui permet une diminution des coûts d’impression, de manipulation, de classement, de reproduction, d’envoi, de stockage attachés au papier.

La mise en place d’un système de gestion électronique de documents permet de regrouper et de référencer au sein d’un container unique les différents flux documentaires, ce qui réduit le temps de restitution des documents et de reconstitution des dossiers.

La mise en œuvre d’une GED (gestion électronique de documents) justifie une refonte des processus et des organisations qui implique les documents et les archives traditionnelles et permettent d’optimiser et d’automatiser la circulation, la gestion et l’archivage de manière structurée des documents.

Lors de la mise en place effective d’un système de gestion électronique de documents, il existe une période de transition où un surplus de travail peut être observé du à l’assimilation de la nouvelle solution, du changement de méthode de travail, et au passage d’une gestion papier à une gestion électronique. Une fois cette période passée, les gains sont multiples et permettent une gestion plus rationnelle et efficace des documents. Les gains se mesurent (en temps de traitement, en fluidité de circulation des documents, en traçabilité, en qualité, en gain de place, en confort de travail entre autre).

On constate donc que les projets de dématérialisation et de gestion électronique de documents ont des impacts non négligeables sur le travail quotidien. Il convient donc d’identifier, de préparer et d’accompagner ces changements, avec un véritable projet de conduite du changement qui implique l’ensemble des personnes concernées dans l’entreprise. C’est à la fois un enjeu fort (en termes de gains) et une opportunité (en termes de réorganisation), comme le sont d’autres grands projets d’entreprise (les ERP, la messagerie électronique, …).

La suppression du papier nécessite de mettre en place un système d’archivage électronique « à valeur probante » qui a pour but de conserver la totalité des informations qui, un jour, sont susceptibles d’être requises, dans une procédure ou un litige, à titre de preuve. Cela concerne une quantité de documents (les contrats, les factures, les commandes, les bulletins de livraisons, mais également la production interne, les flux sortants ou entrants, les emails, les données comptables, …).

Pour ces documents, il convient de respecter les règles, qui, comme l’indique la norme ISO 15 489 sur le Records Management, s’appliquent au Papier comme à l’Électronique (gestion des durées de conservation, …) mais aussi les législations en vigueur dans les différents pays (pour la Suisse, un article traitant ceci est disponible sur : https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/03/archivage-electronique-conservation-electronique-la-loi-suisse/ ).

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Digitech SA

 

 

 

 

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Un commentaire pour Système d’archivage électronique et gestion électronique de documents

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