Système d’archivage électronique et gestion électronique de documents

La  dématérialisation amène des gains directs liés à la suppression des coûts de production et d’usage du papier, mais aussi des gains indirects de productivité, liés aux changements des pratiques documentaires et à la simplification et l’automatisation des processus.

Depuis que la législation admet les documents dématérialisés et la valeur probante des documents papiers transformés par un processus de numérisation en document électronique, les entreprises peuvent archiver les documents dans leur système de gestion électronique, ce qui permet une diminution des coûts d’impression, de manipulation, de classement, de reproduction, d’envoi, de stockage attachés au papier.

La mise en place d’un système de gestion électronique de documents permet de regrouper et de référencer au sein d’un container unique les différents flux documentaires, ce qui réduit le temps de restitution des documents et de reconstitution des dossiers.

La mise en œuvre d’une GED (gestion électronique de documents) justifie une refonte des processus et des organisations qui implique les documents et les archives traditionnelles et permettent d’optimiser et d’automatiser la circulation, la gestion et l’archivage de manière structurée des documents.

Lors de la mise en place effective d’un système de gestion électronique de documents, il existe une période de transition où un surplus de travail peut être observé du à l’assimilation de la nouvelle solution, du changement de méthode de travail, et au passage d’une gestion papier à une gestion électronique. Une fois cette période passée, les gains sont multiples et permettent une gestion plus rationnelle et efficace des documents. Les gains se mesurent (en temps de traitement, en fluidité de circulation des documents, en traçabilité, en qualité, en gain de place, en confort de travail entre autre).

On constate donc que les projets de dématérialisation et de gestion électronique de documents ont des impacts non négligeables sur le travail quotidien. Il convient donc d’identifier, de préparer et d’accompagner ces changements, avec un véritable projet de conduite du changement qui implique l’ensemble des personnes concernées dans l’entreprise. C’est à la fois un enjeu fort (en termes de gains) et une opportunité (en termes de réorganisation), comme le sont d’autres grands projets d’entreprise (les ERP, la messagerie électronique, …).

La suppression du papier nécessite de mettre en place un système d’archivage électronique « à valeur probante » qui a pour but de conserver la totalité des informations qui, un jour, sont susceptibles d’être requises, dans une procédure ou un litige, à titre de preuve. Cela concerne une quantité de documents (les contrats, les factures, les commandes, les bulletins de livraisons, mais également la production interne, les flux sortants ou entrants, les emails, les données comptables, …).

Pour ces documents, il convient de respecter les règles, qui, comme l’indique la norme ISO 15 489 sur le Records Management, s’appliquent au Papier comme à l’Électronique (gestion des durées de conservation, …) mais aussi les législations en vigueur dans les différents pays (pour la Suisse, un article traitant ceci est disponible sur : https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/03/archivage-electronique-conservation-electronique-la-loi-suisse/ ).

Plus d’information : info@digitech-sa.ch

Digitech SA

 

 

 

 

Publicités

POURQUOI DÉMATÉRIALISER LES FACTURES ?

Avant de démarrer un tel projet, les entreprises doivent se poser différentes questions essentielles. La première est souvent quels sont les bénéfices dans un projet de dématérialisation des factures… Voici quelques éléments de réponse :

  • Amélioration des processus.
  • Fiabilisation des données.
  • Optimisation du coût de traitement de la  facture.
  • Possibilité de gérer les escomptes de manière spécifique avec les délais liés, afin de pouvoir les avoir de manière certaine.
  • Partager l’information.
  • Réduction et maîtrise des délais de traitement.
  • Suivi du cheminement de la facture.
  • Optimisation de la qualité de l’information.
  • Optimisation de la traçabilité.
  • Uniformisation des manières de travailler.
  • Sécurisation de l’information.
  • Etc.

Améliorer les processus

Les processus qui pourront être optimisés par une opération de dématérialisation répondent à des attentes réciproques des clients et des fournisseurs :

  • Maîtrise des délais de paiement.
  • Visibilité du processus et meilleure maîtrise de celui-ci.
  • Partage de l’information.
  • Automatisation des traitements.
  • Validation.
  • Réduction des appels pour non traitement.
  • Meilleure prévision de trésorerie.

Optimiser le coût de traitement de la facture

Le coût « standard » par facture reçue est très variable, cela dépend des entreprises. On retrouve plusieurs études sur ce sujet qui nous donnent un coût de traitement par facture proche de CHF 20. Les plus gros postes de coûts interviennent dans les étapes postérieures à la saisie ou codification des factures reçues.

Définir le périmètre du projet

La démarche doit être progressive…

Une démarche volontariste par rapport à un projet de dématérialisation des factures permet de fixer les priorités en la matière et, notamment, de procéder progressivement par type de flux.

De plus, un projet de dématérialisation des factures, quels qu’en soient les contours et le périmètre, passe par la modification d’une série de processus de l’entreprise. La couverture du périmètre choisi s’effectuera progressivement.

L’entreprise doit, dès l’origine, pour mener à bien le projet, définir ce qu’elle cherche :

1)    Souhaite-t-elle uniquement numériser les factures entrantes avec une reconnaissance de champs et un processus de saisie optimiser et une connexion à l’ERP

2)    Souhaite-t-elle faire circuler la facture dans le but de l’approuver électroniquement

3)    Souhaite-t-elle optimiser sont classement

4)    Souhaite-t-elle supprimer le papier et garantir sa valeur probante

5)    Souhaite-t-elle piloter d’autres types de documents pour avoir une gestion de courrier complète

Le projet peut-être modulaire, mais il est important dès le départ, de connaître les objectif afin de faire le bon choix, de connaître les coûts et les gains globaux à terme.

Solutions fonctionnelles

Une opération de traitement de factures dématérialisées s’articule autour des axes suivants:

  • Savoir proposer la bonne démarche projet en accompagnement du client.
  • Savoir gérer des factures dématérialisées (GED et Workflow)
  • Savoir dématérialiser les factures (factures structurées ou semi structurées, scan, OCR, LAD, RAD, analyse sémantique).
  • Savoir conserver et fiabiliser une validité juridique et fiscale en mode dématérialisé.

Ce sont les points essentiels d’un tel projet. Seuls des prestataires, pouvant répondre à cette chaîne complète, vous permettront d’aborder votre projet de manière confiante.

La société Digitech, par sa suite AIRS, permet de répondre précisément à l’ensemble des besoins.

Plus d’informations sur : https://fmatthey.wordpress.com/2011/06/30/les-nouvelles-plaquettes-de-digitech-en-vigueur-depuis-juillet-2011/

Contact: info@digitech-sa.ch

 

Quels avantages de gérer ses processus documentaires pour une entreprise

Selon une étude de Coleman Parkes Research, 362 millions d’heures seraient consacrées aux processus documentaires à travers le monde. Ceci représente un ordre de grandeur de plusieurs dizaines de milliards de francs suisses consacrés uniquement aux processus documentaires. Un autre chiffre intéressant de cette étude est que l’optimisation des processus documentaires aurait un impact sur 5% des chiffres d’affaires, donc extrapolé à l’Europe, cela représente plus de 50 millions de Francs suisses. Un dernier chiffre, environ 20% des entreprises ont travaillé sur l’industrialisation des processus documentaires en Europe et en Suisse, ce qui montre que le potentiel d’amélioration de nos entreprises et de l’économie est encore grand. En plus des facteurs purement économiques, nous pouvons encore citer quelques avantages parmi d’autres de s’attaquer à l’optimisation de la gestion documentaire dans les entreprises, comme par exemple le partage de la connaissance et de l’information, l’amélioration de la sécurité, l’efficacité des collaborateurs, le confort de travail, la traçabilité, une amélioration nette du bilan écologique (moins de transport, moins d’impression, …).

Cette étude démontre incontestablement, s’il était encore nécessaire, que la gestion électronique de documents est un sujet largement d’actualité au sein des entreprises. On peut même estimer, sans trop se tromper, qu’il va devenir de plus en plus critique, ne serait ce qu’au regard de la croissance des informations produites.

Comme montré dans l’étude, ce processus est d’autant plus critique qu’il coûte particulièrement cher et que des gains importants sont possibles en mettant en place une bonne démarche pour gérer l’ensemble de ces documents (courriers, factures, dossiers). Les chiffres de cette étude ne prennent même pas en compte les documents arrivant par mail qui constituent aussi aujourd’hui une source d’amélioration importante pour l’entreprise.

Le traitement des processus documentaires va bien au delà de la simple numérisation du document. Une dématérialisation efficace doit permettre de trouver facilement une information, collaborer autour du document, valider, signer des documents ou encore garantir l’intégrité de ceux-ci.

En associant les technologies de numérisation, d’indexation, de gestion documentaire, de workflow, de signature électronique et d’archivage à valeur probante, mais aussi des compétences et des spécialistes Digitech avec près de 20 ans d’expérience, il est proposé une solution englobant toute la chaîne documentaire. Elle est à même de répondre à l’ensemble des enjeux des entreprises et leur assurer un retour sur investissement important.

Digitech SA

AIRS Cloud

AIRS Cloud vous permet d’assurer la gestion électronique de l’ensemble des documents de l’organisation en toute sécurité avec la simplicité et l’efficacité d’un service en mode cloud.

Cette solution, qui ne requiert aucun matériel ou logiciel sur site, libère des ressources informatiques et assure aux utilisateurs un accès rapide et sécurisé aux documents depuis leur ordinateur, leur tablette ou même leur téléphone mobile, via n’importe quel navigateur Web.

Notre service de gestion électronique de documents assure le stockage, l’indexation, la catégorisation, la conservation, la distribution, la recherche, la recherche à l’intérieur des documents, la distribution, le délai de traitement et la gestion de l’ensemble de vos documents de manière illimitée, avec des fonctions multiples simples et rapides. Cet outil vous assiste dans l’optimisation de la gestion administrative de votre organisation et vous permet d’améliorer la qualité et le temps de traitement des processus administratifs et documentaires. Vous gérez vos courriers, factures, contrats, et tous les documents qui ont une valeur pour l’entreprise et ceci, que le document soit à l’origine papier ou électronique.

Les documents internes et externes sont capturés et stockés, archivé dans AIRS Cloud qui se trouve dans des datacenters hors sites redondants.

Les utilisateurs peuvent accéder à tous les documents envoyés ou reçus selon les droits d’accès à partir du navigateur Web de votre choix

Des fonctions intuitives leur permettent de rechercher, consulter, traiter, valider et faire suivre les documents. Des fonctions d’analyses et de statistiques permettent d’avoir un outil de suivi et d’aide à la décision.

Composants du service

  • Réduction de la complexité des besoins en matière de gestion électronique de documents. Chaque client bénéficie de sa solution personnelle pour la gestion électronique de ses documents.
  • Solution haut de gamme. Les utilisateurs peuvent accéder normalement et de manière intuitive aux documents via AIRS Cloud.
  • Recherche rapide. L’indexation des documents et l’indexation fulltext permettent de récupérer rapidement les documents
  • Infrastructure haute disponibilité. Fiable et performant, le service offre une disponibilité élevée grâce à un contrat de niveau de service (SLA) permettant de garantir un temps de fonctionnement de 99,8 %.

Avantages du service

  • Diminue le coût total de possession par rapport aux solutions de gestion électronique de documents tierces
  • Dispense l’entreprise d’un investissement anticipé
  • S’intègre facilement à l’infrastructure existante
  • Offre un modèle de coût prévisible, basé sur un abonnement
  • Simplifie l’environnement informatique en éliminant les tâches de déploiement et de maintenance des serveurs et applications de gestion électronique de documents en interne
  • Permet au personnel informatique de se concentrer sur d’autres projets
  • Simple et rapide à mettre en œuvre, à configurer et à utiliser
Plus d’information : info@digitech-sa.ch