Archivage électronique – Conservation électronique – La loi Suisse

Toutes les organisations devant être inscrites au registre du commerce sont soumises à l’obligation de conservation (en particulier tous les éléments liés à la gestion).

Cette obligation concerne non seulement la comptabilité (grand livre, livres auxiliaires, pièces justificatives des écritures comptables), mais également toute la correspondance commerciale qui engage l’organisation (courriers, contrats, bulletin de commandes, bulletin de livraisons, etc.).

La durée « normale » de conservation est de dix ans à partir de la fin de l’exercice annuel au cours duquel les dernières inscriptions ont été faites.

Le législateur est favorable à la mise en œuvre d’outils électroniques propres à rationaliser et à faciliter la conservation des documents. Ainsi, hormis le compte d’exploitation et le bilan qui doivent être conservés sur papier et signés, l’intégralité des autres documents peut être conservée par un moyen électronique. Les seules conditions fixées sont que la conformité avec la transaction de base soit garantie et que ces documents puissent être rendus lisibles en tout temps. Les principes à respecter sont détaillés dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico ; RS 221.431).

L’Olico reste neutre par rapport à la technologie à mettre en œuvre. Elle ne cherche pas à définir les mesures à prendre dans les moindres détails, mais se limite à faire référence aux règles et aux recommandations de la profession. Dans le domaine de la conservation électronique de documents, on peut ainsi s’inspirer de normes telles qu’ISO 15 489 « Records management ».

Toutefois, ces normes ne s’appliquent pas intégralement et de manière contraignante à toutes les organisations, sans distinction de leur taille ou de leur activité. Leur implémentation dans un cas concret doit être déterminée en fonction de la nature et de l’étendue des affaires de l’organisation, de son environnement réglementaire et de ses besoins spécifiques.

Documents électroniques comme moyens de preuve

Le 1er janvier 2011, l’article 177 du nouveau Code de Procédure Civile (CPC ; RS 272) définit les titres admis comme moyens de preuve dans une procédure civile comme étant « des documents, tels les écrits, les dessins, les plans, les photographies, les films, les enregistrements sonores, les fichiers électroniques et les données analogues propres à prouver des faits pertinents. Un document électronique, au même titre qu’un document papier, est donc admis comme moyen de preuve. Ces documents électroniques peuvent être des documents papiers qui ont été scannés ou des documents électroniques dès leur origine.

Le législateur exprime sa volonté de favoriser et d’encourager le recours à des outils de traitement et de conservation électronique de documents.

Le message du Conseil Fédéral, en la matière est : « L’archivage purement numérique, qui joue un rôle grandissant dans le commerce et l’industrie, ne doit pas amener avec lui une dépréciation de la valeur probante des documents archivés ».

Le Conseil Fédéral indique enfin qu’un titre établi sur support électronique peut être considéré comme preuve fiable dès lors que le processus de numérisation respecte certaines règles, par exemple celles qui s’appliquent en droit commercial et qui sont exprimées dans l’Olico.

Il découle de ce qui précède qu’une organisation peut se libérer de ses archives physiques sur papier en mettant en place un processus et un système d’archivage conformes à l’Olico.

En cas de litige, elle pourra produire, en tant que preuve par titre, des fichiers électroniques extraits de son système d’archivage. Ces fichiers ont la même force probante que le document original sur papier (par exemple un contrat signé). En cas de contestation de l’authenticité du document électronique, il suffit à l’organisation de démontrer la conformité de son système d’archivage électronique avec les exigences légales. Si cette conformité est établie, le juge n’a aucune raison de douter de la fiabilité de la preuve électronique qui lui est soumise.

Source :

http://www.admin.ch
www.admin.ch/ch/f/rs/2/221.431.fr.pdf
http://www.admin.ch/ch/f/as/2010/1739.pdf
Le livre blanc d’Everial (http://www.everial.ch)

Digitech

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