POURQUOI DÉMATÉRIALISER LES FACTURES ?

Avant de démarrer un tel projet, les entreprises doivent se poser différentes questions essentielles. La première est souvent quels sont les bénéfices dans un projet de dématérialisation des factures… Voici quelques éléments de réponse :

  • Amélioration des processus.
  • Fiabilisation des données.
  • Optimisation du coût de traitement de la  facture.
  • Possibilité de gérer les escomptes de manière spécifique avec les délais liés, afin de pouvoir les avoir de manière certaine.
  • Partager l’information.
  • Réduction et maîtrise des délais de traitement.
  • Suivi du cheminement de la facture.
  • Optimisation de la qualité de l’information.
  • Optimisation de la traçabilité.
  • Uniformisation des manières de travailler.
  • Sécurisation de l’information.
  • Etc.

Améliorer les processus

Les processus qui pourront être optimisés par une opération de dématérialisation répondent à des attentes réciproques des clients et des fournisseurs :

  • Maîtrise des délais de paiement.
  • Visibilité du processus et meilleure maîtrise de celui-ci.
  • Partage de l’information.
  • Automatisation des traitements.
  • Validation.
  • Réduction des appels pour non traitement.
  • Meilleure prévision de trésorerie.

Optimiser le coût de traitement de la facture

Le coût « standard » par facture reçue est très variable, cela dépend des entreprises. On retrouve plusieurs études sur ce sujet qui nous donnent un coût de traitement par facture proche de CHF 20. Les plus gros postes de coûts interviennent dans les étapes postérieures à la saisie ou codification des factures reçues.

Définir le périmètre du projet

La démarche doit être progressive…

Une démarche volontariste par rapport à un projet de dématérialisation des factures permet de fixer les priorités en la matière et, notamment, de procéder progressivement par type de flux.

De plus, un projet de dématérialisation des factures, quels qu’en soient les contours et le périmètre, passe par la modification d’une série de processus de l’entreprise. La couverture du périmètre choisi s’effectuera progressivement.

L’entreprise doit, dès l’origine, pour mener à bien le projet, définir ce qu’elle cherche :

1)    Souhaite-t-elle uniquement numériser les factures entrantes avec une reconnaissance de champs et un processus de saisie optimiser et une connexion à l’ERP

2)    Souhaite-t-elle faire circuler la facture dans le but de l’approuver électroniquement

3)    Souhaite-t-elle optimiser sont classement

4)    Souhaite-t-elle supprimer le papier et garantir sa valeur probante

5)    Souhaite-t-elle piloter d’autres types de documents pour avoir une gestion de courrier complète

Le projet peut-être modulaire, mais il est important dès le départ, de connaître les objectif afin de faire le bon choix, de connaître les coûts et les gains globaux à terme.

Solutions fonctionnelles

Une opération de traitement de factures dématérialisées s’articule autour des axes suivants:

  • Savoir proposer la bonne démarche projet en accompagnement du client.
  • Savoir gérer des factures dématérialisées (GED et Workflow)
  • Savoir dématérialiser les factures (factures structurées ou semi structurées, scan, OCR, LAD, RAD, analyse sémantique).
  • Savoir conserver et fiabiliser une validité juridique et fiscale en mode dématérialisé.

Ce sont les points essentiels d’un tel projet. Seuls des prestataires, pouvant répondre à cette chaîne complète, vous permettront d’aborder votre projet de manière confiante.

La société Digitech, par sa suite AIRS, permet de répondre précisément à l’ensemble des besoins.

Plus d’informations sur : https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/30/les-nouvelles-plaquettes-de-digitech-en-vigueur-depuis-juillet-2011/

Contact: info@digitech-sa.ch

 

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